Xu Hướng 3/2024 # Cách Sử Dụng Mail Merge Trong Word 2024 # Top 10 Xem Nhiều

Bạn đang xem bài viết Cách Sử Dụng Mail Merge Trong Word 2024 được cập nhật mới nhất tháng 3 năm 2024 trên website Hoisinhvienqnam.edu.vn. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi đã chia sẻ là hữu ích với bạn. Nếu nội dung hay, ý nghĩa bạn hãy chia sẻ với bạn bè của mình và luôn theo dõi, ủng hộ chúng tôi để cập nhật những thông tin mới nhất.

Cách sử dụng Mail Merge – trộn thư trong Word 2024

Để sử dụng Mail Merge – trộn thư trong Word 2024, bạn hãy thực hiện lần lượt theo các bước sau:

Bước 1: Đầu tiên, bản hãy mở một tài liệu Word hiện có hoặc tạo một tài liệu mới.

Bước 2: Tiếp theo, từ tab Mailings ( Thư), bạn hãy nhấp vào lệnh Start Mail Merge ( Bắt đầu trộn thư) và chọn Step-by-Step Mail Merge Wizard ( trộn thư từng bước) từ menu thả xuống.

Bước 3: Lúc này, hộp Mail Merge sẽ xuất hiện, bạn hãy chọn loại tài liệu bạn muốn tạo từ ngăn tác vụ Mail Merge ở phía bên phải cửa sổ Word. Trong ví dụ này, mình sẽ chọn Letters. Sau đó nhấp vào Next: Starting document (Tiếp theo: Khởi động tài liệu) để chuyển sang bước 4. Bước 4: Bạn chọn tiếp Use the current document (Sử dụng tài liệu hiện tại), sau đó nhấp vào Next: Select recipients (Tiếp theo: Chọn người nhận) để chuyển sang bước tiếp theo.

Bây giờ bạn sẽ cần một danh sách địa chỉ để Word có thể tự động đặt từng địa chỉ vào tài liệu. Danh sách có thể nằm trong một tệp hiện có, chẳng hạn như sổ làm việc Excel hoặc bạn có thể nhập danh sách địa chỉ mới từ trong Mail Merge Wizard ( Trình hướng dẫn trộn thư).

Bước 5: Chọn Use an existing list ( Sử dụng danh sách hiện có), sau đó bấm Browse ( Duyệt) để chọn tệp.

Bước 6: Xác định vị trí tệp của bạn, sau đó nhấp vào Open ( Mở).

Bước 7: Nếu danh sách địa chỉ nằm trong sổ làm việc Excel, bạn hãy chọn worksheet, sau đó bấm OK .

Bước 8: Tiếp đến, trong hộp thoại Merge Recipients ( Hộp thư thoại), bạn có thể kiểm tra hoặc bỏ chọn mỗi hộp để kiểm soát những người nhận được bao gồm trong hợp nhất. Theo mặc định, tất cả người nhận phải được chọn. Khi bạn đã hoàn tất, nhấp OK .

Bước 9: Tiến hành bấm chọn vào Next: Write your letter ( Tiếp theo: Viết thư của bạn). Bây giờ bạn đã sẵn sàng để viết thư của bạn. Khi được in, mỗi bản sao của bức thư về cơ bản sẽ giống nhau; chỉ dữ liệu người nhận ( chẳng hạn như tên và địa chỉ ) sẽ khác nhau. Bạn sẽ cần thêm trình giữ chỗ cho dữ liệu người nhận để Mail Merge biết chính xác nơi cần thêm dữ liệu.

​Lưu ý: Nếu bạn không có danh sách địa chỉ hiện có, bạn có thể nhấp vào nút Type a new list ( Nhập danh sách mới) và nhấp vào Create ( Tạo), sau đó nhập danh sách địa chỉ của bạn theo cách thủ công.

Bước 10: Tiếp theo bạn cần chèn dữ liệu người nhận bằng cách đặt điểm chèn vào tài liệu nơi bạn muốn thông tin xuất hiện.

Bước 11: Tiến hành chọn một trong các tùy chọn giữ chỗ ( placeholder). Trong ví dụ này, mình sẽ chọn Address block ( chặn địa chỉ).

Bước 12: Tùy thuộc vào lựa chọn của bạn, một hộp thoại có thể xuất hiện với các tùy chọn tùy chỉnh khác nhau. Chọn các tùy chọn mong muốn, sau đó bấm OK.

Bước 13: Một trình giữ chỗ sẽ xuất hiện trong tài liệu của bạn ( ví dụ: “AddressBlock”).

