Bạn đang xem bài viết Cách Lưu Trữ Trong Outlook ( Emails, Công Việc, Lịch Và Các Mục Khác) được cập nhật mới nhất trên website Hoisinhvienqnam.edu.vn. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi đã chia sẻ là hữu ích với bạn. Nếu nội dung hay, ý nghĩa bạn hãy chia sẻ với bạn bè của mình và luôn theo dõi, ủng hộ chúng tôi để cập nhật những thông tin mới nhất.
Bài viết này sẽ lý giải cách lưu trữ email trong Outlook 2013, 2010 và các phiên bản khác của Outlook. Bạn sẽ học cách cấu hình từng thư mục với cài đặt lưu trữ tự động hoặc áp dụng các cài đặt tương tự cho tất cả các thư mục, cách lưu trữ trong Outlook thủ công và cách tạo thư mục lưu trữ nếu nó không xuất hiện tự động.
Nếu hộp thư của bạn quá nhiều dữ liệu, thì đó chính lý do để lưu trữ email cũ, nhiệm vụ, ghi chú và các mục khác để giữ Outlook của bạn hoạt động nhanh chóng và sạch sẽ. Đó cũng chính là lúc tính năng lưu trữ của Outlook ra đời. Nó có sẵn trong tất cả các phiên bản của Outlook 2016, Outlook 2013, Outlook 2010, Outlook 2007 và các phiên bản trước đó. Bài viết này, Excel Online sẽ dạy cho bạn cách lưu trữ email và các mục khác trong các phiên bản khác nhau một cách tự động và thủ công.
Lưu trữ trong Outlook là gì?
Lưu trữ Outlook (và Tự động lưu trữ) di chuyển các email, công việc và lịch cũ sang thư mục lưu trữ, được lưu trữ ở vị trí khác trên ổ cứng của bạn. Về mặt kỹ thuật, việc lưu trữ sẽ chuyển các mục cũ từ tệp .pst chính vào một tệp chúng tôi riêng biệt mà bạn có thể mở từ Outlook bất cứ lúc nào bạn cần. Nhờ vậy, kích thước Outlook sẽ giảm đi và có thêm nhiều phần trống trên ổ C: (nếu bạn chọn lưu trữ tệp lưu trữ ở đâu đó).
Tùy thuộc vào cách bạn định cấu hình nó, Outlook Archive có thể thực hiện một trong những nhiệm vụ sau:
Di chuyển email và các mục khác từ thư mục hiện tại của họ vào thư mục lưu trữ.
Xóa vĩnh viễn các email cũ và các mục khác ngay khi chúng đã vượt qua thời kỳ lưu trữ cài đặt.
5 điều cần biết về Outlook Archive:
Để tránh nhầm lẫn và để tránh những câu hỏi như “Tại sao tôi lưu trữ tự động trong Outlook của tôi không hoạt động?” Và “Email lưu trữ của tôi ở đâu trong Outlook?” Hãy nhớ những điều đơn giản sau.
Đối với hầu hết các loại tài khoản, Microsoft Outlook giữ tất cả email, danh bạ, cuộc hẹn, nhiệm vụ và ghi chú trong một tệp .pst được gọi là tệp tin Outlook. PST là loại tập tin duy nhất có thể được lưu trữ. Ngay khi một mục cũ được di chuyển từ tệp .pst chính vào tệp chúng tôi tệp này sẽ được hiển thị trong thư mục Outlook Archive folder và không còn tồn tại trong thư mục gốc nữa.
Lưu trữ không giống như xuất tệp tin. Xuất các bản sao các mục gốc sang tệp xuất, nhưng không xóa chúng khỏi thư mục hiện tại, cũng không phải từ tệp .pst chính.
Một tập tin lưu trữ không giống như sao lưu Outlook. Nếu bạn muốn sao lưu các mục đã lưu trữ của mình, bạn sẽ phải tạo một bản sao tệp chúng tôi và lưu trữ nó ở một vị trí an toàn, ví dụ: Dropbox hoặc One Drive.
Địa chỉ liên hệ không được tự động lưu trữ trong bất kỳ phiên bản Outlook nào. Tuy nhiên, bạn có thể lưu trữ thư mục Danh bạ theo cách thủ công.
Nếu bạn có tài khoản Outlook Exchange với hộp thư lưu trữ trực tuyến, lưu trữ trong Outlook sẽ bị vô hiệu.
Cách thức Outlook tự động lưu trữ email:
Cách thức tự động lưu trữ Outlook 2010, Outlook 2013 và Outlook 2016
Bắt đầu từ Outlook 2010, tính năng Tự động Lưu trữ không còn được mặc định bật, mặc dù Microsoft Outlook sẽ định kỳ nhắc nhở bạn về nó:
Hoặc, bạn có thể nhấp vào No để đóng nhắc nhở và cài đặt tự động lưu trữ sau vào thời điểm thuận tiện nhất với bạn bằng cách thực hiện các bước sau:
Cửa sổ hộp thoại AutoArchive sẽ mở ra, và bạn sẽ nhận thấy mọi thứ đều chuyển sang màu xám … nhưng chỉ cho đến khi bạn kiểm tra Run AutoArchive (Khay lưu trữ tự động) mỗi N ngày Khi hộp này được chọn, bạn có thể cài đặt các tùy chọn khác theo ý thích và nhấp OK.
