Xu Hướng 2/2023 # Cách Sử Dụng Track Changes Trong Word 2010 – 2022 (Update 2022) # Top 8 View | Hoisinhvienqnam.edu.vn

Xu Hướng 2/2023 # Cách Sử Dụng Track Changes Trong Word 2010 – 2022 (Update 2022) # Top 8 View

Bạn đang xem bài viết Cách Sử Dụng Track Changes Trong Word 2010 – 2022 (Update 2022) được cập nhật mới nhất trên website Hoisinhvienqnam.edu.vn. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi đã chia sẻ là hữu ích với bạn. Nếu nội dung hay, ý nghĩa bạn hãy chia sẻ với bạn bè của mình và luôn theo dõi, ủng hộ chúng tôi để cập nhật những thông tin mới nhất.

Track Changes là gì?

Giao diện Track Changes 201trong Word 2010

Cụ thể hơn, chức năng của Track Changes là giúp bạn chỉnh sửa tài liệu bằng cách theo dõi các lần chèn, xóa, thêm bớt , thay thế và thay đổi định dạng đã được thêm vào trong file Word của mình. Track Changes đặc biệt hữu ích khi bạn đang chia sẻ tài liệu với các đồng nghiệp khác, vì nó cho phép bạn xem chính xác những thay đổi nào đã được thực hiện và bởi ai.

Ngoài ra, Track Changes cung cấp nhiều quyền lợi hơn cho chủ sở hữu của tài liệu, người có thể chấp nhận hoặc từ chối bất kỳ thay đổi nào được thực hiện đối với tài liệu.

Cách sử dụng Track Changes trong Word như thế nào?

Mở và tắt Track Changes ở đâu?

Để mở Track Changes, bạn vào thẻ Review, trong phần Tracking chọn Track Changes. 

Mở Track Changes trong Word 2010

Để tắt Track Changes và trở lại giao diện bình thường, bạn có 2 tùy chọn:

Thay đổi cài đặt của Track Changes:

Với phiên bản Word 2010

Một hộp thoại như sau hiện ra.

Với phiên bản Word 2016

Trong các phiên bản mới hơn, như trong Word 2016, để thay đổi cài đặt ta kích chuột vào mũi tên phía bên phải của phần Tracking.

Lập tức hiện ra hộp thoại Track Changes Options.

Nếu muốn chỉnh sử nâng cao thì chọn nút Advanced Options. Một hộp  thoại như phiên bản 2010 với nhiều lựa chọn chi tiết hơn sẽ hiện ra.

Cách thay đổi tên người dùng (user) trong Track Changes

Với phiên bản 2010

Để thay đổi tên user của bản thân, giúp những người trong nhóm biết bạn đã chỉnh sửa những phần nào của văn bản, bạn có thể kích chuột vào mũi tên dưới ký hiệu Track Changes, chọn Change User Name và nhập tên của bạn vào ô User Name. Sau đó tất cả những gì bạn cần làm là điền tên vào ô User Nam trong cửa sổ hiện ra.

Với phiên bản Word 2016

Trong Word 2016, giống với thao tác đổi cài đặt, ta vẫn kích chuột vào mũi tên của phần Tracking. Trong hộp thoại Track Changes Options, chọn Change User Name.

Chọn kiểu trình bày và các loại Markup được hiện ra:

Nếu bạn muốn xem bản cuối cùng và không hiện thay đổi trước nữa. Trong mục Final: Show Markup (với phiên bản 2010) hoặc All Markup (với Word 2016) ở phần Tracking, chọn Final. Nếu muốn xem lại bản đầu tiên, chọn Original.

Ngoài ra, bạn cũng có thể chọn những loại thay đổi Markup nào được hiện ra. Bằng cách chọn Show Markup bỏ chọn/ kích chọn vào những loại phù hợp, như Comments, Ink, Insertions and Deletions, Formating…

Comments: các ghi chú của những người chỉnh sửa

Insertions and Deletions: các phần thêm và các phần xóa

Formatting: các chỉnh sửa về định dạng

Balloons: các thành phần hiển thị ở bên phải

Specific people: người chỉnh sửa được hiển thị

Xem các thay đổi trong 1 cửa sổ khác

Để xem cụ thể các thay đổi trong 1 cửa sổ mới. Kích chọn Reviewing Pane và chọn cách xem dọc (Reviewing Pane Vertical) hoặc ngang (Reviewing Pane Horizontal) tùy theo ý muốn.

Ngược lại với việc xem các thay đổi người khác tạo ra, bạn có thể giới hạn quyền chỉnh sửa văn bản bằng cách sử dụng Restrict Editing.