Bước 14: Thêm bất kỳ giữ chỗ nào bạn muốn. Trong ví dụ, mình sẽ thêm một trình giữ chỗ ở dòng Greeting line ( Lời chào) ngay phía trên phần thân của bức thư.

Bước 15: Sau khi bạn đã hoàn tất, nhấp Next: Preview your letters ( Tiếp theo: Xem trước thư của bạn) như hình bên dưới.

Lưu ý: Đối với một số bức thư, bạn chỉ cần thêm một Address block ( Địa chỉ khóa) và Greeting line ( dòng Lời chào). Nhưng bạn cũng có thể thêm nhiều trình giữ chỗ hơn ( như tên hoặc địa chỉ của người nhận) trong phần thân của bức thư để cá nhân hóa nó hơn nữa.

Bước 16: Xem trước bức thư để đảm bảo thông tin từ danh sách người nhận xuất hiện chính xác trong bức thư. Bạn có thể sử dụng mũi tên cuộn trái và phải để xem từng phiên bản của tài liệu.

Bước 17: Nếu bạn thấy mọi thứ có vẻ chính xác, hãy nhấp vào Next: Complete the merge ( Tiếp theo: Hoàn thành hợp nhất).

Bước 18: Sau khi đã hoàn thành hợp nhất, bạn tiến hành in thư bằng cách bấm Print ( In).

Bước 19: Một hộp thoại mới sẽ xuất hiện. Lúc này, bạn hãy quyết định xem bạn muốn in All ( Tất cả) các thư tài liệu hiện tại hay chỉ một nhóm được chọn, sau đó bấm OK . Trong ví dụ của mình, mình sẽ in tất cả các bức thư.

Bước 20: Hộp thoại Print sẽ xuất hiện. Bạn hãy điều chỉnh cài đặt in nếu cần, rồi nhấn OK. Các bức thư sẽ được in.

Sử Dụng Mail Merge Tạo Mail Hàng Loạt Trong Word 2007

Bài này là Bài thứ 7, Sử dụng mail merge để tạo mail hàng loạt trong Word 2007 thuộc Chuyên đề Hướng dẫn sử dụng MS Word 2007

Sử dụng mail merge để tạo mail hàng loạt trong Word 2007 sẽ hướng dẫn chúng ta cách tạo thư hàng loạt, được áp dụng trong các trường hợp như viết thư mời tới tất cả các khách hàng của công ty, viết phiếu chi trả lương cho toàn bộ nhân viên trong công ty hoăc in bằng khen cho nhiều cá nhân cùng một lúc.

1. Mail Merge căn bản a. Tìm hiểu và sử dụng mail merge (trộn thư)

Trong bất kỳ Mail Merge nào, bạn làm việc với ba yếu tố khác nhau:

1 Những tài liệu ban đầu.

2 Người nhận thông tin, chẳng hạn như tên và địa chỉ của người mà bạn muốn kết hợp với các tài liệu chính.

3 Các tài liệu đã hoàn thành, bao gồm các thông tin trong tài liệu chính cộng thêm mỗi thông tin riêng của từng người nhận.

Sự hiểu biết những yếu tố này sẽ giúp bạn đạt được những kết quả trộn thư như mong đợi.

b. Tài liệu chính?

Là những tài liệu có chứa nội dung thông tin giống nhau cho tất cả người. Tài liệu chính là điểm bắt đầu, nó có thể là một lá thư, phong bì, e-mail, hoặc thậm chí là một phiếu giảm giá.

1 Nội dung là giống hệt nhau ở mỗi bản sao, ví dụ nội dung chính của một bức thư. Bạn chỉ cần đánh loại văn bản này một lần, không cần biết bạn sẽ in bao nhiêu lá như.

2 Danh sách người nhận bao gồm tên, địa chỉ hoặc có thể thêm nhiều thông tin khác như tên công ty, chức vụ.

c. Thông tin người nhận

Trong Mail Merge, mỗi bản sao sẽ chứa thông tin của từng người nhận khác nhau, thông tin này được điền vào một khu vực định sẳn (place holder) trong tài liệu chính.