Cách tự động lưu trữ đối với Outlook 2007
Trong Outlook 2007, tự động lưu trữ được bật theo mặc định cho các thư mục sau:
Lịch, công việc và bài báo (trên 6 tháng)
Thư mục đã gửi và đã xóa (trên 2 tháng)
Đối với các thư mục khác, chẳng hạn như Hộp thư đến, Bản nháp, Ghi chú và các tệp khác, bạn có thể bật tính năng Tự động lưu trữ theo cách sau:
Trong cửa sổ Option, đi tới tab Other , and chọn nút AutoArchive…
Cài đặt và tùy chọn Outlook Auto Archive
Chạy Tự động lưu trữ mỗi N ngày. Chỉ định tần suất bạn muốn AutoArchive chạy. Xin lưu ý rằng lưu trữ nhiều mục cùng một lúc có thể làm chậm hiệu suất của máy tính. Vì vậy, nếu bạn nhận được rất nhiều email hàng ngày, cài đặt Outlook Auto Archive để chạy thường xuyên hơn. Để tắt tự động lưu trữ, hãy xóa hộp này.
Khắc phục trước khi chạy Tự động chạy. Chọn hộp này nếu bạn muốn nhận lời nhắc ngay trước khi quá trình tự động lưu trữ bắt đầu. Thao tác này sẽ cho phép bạn hủy lưu trữ tự động bằng cách nhấp vào No trong nhắc nhở.
Microsoft thông báo rằng tùy chọn này không được kiểm tra theo mặc định, nhưng nó đã được kiểm tra trên một số cài đặt Outlook của tôi. Vì vậy, hãy chắc chắn bỏ chọn tùy chọn này nếu bạn muốn giữ các thông báo hết hạn cho đến khi chúng kết thúc giai đoạn được đặt cho một thư mục nhất định.
Lưu trữ hoặc xóa các mục cũ. Chọn tùy chọn này nếu bạn muốn cấu hình cài đặt lưu trữ tự động của riêng mình. Nếu không được chọn, Outlook sẽ sử dụng cài đặt Tự động lưu trữ mặc định.
Hiển thị thư mục lưu trữ trong danh sách thư mục. Nếu bạn muốn thư mục Archive xuất hiện trong thanh điều hướng cùng với các thư mục khác, hãy chọn hộp này. Nếu không chọn, bạn vẫn có thể mở thư mục lưu trữ Outlook theo cách thủ công.
Làm sạch các tệp cũ. Chỉ định giai đoạn hết hạn sau đó các mục Outlook của bạn phải được lưu trữ. Bạn có thể định cài đặt khoảng thời gian theo ngày, tuần hoặc tháng – tối thiểu là 1 ngày và tối đa 60 tháng.
Di chuyển các mục cũ sang. Khi tùy chọn này được chọn, Outlook sẽ tự động chuyển các email cũ và các mục khác vào tệp chúng tôi thay vì xoá chúng (chọn nút Radio này sẽ xóa các mục Xóa vĩnh viễn các mục). Theo mặc định, Outlook lưu trữ tệp chúng tôi tại một trong các vị trí này. Để chọn vị trí khác hoặc đưa một tên khác vào tệp lưu trữ .pst, hãy nhấp vào nút Browse.
Vĩnh viễn xóa. Thao tác này sẽ xóa các mục cũ một cách vĩnh viễn ngay khi chúng kết thúc giai đoạn mà không sao lưu bản nào.
Áp dụng các cài đặt này cho tất cả các thư mục ngay. Để áp dụng các cài đặt Tự động cập nhật được định cấu hình cho tất cả các thư mục, hãy nhấp vào nút này. Bỏ chọn nếu bạn muốn áp dụng các cài đặt khác cho một hoặc nhiều thư mục. Thay vào đó, hãy cài đặt lưu trữ cho từng thư mục một cách thủ công.
Thời gian hết hạn mặc định của tính năng tự động lưu trữ trong Outlook
Thời gian hết hạn mặc định trong các phiên bản Outlook như sau:
Hộp thư đến, Bản nháp, Lịch, Công việc, Ghi chú, Nhật ký – 6 tháng
Hộp thư đi – 3 tháng
Thư mục đã gửi và đã xóa – 2 tháng
Danh bạ – không tự động lưu trữ
Thời gian hết hạn mặc định có thể thay đổi đối với từng thư mục riêng bằng tùy chọn Mailbox Cleanup option.
Outlook sẽ các định thời gian của từng thư mục dựa trên các thông tin sau:
Emails – ngày nhận hoặc ngày cuối cùng thực hiện chỉnh sửa và lưu tin nhắn ( chỉnh sửa, xuất, sao chép…).
Lịch (lịch họp, sự kiện và các buổi hẹn) – ngày nhận hoặc ngày cuối cùng thực hiện chỉnh sửa và lưu. Các tệp định kì sẽ không được tự động lưu trữ.
Công việc – Lựa chọn giữa ngày muộn hơn giữa hai ngày hoàn thành hoặc ngày cuối cùng thực hiện chỉnh sửa. Mở các công việc ( các công việc không đánh dấu là đã hoàn thành) sẽ không được tự động lưu trữ.
Ghi chú và các mục nhật ký – ngày mà một mục đã được tạo hoặc sửa đổi lần cuối.
Nếu bạn muốn lưu trữ các mục theo ngày nhận hoặc ngày hoàn thanh, hãy làm theo các hướng dẫn sau: How to archive emails by received date.
Cách bỏ một thư mục cụ thể khỏi Tự động lưu trữ hoặc áp dụng các cài đặt khác.