Thông tin liên hệ

Trung tâm tin học văn phòng MOS – Viện kinh tế và thương mại Quốc tế – Đại học Ngoại Thương

Email: tinhocmos.edu.vn@gmail.com

Hotline: 0914 444 343

Sử Dụng Tính Năng “Track Changes” Trong Word Để Theo Dõi Chỉnh Sửa Văn Bản

Trong quá trình làm việc với văn bản, nhu cầu theo dõi sự thay đổi của văn bản Word qua các lần chỉnh sửa khác nhau là rất cần thiết. Bài viết này sẽ giới thiệu tính năng Track Changes có sẵn trong Microsoft Word để theo dõi lịch sử chỉnh sửa của văn bản.

Track Changes là gì?

Track Changes là chức năng trong Word được sử dụng để theo dõi lịch sử chỉnh sửa, đánh dấu sự thay đổi và ghi chú trong tài liệu, sửa đổi văn bản nhưng vẫn giữ được văn bản gốc. Khi sử dụng Track Changes, mọi thay đổi của văn bản sẽ được lưu lại và hiển thị trên Word.

Tác dụng của Track Changes trong Word:

Tính năng Track Changes cho phép bạn và đồng nghiệp cùng chỉnh sửa một tài liệu trên Microsoft Word. Mọi thay đổi về nội dung của mỗi người sẽ được ghi nhận và tất cả đều theo dõi dễ dàng, kiểm soát được quản lý bởi nhiều người khác nhau cùng sử dụng một file văn bản.

Hướng dẫn sử dụng Track Changes hiệu quả:

+ Mở và tắt Track Changes:

Tùy chọn Lock Tracking ngay phía dưới dùng để thiết lập mật khẩu không cho người khác tắt Track Changes của file.

Để tắt Track Changes và trở lại giao diện bình thường, bạn có 2 tùy chọn:

+ Giao diện mặc định khi sử dụng Track Changes:

Ở chế độ mặc định của Track Changes, giao diện sẽ gồm 3 phần:

Phần gạch dọc bên trái: cho bạn biết là đoạn văn bản nào được chỉnh sửa.

Phần văn bản trung tâm: lưu lại toàn bộ lịch sử chỉnh sửa, kể cả các thành phần bị xóa cũng được hiển thị.

+ Tùy chỉnh cài đặt Track Changes:

Markup – Chế độ hiển thị sự thay đổi có 4 loại:

Simple Markup: Chỉ hiển thị dòng có thay đổi

All Markup: Hiển thị toàn bộ thay đổi

No Markup: Chỉ hiển thị văn bản sau khi thay đổi, không hiển thị những thay đổi cụ thể

Original: Hiện thị văn bản ban đầu khi chưa chỉnh sửa

Comments: các ghi chú của những người chỉnh sửa

Insertions and Deletions: các phần thêm và các phần xóa

Formatting: các chỉnh sửa về định dạng

Balloons: các thành phần hiển thị ở bên phải

Specific people: người chỉnh sửa được hiển thị

Reviewing Pane – Mở cửa sổ thay đổi theo dạng list theo chiều dọc hoặc chiều ngang.

Change Tracking Options – Tùy chỉnh nâng cao: bạn có thể thay đổi màu sắc, quy ước của các loại thay đổi tùy ý.

Track Changes Và Comments Trong Word 2022

I. Tìm hiểu về Track Changes

Đây là một trong những tính năng không thể thiếu đối với những người thường xuyên làm việc theo nhóm. Nếu có nhiều người chỉnh sửa văn bản thì mỗi người sẽ được chỉ định một màu đánh dấu khác nhau để người dùng dễ nhìn hơn.

1. Cách bật tính năng Track Changes trong Word 2016

Cách bật tính năng Track Changes khá đơn giản, bạn chỉ cần thực hiện theo 2 bước sau:

Bước 1: Đầu tiên, bạn vào tab Review, sau đó bấm chọn vào mục Track Changes.

Bước 2: Vậy là tính năng Track Changes đã được bật. Bắt đầu từ thời điểm này, mọi thay đổi bạn thực hiện đối với tài liệu sẽ xuất hiện dưới dạng đánh dấu màu.

2. Xem lại các thay đổi trong văn bản

Những thay đổi được theo dõi này thực chất chỉ là những thay đổi dạng gợi ý. Để chúng trở thành thay đổi chính thức thì chúng cần được chấp nhận. Mặt khác, nếu tác giả ban đầu của tài liệu không đồng ý với một số thay đổi được theo dõi thì có thể chọn từ chối chúng.

Bước 1: Chọn vào thay đổi mà bạn muốn chấp nhận hoặc từ chối.