Thông tin người nhận có thể bao gồm: Địa chỉ trên bao thư, Tên trên câu chào trong thư, Tiền lương của từng nhân viên, v.v…

Thông tin người nhận phải được đặt trong một nguồn dữ liệu (data source), nguồn dữ liệu là khái niệm cơ bản bao trùm trong Mail Merge. Ví dụ một danh sách liên lạc (contacts) trong Microsoft Oulook là một nguồn dữ liệu. Các nguồn dữ liệu khác là một bảng(table) trong Word, một bảng tính Excel, một cơ sở dữ liệu Access, thậm chí là một tài liệu văn bản.

d. Bộ tài liệu khi hoàn tất

Tập hợp các tài liệu đã hoàn thành trong một thư có nội dung giống nhau mà bạn dự kiến đem in hoặc gửi bằng thư điện tử. Khi đã hoàn tất việc trộn thư bạn sẽ có:

Một tập hợp tài liệu hoàn chỉnh riêng biệt mà bạn có thể in (như thư, bì thư…) hoặc gửi qua mạng (như email).

Nội dung chính được giữ nguyên trong tất cả các tài liệu, chỉ có thông tin người dùng sẽ thay đổi trong từng tài liệu.

2. Chuẩn bị danh sách thông tin người nhận a. Thiết lập danh sách người nhận trong mail merge

Các cột và hàng trong một danh sách người nhận và khu vực định sẳn (place holder) trong tài liệu chính kết hợp cùng nhau để thực hiện việc trộn thư.

Bạn biết những gì là các yếu tố cơ bản của trộn thư. Bây giờ bạn sẽ tìm hiểu làm thế nào để thiết lập tài liệu chính của bạn và kết nối nó với danh sách người nhận.

b. Tìm hiểu thêm về danh sách người nhận

Các cột đại diện cho một loại thông tin người nhận; mỗi hàng là một bộ thông tin hoàn chỉnh cho từng người nhận. Một danh sách người nhận có thể được thực hiện bằng bất kỳ chương trình nào, nhưng thông tin danh sách người nhận phải có cột và hàng.

Bạn có thể tạo nó bằng cách sử dụng nhiều chương trình khác nhau, chẳng hạn như Excel, Access hoặc Outlook.

2 Mỗi hàng trong một danh sách đại diện cho một thông tin đầy đủ của người nhận. Lưu ý rằng cần thiết phải ghi đúng tên và địa chỉ phải đầy đủ.

Từ các tài liệu chính, bạn kết nối vào danh sách thông tin người nhận và sau đó bạn có thể thêm bất kỳ cột nào vào một vị trí trong tài liệu chính đó.

Khi Mail Merge hoàn thành, sẽ có một tài liệu hoàn chỉnh cho mỗi người mà nó có chứa các thông tin từ các mục ở trong một hàng của danh sách người nhận.

c. Danh sách thông tin người nhận đến từ đâu

Trong nhiều trường hợp, danh sách người nhận mà bạn muốn sử dụng đã tồn tại sẵn. Ví dụ:

Thông tin Khách hàng với tên, địa chỉ, và nhiều hơn nữa.

Các sản phẩm hay dịch vụ mà công ty bạn cung cấp.

Thông tin về nhân viên của bạn.

Nếu danh sách đã tồn tại, bạn có thể chỉ cần kết nối với nó với tài liệu chính trong Mail Merge. Nhưng đừng lo nếu bạn chưa có một danh sách. Mail merge có một bước cho bạn có thể tạo một danh sách người nhận từ đầu.

Lưu ý: Bạn có thể thay đổi các dữ liệu trong danh sách người nhận vào bất kỳ lúc nào bằng cách mở hộp thoại Mail Merge Recipients trong khi trộn thư hoặc bằng cách mở tập tin nguồn dữ liệu trực tiếp.

d. Tìm hiểu Trường (Field) trong Mail Merge

Sau khi bạn kết nối với những danh sách người nhận, bạn có thể chỉ định các thông tin mà bạn muốn có trong thư hợp nhất bằng cách sử dụng các trường ( fields).

Một trường là một tập hợp lệnh điều khiển tự động chèn thông tin vào tài liệu. Một không chính thức, có thể coi trường là một vị trí định sẵn (place holder).

e. Tìm hiểu Merge field

Merge fields thực ra được tạo bởi các fields khác. Ví dụ, trong field Địa chỉ Block là một sự kết hợp của tên, tên họ , địa chỉ đường phố, thành phố, và mã bưu điện.

“Tiêu Đề” “Họ Tên”

“Địa Chỉ Tên Đường”

“Thành Phố”, “Bang” “Mã Quốc Gia”

Bạn cũng có thể kiểm soát cách nhìn thể hiện của thông tin người nhận trong các tài liệu đã trộn (merged) bằng cách định dạng các trường (fields).

f. Thực hiện mail merge

Một phong bì đã được ghi địa chỉ người nhận bằng cách sử dụng Mail Merge Wizard.

Trong phần này bạn sẽ học những cách khác nhau để tạo Mail Merge.