Để ngăn việc tự động lưu trữ chạy trong một thư mục nhất định hoặc thiết lập các lịch và tùy chọn cho thư mục đó, hãy làm theo các bước sau:
Nhấp chuột phải vào thư mục, sau đó chọn Properties… trong danh sách thư mục.
Trong thư mục Properties, làm một theo những bước sau:
Để bỏ thư mục khỏi lưu trữ tự động, chọn mục Do not archive items in this folder
Để lưu trữ thư mục khác nhau, chọn Lưu trữ thư mục này bằng các cài đặt này, và thiết lập các tùy chọn mong muốn:
Chu kỳ mà sau đó các mục nên được di chuyển đến kho lưu trữ;
Sử dụng thư mục lưu trữ mặc định hoặc thư mục khác hay không
Xoá vĩnh viễn các mục cũ mà không lưu trữ..
Nhấp OK để lưu thay đổi.
! Bạn có thể sử dụng phương pháp này để tự động xóa các email cũ khỏi các thư mục Deleted Items và Junk E-mail. Chi tiết các bước như sau:
Cách tạo thư mục lưu trữ trong Outlook
Nếu bạn chọn tùy chọn Hiển thị kho lưu trữ (Show archive folder) trong danh sách thư mục khi cài đặt tính năng tự động lưu trữ trong Outlook, thư mục Archives sẽ tự động xuất hiện trong thanh Điều hướng. Nếu bỏ chọn, bạn có thể hiển thị thư mục Outlook Archive theo cách này:
Tắt tính năng tự động lưu trữ trong Outlook
Để tắt tính năng Tự động lưu trữ, mở hộp thoại AutoArchive Settings, và bỏ chọn hộp Run AutoArchive mỗi N ngày.
Cách lưu trữ trong Outlook thủ công (email, lịch, nhiệm vụ và các thư mục khác)
Nếu bạn không muốn lưu trữ tự động, bạn có thể lưu trữ email và các mục khác theo cách thủ công bất cứ khi nào bạn muốn. Bằng cách này, bạn có thể kiểm soát nhiều hơn đối với những mục cần lưu giữ và mục nào để di chuyển đến kho lưu trữ, nơi lưu trữ tệp lưu trữ, v.v …
Trong Mục lưu trữ các mục cũ hơn( Archive items older than) , nhập ngày chỉ định độ cũ của một mục trước khi nó có thể được di chuyển đến thư mục lưu trữ.
Nhấp vào nút Duyệt (Browse) nếu bạn muốn thay đổi vị trí mặc định của tệp lưu trữ.
Nếu bạn muốn lưu trữ các mục bị loại trừ khỏi lưu trữ tự động, hãy chọn mục Bao gồm các hộp kiểm “Không lưu trữ tự động” (Include items with “Do not AutoArchive”)
Cuối cùng, chọn OK, và Outlook sẽ bắt đầu tạo một kho lưu trữ ngay lập tức. Ngay sau khi quá trình hoàn tất, thư mục Lưu trữ sẽ xuất hiện trong Outlook của bạn.
Lưu ý:
Để lưu trữ một vài thư mục bằng các cài đặt khác nhau, ví dụ: Giữ các mục trong thư mục Đã gửi của bạn lâu hơn trong thư mục Bản nháp, lặp lại các bước trên cho từng thư mục riêng lẻ và lưu tất cả các thư mục vào cùng một tệp chúng tôi Nếu bạn chọn tạo một vài tệp tin lưu trữ khác nhau, mỗi tệp sẽ thêm thư mục Lưu trữ riêng vào danh sách thư mục của bạn.
Outlook Archive duy trì cấu trúc thư mục hiện có. Ví dụ: nếu bạn chọn lưu trữ chỉ một thư mục, và thư mục đó có thư mục gốc, một thư mục gốc rỗng sẽ được tạo trong kho lưu trữ.
Các tệp lưu trữ Outlook Archive lưu ở đâu? Như đã biết, lưu trữ Outlook là một loại tập tin tệp tin Outlook Data (.pst). Tệp chúng tôi được tự động tạo khi lưu trữ tự động lần đầu tiên chạy hoặc khi bạn lưu trữ email theo cách thủ công. Vị trí tệp lưu trữ phụ thuộc vào hệ điều hành được cài đặt trên máy tính của bạn. Trừ khi bạn thay đổi vị trí mặc định khi cấu hình cài đặt lưu trữ, bạn có thể tìm tệp lưu trữ ở một trong những nơi sau:
Đối với các phiên bản Outlook 2010, Outlook 2013 và Outlook 2016
Đối với các phiên bản từ Outlook 2007 trở về trước
Cách tìm vị trí tệp lưu trữ trên máy của bạn
Nếu bạn không thể tìm thấy tệp .pst tệp lưu trữ ở bất kỳ vị trí nào ở trên, rất có thể bạn đã chọn lưu trữ ở nơi khác khi định cấu hình cài đặt lưu trữ tự động.
Trong hộp thoại Account Settings, chuyển sang tab Data Files
Trong số các tệp khác, bạn sẽ thấy vị trí hiện tại của tệp chúng tôi (hoặc bất kỳ tên nào bạn cung cấp cho tệp lưu trữ của bạn).
Để tới thư mục chứa một tệp lưu trữ nào đó, hãy chọn tệp tin mong muốn và nhấp vào Open File Location.