Lưu ý: Để chấp nhận tất cả các thay đổi cùng một lúc, hãy nhấp chọn menu thả xuống trong mục Accept, sau đó chọn Accept All Changes. Nếu không muốn theo dõi những thay đổi đó nữa, hãy nhấp chọn Accept All and Stop Tracking.

Bước 3: Sau khi chọn 1 trong 2 lệnh trên thì đánh dấu sẽ biến mất và Word sẽ tự động chuyển sang thay đổi tiếp theo. Bạn có thể tiếp tục chấp nhận hoặc từ chối từng thay đổi cho đến khi bạn đã xem xét tất cả các thay đổi.

Bước 4: Khi bạn đã xem xét xong tất cả các thay đổi, việc bạn cần làm lúc này là nhấn vào mục Track Changes trên thanh công cụ để tắt nó.

Lưu ý: Nếu bạn muốn chấp nhận tất cả các thay đổi cùng một lúc thì bạn hãy nhấp vào mũi tên thả xuống trong mục Accept, sau đó chọn Accept All Changes ( Chấp nhận thay đổi tất cả). Còn nếu bạn không còn muốn theo dõi những thay đổi trong tài liệu của mình, bạn có thể chọn Accept All and Stop Tracking ( Chấp nhận tất cả và dừng theo dõi).

3. Tìm hiểu về các tùy chọn của Track Changes

Nếu bạn có nhiều thay đổi được theo dõi, chúng có thể gây mất tập trung nếu bạn đang muốn đọc sơ qua một tài liệu. May mắn thay, Word cung cấp một số cách để tùy chỉnh cách các thay đổi được theo dõi xuất hiện, đó là:

Simple Markup (Đánh dấu đơn giản): Chỉ hiển thị dòng có thay đổi

All Markup (Tất cả đánh dấu): Hiển thị toàn bộ thay đổi

No Markup (Không đánh dấu): hiển thị văn bản sau khi thay đổi, không hiển thị những thay đổi cụ thể

Original (Bản gốc): Hiện thị văn bản ban đầu khi chưa chỉnh sửa

4. Cách ẩn các thay đổi được theo dõi

Bạn cũng có thể ẩn các thay đổi đã được theo bằng các bước sau:

Bước 1: Từ tab Review, bạn bấm vào lệnh Display for Review (Hiển thị để Xem lại). Lệnh Display for Review nằm ở bên phải lệnh Track Change.

Lưu ý: Bạn cũng có thể nhấp vào điểm đánh dấu ở lề trái để chuyển giữa tùy chọn Simple Markup và All Markup.

5. Cách hiển thị của ô ghi chú (Balloons)

Bạn có thể thay đổi các chế độ hiển thị của Balloons theo hướng dẫn sau:

Bước 1: Từ tab Review, bạn tiến hành bấm Show Markup ( Hiển thị Đánh dấu), chọn mục Balloons rồi chọn tiếp Show Revisions in Balloons.

Bước 2: Lúc này, hầu hết các sửa đổi sẽ xuất hiện ở lề phải.

Bước 1: Đánh dấu văn bản hoặc đặt điểm chèn vào nơi bạn muốn nhận xét xuất hiện.

Bước 2: Từ tab Review, bấm vào lệnh New Comment ( Nhận xét mới).

Bước 2: Tiếp đến bạn di chuyển đến tab Review, bấm vào lệnh Delete.

Lưu ý: Để xóa tất cả các nhận xét, bạn hãy nhấp vào mũi tên thả xuống trong mục Delete và chọn Delete All Comments in Document ( Xóa tất cả các nhận xét trong Tài liệu).

III. Cách so sánh hai tài liệu trong Word 2016

Nếu bạn chỉnh sửa tài liệu mà không theo dõi các thay đổi thì bạn vẫn có thể sử dụng các tính năng xem lại như Accept và Reject. Bạn có thể làm điều này bằng cách so sánh hai phiên bản của tài liệu. Điều bạn cần là phải có tài liệu gốc và tài liệu sửa đổi (lưu ý là các tài liệu cũng phải có tên tệp khác nhau).

Bước 1: Từ tab Review, bấm vào lệnh Compare ( So sánh), sau đó chọn Compare từ menu thả xuống.

Bước 2: Một hộp thoại mới sẽ xuất hiện. Bạn hãy nhấp chọn Original document ( tài liệu gốc) của bạn bằng cách nhấp vào mũi tên thả xuống và chọn tài liệu từ danh sách. Nếu tệp không có trong danh sách, nhấp vào nút Browse ( Duyệt) để định vị tệp.

Bước 3: Tiếp tục, bạn bấm chọn Revised document ( tài liệu sửa đổi), sau đó bấm OK .