Sau đó, bạn sẽ có một cơ hội để thực hành trộn thư (mail merge) của riêng bạn bằng cách sử dụng danh sách người nhận mà bạn đã xem trong các phần trước.

g. Mail Merge Wizard

Để thực hiện trộn thư, chọn

Trình Wizard sẽ mở ra một cửa sổ bên phải tài liệu. Cửa sổ này có thể di chuyển bằng chuột đến một vị trí mới trên màn hình và bạn cũng có thể thay đổi kích cỡ của nó.

Để thực hiện merge mail cần phải qua 6 bước, bạn làm theo hướng dẫn bằng cách chọn những tùy chọn phù hợp rồi nhấn Next ở dưới cùng của hộp thoại, nếu muốn quay lại thì nhấn vào Previous.

Trong Bước 1, trình Wizard sẽ mở ra với một câu hỏi bạn muốn loại tài liệu nào để thực hiện mail merge như Letters (thư), E-mail messages (email), Envelopes (bao thư), Lebels (nhãn mác) hay Directory (Thư mục).

h. Cách tạo tài liệu chính

Bước thứ hai bắt đầu thiết lập tài liệu khởi đầu. Bạn có thể sử dụng tài liệu đang mở, thay đổi cách trình bày của tài liệu hoặc chọn tài liệu khác.

Chọnnếu bạn có một phong bì lưu trước đó mà bạn muốn sử dụng mail merge, nhưng màn hình của bạn hiện đang mở một mở tài liệu trống, chọn tùy chọn này là nơi để thay thế các tài liệu trống đó cho phong bì của bạn. Chọn Use the current document có nghĩa bạn bắt đầu với một tài liệu trống.

i. Kết nối đến danh sách người nhận

Bước 3: Bạn chọn danh sách người nhận có sẵn hoặc bạn có thể tạo một danh sách mới. Trong bước này, bạn kết nối với những danh sách thông tin người nhận mà bạn muốn trộn vào vào các tài liệu của bạn. Bạn có ba lựa chọn:

Chọnnếu bạn đã có một danh sách người nhận có chứa những thông tin bạn muốn trộn thư, hãy chọn đường dẫn cho file danh sách này.

Chọnnếu bạn đã có danh sách liên lạc trong Outlook. Sau đó chọn Choose Contacts Folder để xác định vị trí file.

Chọnnếu bạn chưa có danh sách người nhận. Danh sách mới được lưu như là một cơ sở dữ liệu Access với kiểu file là (.MDB) trong thư mục My Data Sources, nơi mà tài liệu của bạn cũng như thư mục được lưu vào đó. Và bạn cũng có thể tái sử dụng lại cho những lần trộn thư sau này.

Cách tốt nhất là bạn nên lưu các file danh sách là trong My Data Sources hoặc trong thư mục My Documents để thuận tiện cho mail merge. Tuy nhiên, bạn cũng có thể kết nối với bất kỳ danh sách thông tin người nhận nào từ vị trí trên máy tính của bạn hoặc từ máy chủ.

j. Chọn danh sách người nhận trong email của bạn

Bạn có thể chọn, phân loại, lọc danh sách và thông mà bạn muốn trong tài liệu. Sau khi kết nối với danh sách người nhận, chọn danh sách những người bạn muốn gửi thư.

Bạn hãy làm tất cả trong hộp thoại Mail Merge Recipients, hộp thoại này sẽ tự động mở ra sau khi bạn kết nối hoặc tạo ra danh sách mới.

1 Tất cả những người nhận đều có một dấu chọn gần bên tên của họ, bạn có thể xóa dấu chọn này cho từng người.

k. Sắp xếp tài liệu chính

Trong bước 4 bạn sắp xếp lại tài liệu có nghĩa là đặt nội dung vào tài liệu, nó bao gồm:

Thông tin còn lại trong mỗi copy đã merge.

Vị trí định sẵn – Placeholders (fields) cho thông tin người nhận trong mỗi bản sao đã được trộn.

l. Xem lại mail merge

Bước thứ 5: Bạn có thể xem lại kết quả thực hiện trước khi hoàn tất việc trộn thư. Trong bước này bạn vẫn có quyền thay đổi bằng cách thêm hay bớt các trường (field), hạn chế người nhận hay điều chỉnh lại thông tin. Sau khi bạn thêm tất cả nội dung và field trong tài liệu, bạn có thể xem lại tài liệu được trộn sẽ trông như thế nào. Trong bước 5 này bạn sẽ có một số chọn lựa:

m. Hoàn tất việc merge

Hoặc bạn có thể lưu trữ tài liệu và sẽ in ấn sau. Nếu bạn muốn giữa lại những thay đổi bạn đã thực hiện với bao thư cụ thể nào đó, hãy chắc chắn rằng mình đã lưu trữ tài liệu này. File này sẽ được lưu độc lập với tài liệu chính.