Cách thay đổi vị trí hiện có của tệp lưu trữ Outlook của bạn
Nếu vì lý do nào đó bạn cần phải di chuyển vị trí lưu trữ hiện tại của Outlook, chỉ cần di chuyển tệp .pst đã lưu trữ vào một thư mục mới sẽ tạo tệp tin chúng tôi mới được tạo ở vị trí mặc định vào lần tiếp theo khi Outlook AutoArchive của bạn chạy.
Để di chuyển thư mục lưu trữ của Outlook hãy thực hiện theo các bước sau.
Tắt lưu trữ trong Outlook
Di chuyển tệp lưu trữ đến vị trí bạn muốn.
Đóng Outlook, duyệt đến vị trí của tệp .pst đã lưu trữ của bạn và sao chép nó vào thư mục bạn chọn. Khi kho lưu trữ Outlook của bạn được sao chép, bạn có thể xóa tệp gốc. Mặc dù, một cách an toàn hơn sẽ được đổi tên nó thành chúng tôi và giữ cho đến khi bạn đã chắc chắn rằng các tập tin sao chép đang làm việc.
Kết nối lại tệp chúng tôi đã được di chuyển
Thay đổi cài đặt Outlook Auto Archive của bạn
Cuối cùng là sửa đổi cài đặt Tự động lưu trữ để giờ Outlook sẽ di chuyển các mục cũ sang vị trí mới của tệp .pst đã được lưu trữ của bạn. Nếu không, Outlook sẽ tạo một tệp chúng tôi khác ở vị trí ban đầu.
Cách xóa thư mục đã xóa và email rác tự động
Để tự động xóa các mục cũ khỏi các thư mục Deleted Items và Junk E-mail, hãy đặt Outlook AutoArchive chạy mỗi vài ngày và sau đó cài đặt cho các thư mục trên:
Chọn thư mục Lưu trữ thư mục này bằng cách sử dụng các cài đặt này và chọn số ngày bạn muốn để làm sạch các mục cũ hơn.
Chọn Xóa vĩnh viễn mục cũ và nhấp vào OK.
Chú thích. Các mục cũ hơn sẽ bị xóa khỏi các thư mục Rác và Xóa các mục trong lần chạy Tự động tiếp theo. Ví dụ nếu bạn đã cài đặt Tự động lưu trữ để chạy mỗi 14 ngày, các thư mục sẽ được làm sạch ra mỗi 2 tuần một lần. Nếu bạn muốn xoá các email rác thường xuyên hơn, hãy đặt một khoảng thời gian ít hơn đối với tính năng tự động tự động lưu trữ của Outlook.
Cách lưu trữ email theo ngày nhận
Cài đặt mặc định của Outlook AutoArchive xác định tuổi thọ của thư mục ngày nhận / ngày hoàn thành hoặc sửa đổi, tùy vào thời điểm nào muộn hơn. Nói theo cách khác thì, nếu sau khi nhận được một email hoặc đánh dấu một công việc hoàn thành, bạn thực hiện bất kỳ thay đổi cho một mục (ví dụ như nhập hay xuất tệp tin, chỉnh sửa, sao chép, đánh dấu là đã đọc hoặc chưa đọc), ngày sửa đổi cũng sẽ thay đổi và mục đã đó cũng không được chuyển đến thư mục đã lưu cho đến khi tuổi thọ của chúng kết thúc.
Nếu bạn muốn Outlook bỏ qua ngày sửa đổi, bạn có thể cài đặt lưu trữ theo các ngày sau:
Emails – ngày nhận
Lịch- lịch các cuộc họp, sự kiện hoặc buổi gặp gỡ
Công việc – ngày hoàn thành
Ghi chú – ngày chỉnh sửa cuối cùng
Nhật ký hành trình – ngày tạo lập
Ghi chú. Giải pháp này yêu cầu thay đổi đăng ký trước đó, vì vậy lời khuyên là hãy sử dụng nó rất cẩn thận vì những vấn đề nghiêm trọng có thể xảy ra nếu sửa đổi không chính xác. Để cẩn thận, hãy nhớ sao lưu đăng ký trước khi sửa đổi nó. Nếu bạn làm việc trong môi trường doanh nghiệp, tốt hơn là bạn nên để quản trị viên của bạn làm việc này để đảm bảo an toàn.
Đối với người mới sử dụng, hãy kiểm tra phiên bản Outlook của bạn. Nếu bạn đang sử dụng Outlook 2010, hãy chắc chắn cài đặt hotfix tháng 4 năm 2011 cho Outlook 2010 và người dùng Outlook 2007 cần phải cài đặt bản hotfix tháng 12 năm 2010. Outlook 2013 và Outlook 2016 không yêu cầu bất kỳ bản cập nhật bổ sung nào.
Trên menu Edit, trỏ chuột vào New, chọn Giá trị DWORD (32 bit), nhập tên của nó là ArchiveIgnoreLastModifiedTime và nhấn Enter. Kết quả thu được như sau:
Tính năng tự động lưu trữ của Outlook không hoạt động – Nguyên nhân và cách khắc phục
Nếu Lưu trữ trong Outlook hoặc Tự động lưu trữ không hoạt động như mong đợi hoặc bạn gặp sự cố khi tìm các email lưu trữ trong Outlook, các mẹo khắc phục sự cố sau đây có thể giúp bạn xác định nguồn của sự cố.
Tuỳ chọn Lưu trữ và Tự lưu trữ không có trong Outlook
Có nhiều khả năng bạn đang sử dụng hộp thư Exchange Server hoặc tổ chức của bạn có chính sách lưu giữ thư để ghi đè lên tính năng Tự động lưu trữ của Outlook, Ví dụ: Quản trị viên của bạn đã vô hiệu hóa chúng để làm Group Policy. Trong trường hợp này, hãy kiểm tra chi tiết với quản trị viên hệ thống của bạn.