Bước 4: Lúc này, Word sẽ so sánh hai tệp để xác định những gì đã thay đổi và sau đó tạo một tài liệu mới. Các thay đổi sẽ xuất hiện dưới dạng đánh dấu màu, giống như tính năng Track Changes. Sau đó, bạn có thể sử dụng các lệnh Accept và Reject để hoàn thiện tài liệu của mình.

Ứng Dụng Track Changes Trong Ms Word Để Góp Ý, Chỉnh Sửa Văn Bản

Tính năng Track Changes cho phép chỉnh sửa văn bản trên Microsoft Word. Mọi thay đổi về nội dung của mỗi người sẽ được ghi nhận và tất cả đều theo dõi dễ dàng.

Để minh họa, bài viết này chúng tôi sử dụng Microsoft Word 2007.

Kích hoạt Track Changes

Trong Microsoft Word, bạn vào Review, chọn Track Changes. Lúc này mọi thay đổi như thêm, xóa, sửa nội dung tài liệu đều được Microsoft Word ghi nhận và hiển thị ngay trên tài liệu. Track Changes cho phép bạn thay đổi màu sắc, cách thức hiển thị các thông tin đã chỉnh sửa. Mặc định, Track Changes sẽ hiển thị một gạch thẳng đứng bên trái nếu dòng có thay đổi; màu đỏ và gạch dưới khi chèn thêm văn bản, gạch ngang khi xóa văn bản.

Xem và ẩn Track Changes

Vào Review, ngay bên dưới thẻ Review là ô hiển thị “Final Showing Markup”, nhấn chọn “Final”. Lúc này các ghi nhận của Track Changes sẽ ẩn đi. Để xem tài liệu gốc, trước khi chỉnh sửa, thay đổi bạn chọn Original.

Thay đổi định dạng, màu sắc Track Changes

Vào Review, chọn Track Changes, Change Tracking Options. Tại đây, bạn có thể tùy chỉnh màu sắc, định dạng các thay đổi như thêm, xóa, sửa, di chuyển văn bản.

Hoàn tất các thay đổi trên toàn bộ văn bản

Trước khi gửi văn bản đi, bạn nên hoàn tất các thay đổi mà bạn đã thực hiện. Nhấn vào thẻ Review, chọn Accept. Bạn chọn Accept and Move to Next để hoàn tất từng chỉnh sửa hay Accept All Changes in Document hoàn tất tất cả các thay đổi trên tài liệu. Nếu muốn quay lại các thay đổi trước đó, bạn nhấn chọn nút Reject có dấu x màu đỏ bên cạnh nút Accept, chọn Reject and Move to Next hay Reject All Changes in Document.

Xem các ghi nhận thay đổi

Vào Review, chọn Reviewing Pane. Lúc này, mặc định bên trái tài liệu sẽ xuất hiện cửa sổ Reviewing Pane. Tại đây có thể xem tổng số các thay đổi, chi tiết từng thay đổi. Có thể tùy chỉnh cửa sổ Reviewing Pane hiển thị bên trái hay phía dưới tài liệu. Nhấn nút sổ xuống bên phải Reviewing Pane, chọn Reviewing Pane Veritcal hay Reviewing Pane Horizontal. Mỗi thay đổi, Track Changes sẽ ghi nhận tên người thay đổi ngay bên cạnh. Nếu tên này không đúng hay chưa rõ ràng, có thể thay đổi bằng cách chọn Track Changes, chọn Change User Name. Cửa sổ Word Option xuất hiện, bạn chọn mục Popular, và thay đổi thông tin tại ô User name.

Tùy chọn hiển thị ghi nhận thay đổi của từng người dùng

Khi có nhiều người (trên các máy tính khác nhau) cùng tham gia chỉnh sửa tài liệu thì tương ứng mỗi người dùng, văn bản sẽ hiển thị màu sắc các ghi nhận thay đổi khác nhau. Microsoft Word cho phép tùy chọn hiển thị các ghi nhận thay đổi của từng người dùng, vào thẻ Review, Show Markup, Reviewers, chọn nhân viên.

Đức Ái Văn phòng Tỉnh ủy Nghệ An

Cập nhật thông tin chi tiết về Cách Sử Dụng Track Changes Trong Word 2010 – 2022 (Update 2022) trên website Hoisinhvienqnam.edu.vn. Hy vọng nội dung bài viết sẽ đáp ứng được nhu cầu của bạn, chúng tôi sẽ thường xuyên cập nhật mới nội dung để bạn nhận được thông tin nhanh chóng và chính xác nhất. Chúc bạn một ngày tốt lành!