n. Mail merges sử dụng Ribbon

Các lệnh trong Tab Mailings luôn sẵn sàng khi bạn thực hiện các bước trong trình wizard

Ribbon cũng là một cách hữu ích để tạo một Mail Merge và quá trình xử lý rất giống với các bước trong trình Wizard. Bằng cách sử dụng thanh Ribbon, bạn sẽ có thể truy cập vào nhiều tính năng hơn, chẳng hạn như tự động kiểm tra tìm lỗi trước khi bạn hoàn tất việc hòa trộn. Ngoài ra còn có những yếu tố nâng cao, chẳng hạn như sử dụng các trường để thể hiện các thao tác hoặc tính toán trong tài liệu.

Những lệnh bạn dùng trên Tab Mailings trong bốn nhóm sau:

Nếu bạn muốn cảm ơn, vui lòng sử dụng các icon Facebook phía dưới cùng để chia sẻ cho bạn bè mình. Đó là cách để giới thiệu cũng như giúp chúng tôi phát triển.

Cách Trộn Thư Trong Word 2024, Sử Dụng Mail Merge

Trộn thư, trộn văn bản ( Mail Merge) là một tính năng rất hữu ích mà Microsoft cũng cấp cho người dùng. Bạn sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian khi áp dụng tính năng trộn thư trong word đúng lúc, đúng nơi, đúng chỗ. Khi bạn cần gửi một mẫu văn bản cố định cho nhiều người, thay vì bạn phải viết, nhập nội dung cho mỗi trang gửi cho một người thì bạn chỉ cần soạn một mẫu cố định cùng với danh sách người nhận rồi sử dụng tính năng Mail Merge trên Word là sẽ thành công.

Hướng dẫn trộn thư trên Word

Cách trộn thư trong Word 2024

* Các bước cần chuẩn bị:

– Máy tính cài sẵn chương trình Word 2024.

– Các bạn cần có một mẫu văn bản mời họp và tạo sẵn một file Excel là danh sách mời họp.

Đến bước này bạn cần thêm danh sách tên học sinh, tên phụ huynh, lớp… để Word tự động thêm các thông tin vào GIẤY MỜI. Nếu chưa có thì các bạn chọn Type a new list để tạo mới.

Trong hộp thoại Mail Merge Recipients, mặc định tất cả người nhận đều được chọn, nếu bạn muốn không gửi đến ai thì bạn bỏ chọn trước tên người đó, sau khi đã chọn xong bạn nhấn OK.

Bạn nhấn Next: Write your letter để chuyển sang bước tiếp theo.

Ví dụ tại dòng Kính mời (ông/bà) bạn chọn trường Họ tên phụ huynh, dòng Phụ huynh học sinh bạn chọn trường Họ tên học sinh, tại dòng Học lớp bạn chọn trường Lớp.

Nếu bạn muốn in thư thì bạn chọn Print và thiết lập in, nếu không các bạn đóng cửa sổ Mail Merge.

Như vậy là bạn đã Trộn thư trong Word 2024 thành công. Từ giờ trở đi nếu bạn cần viết các giấy mời, thông báo, gửi thư cảm ơn… mà cần gửi tới nhiều người thì bạn chỉ cần thực hiện trộn thư như chúng tôi vừa hướng dẫn ở trên là sẽ thành công. Việc làm này giúp bạn rút ngắn được thời gian so với việc tự phải viết mỗi bức thư tới một người nhận một cách máy móc, thủ công.

Cách Trộn Thư Trong Word 2013, Sử Dụng Mail Merge

Mail Merge là một tính năng không thể thiếu trong Word hỗ trợ người dùng tạo thiệp mời họp, thiệp mời dự sinh nhật, thiệp mời đám cưới… nhanh chóng thay vì phải nhập thủ công mất khá nhiều thời gian. Và nếu như bạn đọc đang sử dụng Word 2013, gặp trở ngại với giao diện mới thì hãy tham khảo ngay bài viết sau đây với hướng dẫn trộn thư trong Word 2013 chi tiết.

Cách trộn thư trong Word 2013

Giả sử chúng ta có mẫu thư mời gồm các thông tin về: Họ tên, Địa chỉ, Giới tính, Năm sinh

Và file dữ liệu excel như sau:

Bước 2: Xuất hiện hộp thoại Mail Merge ở phía bên phải Word, các bạn sẽ có 5 lựa chọn

Tùy vào nhu cầu sử dụng mà các bạn chọn tính năng tương ứng, thường gặp nhất vẫn là Letters (thư mời). Nhấn Next: Starting Document để tới bước tiếp theo.