Tự động lưu trữ được định cấu hình nhưng không chạy
Nếu tất cả Lưu trữ Tự động Tự động của Outlook đã ngừng hoạt động, hãy mở cài đặt Tự động lưu trữ và đảm bảo chọn hộp kiểm Chạy Tự động lưu trữ mỗi N ngày.
Một mục cụ thể không bao giờ được lưu trữ
Có hai lý do thường xuyên cho một mục nhất định được loại trừ khỏi lưu trữ tự động:
Ngày sửa đổi của mục là ngày mới hơn ngày thiết lập để lưu trữ. Tham khảo cách khắc phục tại Cách lưu trữ các mục theo ngày nhận được hoặc đã hoàn thành.
Bạn cũng có thể thêm trường Không Tự động Phục hồi vào chế độ xem Outlook của bạn để có được tổng quan về các mục mà tùy chọn này được chọn.
Thư mục lưu trữ bị thiếu trong Outlook
Nếu thư mục Kho lưu trữ không xuất hiện trong danh sách thư mục, hãy mở cài đặt Tự động lưu trữ và xác minh rằng tùy chọn Hiển thị kho lưu trữ trong danh sách thư mục đã được chọn. Nếu thư mục Lưu trữ vẫn không hiển thị, hãy mở tệp dữ liệu Outlook theo cách thủ công, như được giải thích ở đây.
Tệp chúng tôi bị lỗi hoặc bị hỏng
Khi tệp chúng tôi bị hỏng, Outlook không thể di chuyển bất kỳ mục mới nào vào nó. Trong trường hợp này, đóng Outlook và sử dụng Công cụ sửa chữa Hộp thư đến (scanpst.exe) để sửa chữa tệp .pst đã lưu trữ của bạn. Nếu nó không hoạt động, giải pháp duy nhất là tạo một kho lưu trữ mới.
Hộp thư Outlook hoặc tệp lưu trữ có kích thước tối đa
Một tệp tin chúng tôi hoặc .pst đầy đủ cũng có thể ngăn không cho Outlook Archive hoạt động.
Nếu tệp chúng tôi đã đạt đến giới hạn, hãy dọn sạch nó bằng cách xóa các mục cũ hoặc tạo tệp lưu trữ mới.
Nếu tệp tin .pst chính đã đạt đến giới hạn, hãy thử xóa một số mục cũ thủ công hoặc để trống thư mục Deleted Items hoặc di chuyển một số mục vào kho lưu trữ của bạn thủ công hoặc yêu cầu quản trị viên tạm thời tăng kích thước hộp thư của bạn và sau đó Chạy Tự động lưu trữ hoặc lưu trữ các mục cũ thủ công.
Giới hạn mặc định cho các tệp .pst là 20 GB trong Outlook 2007 và 50 GB trong Outlook 2010, Outlook 2013 và Outlook 2016.
Ngoài ra Học Excel Online xin giới thiệu với các bạn khóa học
Cách Cài Đặt Email Trong Outlook
Microsoft Outlook là một ứng dụng quen thuộc với giới nhân viên văn phòng, nhưng đôi khi chúng ta đặt câu hỏi, làm thế nào để cài đặt email vào trong Outlook? Hoặc làm thế nào để sao lưu file email data tránh bị mất khi cài đặt lại máy?
Trong giới hạn bài viết này, mình chọn Gmail làm ví dụ minh họa, tùy thuộc vào hệ thống email của công ty các bạn sẽ có thiết lập khác nhau.
Làm thế nào để khởi động Outlook?
POP3 và IMAP có gì khác biệt? Bạn phải chọn POP3 hay IMAP?
Với IMAP cho phép bạn đồng bộ hóa theo thời gian thực, theo đó bạn có thể đọc email ở nhiều thiết bị khác nhau. Và khi bạn xóa thư cũng đồng nghĩa sẽ xóa trên máy chủ. Tất nhiên khi xóa thư, thư sẽ vào thùng rác và sẽ bị xóa sau 30 ngày.
Với POP3, nếu bạn có hai thiết bị thiết lập đồng thời theo POP3, thì máy nào tải thư về trước thì máy sau sẽ bị bỏ qua thư đó. Nguyên tắc “ai đến trước thì người đó hưởng”. Để hạn chế việc bỏ lỡ, ta chỉ nên thiết lập 1 máy duy nhất dùng POP3, còn lại ta nên để theo IMAP. Mặc định khi bạn cài đặt ở trên điện thoại chẳng hạn, thì thường nó sẽ theo phương thức IMAP.
Cài đặt Outlook như thế nào cho đúng và cách sao lưu file Data trong Outlook?
Thường khi bạn khởi động Outlook, lúc này Outlook sẽ khởi tạo cho bạn một file Personal Data (.pst) ở trong thư mục mặc định nằm trên ổ C. Thường thì khi cài đặt lại Hệ điều hành Windows, rất nhiều bạn quên đi việc phải sao lưu lại email Outlook, lúc này khi cài đặt lại sẽ Format xóa trắng ổ đĩa C.
Thiết lập Mail trong Control Panel.