Bước 3: Tiếp tục, chúng ta sẽ có 3 lựa chọn

Use the current ducument: Sử dụng văn bản hiện tạiStart from a template: Bắt đầu 1 bản mẫuStart from existing document: Bắt đầu từ 1 văn bản có sẵn mà bạn chưa mở lên

Như ở trên chúng ta đã có sẵn mẫu thư mời nên sẽ chọn Use the current ducument và nhấn Next: Select recipient

Bước 4: Tiếp theo, chúng ta lựa chọn dữ liệu đề chèn vào trong file Word theo từng row và chúng ta cũng có 3 lựa chọn

Use an existing list: Sử dụng danh sách có sẵnSelect from Outlook Contact: Sử dụng danh sách trên OutlookType a new list: Tạo ra danh sách mới

Thông thường thì chúng ta đã có sẵn danh sách rồi và thường sử dụng file excel làm danh sách, các bạn chọn Use an existing list và nhấn vào Browse để trỏ tới file danh sách.

Bước 5: Hộp thoại Select table mở ra, các bạn chọn đúng sheet chứa dữ liệu và nhấn OK

Bước 6: Chúng ta sẽ có 1 danh sách khách mời, phần option chúng ta cũng có 1 số lựa chọn

Sort: Sắp xếp lại dữ liệu khách mời theo trường nào đó, tùy vào các trường hợpFilter: Lọc ra những danh sách cần thiết trong danh sách dàiFind duplicates: Tìm những dữ liệu giống nhau để xóa điValidate adress: Xác nhận địa chỉ

Và thông thường chúng ta sử dụng tính năng sort, sau đó là filter để lọc lại dữ liệu cần thiết.

Giả sử ở đây mình lọc thử dữ liệu chỉ mời những khách giới tính là Nam và năm sinh lớn hơn hoặc = 1988.

Và chúng ta sẽ thử xem kết quả, nếu vừa lòng nhấn OK, còn nếu bạn không muốn lọc nữa thì nhấn Clear All để xóa hết lọc và trở lại danh sách mặc định ban đầu.

Bước 8: Tiếp tục nhấn Next: Write your letter

Bước 9: Tại bước này chúng ta sẽ chọn More items để xử lý

Cụ thể, các bạn nhấn con trỏ chuột vào vị trí cần chèn trên mẫu thư với các trường tương ứng rồi chọn trong danh sách Database Fields và nhấn Insert.

Bước 10: Và sau khi chèn hết chúng ta sẽ có dạng như sau. Đồng thời nhấn Next: Preview your letter để Word bắt đầu trộn thư.

Bước 12: Cuối cùng chúng ta đã hoàn thành việc trộn thư trong Word 2013, bây giờ bạn sẽ có 2 lựa chọn

Print: In tất cả các thư mời đã trộn raEdit individual letters: Chỉnh sửa thêm thông tin cá nhân

Tùy vào nhu cầu lúc này bạn có thể in tất cả các thư mời hay xem lại và chỉnh sửa lại các thông tin sao cho chính xác.

Mail Merge Là Gì? Hướng Dẫn Bạn Cách Sử Dụng Mail Merge Đơn Giản

Việc làm Hành chính – Văn phòng

Mail merge là một tiện ích của Google Sheets, hay còn được hiểu là chức năng soạn thư điện tử trên nền ứng dụng của Microsoft Word, được tạo để có thể giúp con người có thể gửi thư một lúc cho nhiều người. Mail merge cho phép bạn có thể tạo ra nhiều bản sao của bức thư cùng một lúc và gửi nó đến nhiều địa chỉ email khác nhau. Mail merge cũng được nhiều người gọi bằng với một thuật ngữ là “Trộn thư”. Với Mail merge, bạn chỉ cần có cho mình một mẫu template, cùng một số những thông tin cần điền như: tên, giới tính, yêu cầu,.. Ở những bước sau đó Mail merge sẽ giúp bạn tự động gửi th một cách dễ dàng và đơn giản nhất.

Mail merge là gì?