Theo thói quen, nhiều bạn sẽ mở ngay Outlook trong khi chưa thiết lập gì cả. Nhưng lời khuyên ở đây, ta nên thiết lập Mail thông qua Control Panel. Lúc này, ta hoàn toàn chủ động trong việc khởi tạo, mà không phải xóa hay làm nhiều bước khác nhau.
Bước 1: Mở thiết lập Mail trong Control Panel
Để thiết lập email, bạn vào Control Panel, chọn Mail.
Ở cửa sổ Profiles, bạn có thể quản lý khởi tạo, chỉnh sửa hoặc xóa đi các Profiles sẵn có.
Bước 3: Cửa sổ thiết lập Email trong Account Settings
Ta chọn New… trong tab Email của cửa sổ Account Settings để thêm email mới vào.
Bạn chọn lần lượt như trong ảnh bên dưới, và điền các thông tin theo tài khoản của bạn
Mục [3]: Ta điền đầy đủ thông tin tài khoản có đầy đủ luôn cả email, cũng như các thông số mặc định của Gmail như: chúng tôi cho POP3, chúng tôi cho IMAP. Riêng về mật khẩu, tạm thời bạn không nên điền vào.
Mục [4]: Bạn có thể chọn New Outlook Data file, hoặc tùy chọn lại để email có thể đổ về Outlook Data file sẵn có của bạn [x] Existing Outlook Data File mà mình đã nêu ở phần cài đặt Outlook.
Bạn chọn OK để xác nhận thiết lập ở cửa sổ Internet Email Settings… Vậy là cơ bản ta đã thiết lập xong và đúng thông số. Tuy nhiên, do tính năng bảo mật, Google đòi hỏi chúng ta phải bật cho phép Outlook tải mail về. Và chúng ta còn 2 bước nữa sẽ hoàn tất việc cài đặt đó là: Bật POP3 và cho phép [x] Less Secure App Access. Vì vậy, bạn tạm thời thu nhỏ cửa sổ thiết lập Mail xuống, và ta mở trình duyệt web để thiết lập các bước tiếp theo.
Bước 5: Bật POP3 trong webmail của Gmail
Bạn cần đăng nhập vào gmail trên website chúng tôi sau đó chọn Settings và chọn tab Forwarding and POP/IMAP. Sau đó tùy chọn Enable cho POP download, IMAP access. Sau đó chọn Save để lưu thay đổi trên webmail.
Sau bước 5, bạn cần làm thêm 1 thao tác nữa, thì lúc này Outlook mới có thể tải email về. Nếu bạn thiết lập Outlook, nhập đúng mật khẩu, nhưng thiếu bước 6 này thì Gmail sẽ khóa tài khoản của bạn tạm thời. Vì với Gmail, Outlook được xem là chương trình bảo mật thấp.
Thực tế đúng là rất thấp, bạn có bao giờ nghĩ, người khác sẽ xem được mật khẩu của bạn trong Outlook? Hãy tìm hiểu ở cuối bài viết này.
Trở lại bước 6, ta sẽ vào trong Manage Your My Account, sau đó chọn Security, và Turn on access (not recommended) để cho phép Outlook tải email về.
Tăng giới hạn dung lượng cho file PST.
Với Office 2003 và Office 2007, thì kích thước giới hạn tối đa của file PST là 20GB. Nếu file PST của bạn có kích thước lớn hơn 20GB, thì bạn sẽ không thể mở được file. Thường thì lúc này bạn sẽ cảm giác Outlook của bạn rất chậm chạp, lý do vì sao? Với một file có dung lượng quá lớn thì việc đọc và ghi dữ liệu sẽ gây chậm quá trình xử lý. Và ta có 2 cách để sửa lỗi trên:
Cách 1: Sao lưu Archive thư cũ sang cây dữ liệu lưu trữ.
Bạn có thể hình dung thế này, bạn đang phải xách một cái thùng 20 lít nước đi một quảng đường xa. Mệt không? Thanh niên thì còn hăng say, lớn chút chống gậy đi còn không nỗi, thì ta làm gì? Phải chia bớt cho thanh niên.
Thùng nước 20 lít đó, ta rót ra những dung tích đã cũ theo mốc thời gian ta quy ước. Lúc này, bạn bớt được 5 lít nước của 2 năm về trước, và thêm 5 lít nước của năm ngoái. Cuối cùng ta bớt đi 10 lít nước của các năm cũ vào trong một thùng. Cuối cùng, ta chỉ còn 10 lít nước của năm hiện tại. Rõ ràng máy của bạn sẽ nhẹ đi nhiều đúng không?
Cách 2: Chỉnh sửa thiết lập giới hạn tối đa dung lượng của file PST.
Microsoft cho phép bạn có thể tùy chỉnh các thiết lập giới hạn tối đa file PST lên tới 50GB. Để thực hiện thao tác này, đòi hỏi bạn phải chỉnh sửa trong REGEDIT, vì vậy bạn cần tìm hiểu và sao lưu REGISTRY trước khi chỉnh sửa.
Đường dẫn vị trí Registry của file PST Outlook
Phiên bản Office Vị trí chính sách cho các mục đăng ký nằm trong đường dẫn sau trong Registry Editor Vị trí ưu tiên người dùng cho các mục đăng ký nằm trong đường dẫn sau trong Registry EditorOutlook 2013
HKEY_CURRENT_USERSoftwarePoliciesMicrosoftOffice15.0OutlookPST
HKEY_CURRENT_USERSoftwareMicrosoftOffice15.0OutlookPST
Outlook 2010
HKEY_CURRENT_USERSoftwarePoliciesMicrosoftOffice14.0OutlookPST
HKEY_CURRENT_USERSoftwareMicrosoftOffice14.0OutlookPST
Outlook 2007
HKEY_CURRENT_USERSoftwarePoliciesMicrosoftOffice12.0OutlookPST
HKEY_CURRENT_USERSoftwareMicrosoftOffice12.0OutlookPST
Outlook 2003
HKEY_CURRENT_USERSoftwarePoliciesMicrosoftOffice11.0OutlookPST
HKEY_CURRENT_USERSoftwareMicrosoftOffice11.0OutlookPST
Outlook 2016
HKEY_CURRENT_USERSoftwarePoliciesMicrosoftOffice16.0OutlookPST
HKEY_CURRENT_USERSoftwareMicrosoftOffice16.0OutlookPST
Kích thước tối đa cho Outlook 2016, 2013 và 2010
Kích thước tối đa cho Outlook 2007 và Outlook 2003
Làm thế nào để lấy lại mật khẩu đã thiết lập trong Outlook?
Bạn vẫn còn nhớ trong bài viết này, mình đã nói rằng Outlook là chương trình có độ bảo mật thấp không!? Vì sao nói như vậy? Đó là vì, bạn hoàn toàn có thể lưu mật khẩu, và có thể xem được mật khẩu đó!
Bảo mật tài khoản Gmail khi dùng trên Outlook.
Vậy thì từ việc có thể thấy được mật khẩu của bạn, vô tình ai đó biết được mật khẩu sẽ ảnh hưởng tới tài khoản Gmail của bạn. Chúng ta cần làm gì để bảo vệ mình?
Thật may, Google cho phép chúng ta tạo ra mật khẩu ứng dụng. Nghĩa là với ứng dụng Outlook bạn có thể khởi tạo một mật khẩu riêng, và chỉ có thể dùng ở ứng dụng chứ không thể login vào webmail hay can thiệp tài khoản Gmail của bạn.
Việc này, đòi hỏi chúng ta phải bật chế độ bảo mật 2 lớp trong phần Security của Google My Account.
Bật chế độ bảo mật 2 lớp
Ở thao tác này đòi hỏi bạn sẽ xác nhận thông qua các ứng dụng bảo mật: Có thể là thông qua số điện thoại (SMS/Call), ứng dụng Google Authenticator,…
Tạo mật khẩu ứng dụng trong Google
Vậy là xong cái nhìn tổng thể về việc cài đặt, sử dụng Gmail trong Outlook. Nếu bạn đang dùng Gmail với Outlook hãy bật ngay tính năng bảo mật 2 lớp, và khởi tạo mật khẩu ứng dụng. Đó là cách tốt nhất có thể bảo vệ bạn.
Mình là Duy Nguyễn, 18 tuổi+ đến từ HocExcel.Online! Rất vui được chia sẻ và hẹn gặp lại!
Làm Việc Với Các Công Thức Ngày Và Giờ Trong Excel
Nếu bạn thường xuyên sử dụng Excel, tôi chắc chắn rằng bạn đã từng bắt gặp ngày và giờ trong các ô của bạn. Dữ liệu thường có một bản ghi khi nó được tạo ra hoặc cập nhật, vì vậy, biết cách làm thế nào để làm việc với dữ liệu này là điều cần thiết.
Cách định dạng ngày trong Excel để chúng xuất hiện theo định dạng ưa thích của bạn
Các công thức để tính toán số ngày, tháng, và năm giữa hai thời điểm
Một công thức date trong Excel để xuất ra thời điểm của ngày hôm nay, và một phím tắt để thêm thời điểm hiện tại
Microsoft Excel cơ bản có thể làm bất cứ điều gì với dữ liệu, miễn là bạn chỉ cần biết cách làm. Hướng dẫn này là một bước quan trọng khác để thêm những kỹ năng vào bộ công cụ Excel của bạn. Hãy bắt đầu nào.
Các hàm ngày và giờ trong Excel (Video hướng dẫn)
Video hướng dẫn này sẽ hướng dẫn bạn đi qua cách để làm việc với ngày tháng và giờ trong Excel. Tôi khái quát định dạng ngày tháng với các kiểu khác nhau, cũng như các công thức ngày trong Excel để tính toán và làm việc với ngày. Hãy chắc chắn tải về cuốn bài tập bảng tính Excel miễn phí với các bài tập mà tôi đã đính kèm với hướng dẫn này.
Hãy đọc tiếp tài liệu tham khảo hướng dẫn về cách định dạng ngày và giờ trong Excel, và làm việc với chúng trong các công thức của bạn. Tôi còn sẽ chia sẻ một vài lời khuyên mà không được khái quát ở trong video hướng dẫn.
Nhập ngày tháng và giờ trong Excel
Đối với phần này của hướng dẫn, sử dụng tab có tiêu đề “Typing Dates & Times” trong bài tập ví dụ.
1. Cách nhập ngày
Tôi khuyên bạn nên nhập ngày theo cùng một định dạng được sử dụng trong hệ thống của bạn. Đối với độc giả người Mỹ của chúng tôi, một ngày đầy đủ sẽ trong định dạng ” ngày/tháng/năm“. Kiểu châu Âu là ” tháng/ngày/năm.”
Khi tôi nhập ngày, tôi luôn luôn nhập vào ngày đầy đủ cùng với tháng, ngày và năm. Nếu tôi chỉ muốn hiển thị tháng và năm, tôi sẽ chỉ cần định dạng nó theo cách đó (Bạn sẽ rõ trong chốc lát nữa).