Với các doanh nghiệp, Mail merge được coi như một phần không thể thiếu trong các hoạt động kinh doanh cũng như điều hành bộ máy của mình, có thể kể đến một số những hoạt động của ứng dụng Mail merge trong các hoạt động của doanh nghiệp như: tạo thư mời gửi đến các đối tác và danh sách các khách hàng đến tham gia các sự kiện của công ty, in giấy chứng nhận cho nhiều người chỉ trong một thao tác, viết email thông báo xác nhận thay đổi lương cho nhân viên vào cuối năm, giảm thiểu thời gian khi làm các hợp đồng lao động, phiếu lương, thông báo, thư cảm ơn,.. thông qua chỉ vài những thao tác đơn giản

Ngoài ra thì tiện ích này cũng khá hữu ích đối với mỗi cá nhân người dùng trong trường hơp như muốn gửi một bứa thư có cùng nội dung tới nhiều người khác nhau, như: lời chúc tết, lời chúc các phụ nữ trong ngày 20/10, 8/3,…)

Việc làm Kế toán – Kiểm toán

2. Cấu trúc của Mail merge

Để có thể sử dụng Mail Merge, bạn cần chuẩn bị những nội dung cơ bản như sau

Tùy theo những yếu tố về nội dung mà nguồn dữ liệu đó cũng cần phải tùy biến để có thể thể hiện được đúng các nội dung đó giữa các bức thư sau khi tạo ra hàng loạt từ Mail Merge. Những chi tiết tùy biến này có thể là họ tên, địa chỉ người nhận Mail Merge, tên các tổ chức, công ty, doanh nghiệp … và thường thì những nguồn dữ liệu này sẽ được trình bày trong một danh sách dữ liệu cố định, danh sách dữ liệu này có thể là tập hợp các danh bạ người gửi (contacts) được lập trình trong Microsoft Outlook hay nó cũng có thể được trình bày cụ thể trong một bảng tính Excel, một table trong Word 2010, một cơ sở dữ liệu trong Access, một table trong Word 2010 hay văn bản bất kỳ có cấu trúc phân loại dữ liệu thật rõ ràng.

Có thể hiệu các nội dung cơ bản này giống như nội dung mà bạn thường thấy trên các lá thư, chẳng hạn như: họ tên hay địa chỉ của người gửi trên phong bì, hay nó cũng có thể xuất hiện trong chính, nội dung chính của lá thư, email hay một phiếu ưu đãi,.. Thông thường thì các nội dung cơ bản này cũng sẽ đi cùng với các vị trí định sẵn và thế hiện các chi tiết thay đối lấy từ nguồn dữ liệu mới. Mỗi chi tiết được chuyển được gọi là trường (Merge Field), và trình bày dưới dạng “tên field”.

Khi đã thực hiện việc kết hợp đầy đủ các nội dung cơ bản và nguồn dữ liệu thì Mail Merge trong Word sẽ hỗ trợ bạn tạo ra hàng loạt tài liệu hoặc thư từ hoàn chỉnh, giống nhau về nội dung cơ bản nhưng khác biệt ở các chi tiết tùy biến trong nguồn dữ liệu.Tạo danh sách nguồn dữ liệu

Việc làm Nhân viên kinh doanh

3. Mail Merge được sử dụng như thế nào?

Cách thức sử dụng Mail merge cũng khá đơn giản thậm trí ngay cả khi bạn có không là người không quá sành sỏi về lập trình cũng như các công nghệ về máy tính. Để có thể ứng dụng Mail merge cho việc gửi thư của mình với những thao tác như sau:

Sau đó trên màn hình giao diện lúc này sẽ xuất hiện công cụ Mail merge ở phía bên phải, bạn chọn Letters, tiếp đó là Next: Starting Document

Bước 2: Kích chuột chọn mục Use the curent document và nhấp chuột chọn Next (Selectect recipients)

Bước 3: Chọn đường dẫn chứa file dữ liệu nguồn dạng Excel, tiếp đó bạn chọn sheet dữ liệu và chọn OK

Bước 4: Lúc này trên giao diện sẽ xuất hiện hộp thoại Mail Merge recipients, bạn nhấn OK

Bước 5: Sau khi đã hoàn thiện đước bước như trên, bạn di chuột đễ vị trí cần chèn, giống với hình như sau

Bước 6: Sau khi đã hoàn thiện và điền đầy đủ các thông tin cần thiết, bạn sẽ được khung hình như sau

Bước 8: Sau khi đã thực hiện chèn các file như trên, bạn nhấp chuột chọn Next: Preview your net để kết thúc mai merge. Sau đó ta sẽ được kết quả như hình sau

4. Cách chỉnh sửa Mail Merge trên bảng tính Excel

Nó có nghĩa là cách giúp bạn có thể phòng tránh được những lỗi có thể xuất hiện trong khi sử dụng mail merge, và một trong những lỗi phổ biến và thường gặp đó là định dạng sai số. Với cách này, thì trong bảng tính excel bạn chỉ cần chèn một cột ô chứa từ khóa trong công thức chuyển đổi hoặc này trong excel sang một định dạng văn bản mà bạn muốn thể hiện nó ở tài liệu Mail Merge của mình.

Để có thể dễ dàng làm được điều này bạn cần phải có sự hỗ trợ từ công cụ hàm TEXT trên chính các công cụ của Excel. Hàm TEXT cho phép người dùng có thể dễ dàng chuyển đổi các số liệu như ngày sinh, sang định dạng văn bản tương đương chính xác theo cách đúng cách mà người dùng muốn. Nhược điểm của giải pháp này là bạn cần biết các code định dạng đó. Mặc dù những code này giống hệt với mã được dùng trong tính năng định dạng Custom Number nhưng hiếm người dùng Excel biết tới sự tồn tại của chúng.

Ví dụ, các công thức TEXT(B3, “$#,##0.00”) và TEXT(C5, “M/dd/yy”) chuyển đổi dữ liệu số và ngày thành dữ liệu dạng văn bản (ở ví dụ này, chúng là “$12,345.67” và “12/01/10”).

Mẹo: Bạn nên định dạng các ô chứa những công thức này theo các kiểu khác nhau như in nghiêng hoặc một số màu lạ khác để nhắc bạn rằng những số này chỉ đơn giản là văn bản. Ở phiên bản Excel cũ hơn, những “con số” này không thể được dùng trong phép tính. Ở Excel 2024, cho có thể được dùng ở tất cả công thức, ngoại trừ các hàm tổng như SUM và AVERAGE.)

Ưu điểm của định dạng số và ngày như văn bản là đoạn text đó được chuyển từ Excel vào tài liệu sử dụng Mail Merge không bị biến dạng. Các tùy chọn định dạng như font, kích thước, màu sắc đều không thay đổi.

Cách Sử Dụng Mail Merge Để Trộn Thư Và Gửi Email Trong Word

Cách sử dụng mail merge để trộn thư và gửi email cũng khá đơn giản ngay cả khi bạn là người không thường xuyên sử dụng máy tính.

Mail merge giúp bạn gửi thư tới hàng loạt địa chỉ, thường được sử dụng gửi thư cảm ơn tới hàng ngàn khách hàng, hay kết quả thi tuyển sinh tới hàng vạn thí sinh, …

Để tiến hành mail merge, bạn cần chuẩn bị 2 file:

– Một file văn bản dạng Word (chứa mẫu nội dung thư cần gửi)

Nội dung thư mẫu có dạng word

– Một file nguồn thường có dạng Excel (chứa thông tin khách hàng: họ tên, địa chỉ . . .)

Thông tin nguồn thường có dạng Excel

Để thực hành theo hướng dẫn các bạn có thể tải 2 file này ở liên kết sau:

– file mẫu nội dung thư dạng Word: https://goo.gl/3aBBps

– file mẫu thông tin nguồn dạng Excel: https://goo.gl/cqdyYQ

Bước 1: Mở file word với nội dung thư mẫu đã được soạn, ở bài viết này là file chứa nội dung thông báo kết quả tuyển sinh, chọn Mailings → Start Mail Merge → Step by step mail merge wizad… như hình sau

Bước 2: Chọn Use the current document và nhấn Next

Bước 3: Chọn đường dẫn chứa file dữ liệu nguồn dạng Excel

Bước 4: chọn sheet dữ liệu và nhấn OK như hình sau

Bước 5: Hộp thoại Mail Merge recipients xuất hiện, nhấn OK

Bước 6: Sau bước 5, bạn để chuột ở vị trí cần chèn như hình sau

Bước 7: Thực hiện lại bước 6 với các thông tin ngày sinh, nơi sinh, địa chỉ, khối thi, điểm, . . . ta sẽ được hình sau

Bước 8: Sau khi chèn các field như trên, bạn nhấn vào Next: Preview your let (step 5, step 6) và kết thúc quá trình mail merge ta được kết quả.

sau khi nhấn OK mail merge sẽ kết nối tới Email của bạn qua Outlook để bạn tiến hành gửi Email.

có thể bạn muốn xem:

Cập nhật thông tin chi tiết về Cách Sử Dụng Mail Merge Trong Word 2024 trên website Hoisinhvienqnam.edu.vn. Hy vọng nội dung bài viết sẽ đáp ứng được nhu cầu của bạn, chúng tôi sẽ thường xuyên cập nhật mới nội dung để bạn nhận được thông tin nhanh chóng và chính xác nhất. Chúc bạn một ngày tốt lành!