2. Cách nhập thời gian
Rất dễ dàng để nhập thời gian trong Excel. Chúng ta có thể chỉ định bất cứ điều gì từ chỉ là một giờ trong ngày, đến chính xác từng giây mà một thứ gì đã diễn ra.
Nếu tôi muốn nhập thời gian là 4PM, tôi gõ “4 pm” vào một ô trong Excel và sau đó nhấn Enter:
Lưu ý sau khi chúng ta nhấn Enter, Excel chuyển đổi những gì chúng tôi đã nhập vào thành một định dạng dữ liệu giờ:phút:giây.
Đây là cách để nhập một thời gian cụ thể trong bảng tính của bạn:
Điều quan trọng là sử dụng các dấu hai chấm để phân chia phần dữ liệu thời gian, và sau đó thêm một khoảng trắng cộng với “AM” hoặc “PM.”
3. Cách nhập ngày và giờ kết hợp
Bạn cũng có thể nhập kết hợp ngày và giờ trong Excel cho các timestamp cụ thể.
Để nhập một sự kết hợp ngày giờ, chỉ cần sử dụng những gì chúng ta đã học được về cách nhập ngày và cách nhập giờ.
Chú ý rằng Excel chuyển đổi giờ sang một định dạng 24 giờ khi nó được sử dụng kết hợp với một ngày, theo mặc định. Nếu bạn muốn thay đổi kiểu của ngày này, hãy đọc tiếp.
Bonus: Phím tắt Excel cho thời gian hiện tại
Một trong những phím tắt yêu thích của tôi Excel để chèn vào thời gian hiện tại vào một bảng tính. Tôi thường sử dụng công thức này, khi tôi để ý thấy khi tôi đã thực hiện một thay đổi dữ liệu của tôi. Hãy thử nó:
Control + Shift + ;
Định dạng ngày tháng trong Excel
Phần này của hướng dẫn, sử dụng tab có tiêu đề “Formatting Dates & Times” trong bài tập ví dụ.
Bạn có thể làm gì khi ngày tháng của bạn theo kiểu châu Âu? Có nghĩa là, chúng đang ở trong một định dạng ngày-tháng-năm, và bạn cần phải chuyển đổi chúng sang các định dạng quen thuộc hơn tháng-ngày-năm?
Tất cả các ô này có chứa cùng một dữ liệu, chúng chỉ đang định dạng theo những cách khác nhau.
Trong ảnh chụp màn hình ở trên, những thứ làm bạn ngạc nhiên là tất cả sáu ô đều có chứa chính xác cùng một dữ liệu – “1/22/2017.” Những sự khác nhau là cách chúng đang được định dạng trong Excel. Các dữ liệu ban đầu là giống hệt nhau, nhưng nó có thể được định dạng để hiển thị theo nhiều cách khác nhau.
Trong hầu hết các trường hợp, tốt hơn là sử dụng định dạng để thay đổi kiểu hiển thị ngày tháng của chúng ta. Chúng ta không cần phải sửa đổi bản thân các dữ liệu – chỉ cần thay đổi cách trình bày.
Định dạng các ô Excel
Để thay đổi định dạng của dữ liệu ngày tháng và giờ của chúng ta, hãy chắc chắn rằng bạn đang làm việc trên tab Home của Excel. Trên Ribbon (trình đơn ở bên trên của Excel), tìm phần có nhãn Number.
Có một mũi tên nhỏ ở góc dưới bên phải của phần đó. Nhấp vào nó để mở menu Format Cells.
Để định dạng các ô trong Excel với kiểu có sẵn, hãy chắc chắn rằng bạn đang làm việc trên tab Home và nhấp vào mũi tên thả xuống bên cạnh từ “Number” trong ảnh chụp màn hình này.
Menu Format Cells có các tuỳ chọn khác nhau cho các kiểu ngày và giờ. Bạn có thể biến “1/22/2017” thành “Sunday, January 22nd” chỉ với định dạng. Sau đó, bạn có thể lấy format painter và thay đổi tất cả các định dạng trên các ô của bạn.
Menu Format Cells cho phép bạn thay đổi kiểu hiển thị của ngày tháng và giờ mà không cần thay đổi ngày ban đầu của bạn.
Dành chút thời gian để khám phá menu này và thử các kiểu khác nhau cho ngày và giờ Excel của bạn.
Lấy dữ liệu từ ngày và giờ
Giả sử rằng chúng ta có một danh sách các dữ liệu có ngày và giờ rất cụ thể, và chúng ta muốn để có được phiên bản đơn giản của những công thức đó. Có thể chúng ta có một danh sách các ngày giao dịch chính xác, nhưng chúng ta muốn làm việc với chúng ở một mức độ cao hơn, nhóm chúng theo năm hoặc tháng.
Bạn có thể lấy năm từ một ngày với công thức Excel này:
Chỉ lấy tháng từ một ô ngày, sử dụng công thức Excel sau:
Tìm sự khác biệt giữa ngày và giờ
Đối với phần này của hướng dẫn, sử dụng tab có tiêu đề “DATEDIF” trong bài tập ví dụ.
Trong khi các định dạng được sử dụng để thay đổi cách ngày và giờ được trình bày, thì công thức trong Excel được sử dụng để sửa đổi, tính toán, hoặc làm việc với ngày tháng và thời gian bằng cách lập trình.
Công thức DATEDIF là công thức mạnh mẽ để tính toán khoảng cách giữa các ngày. Nhập vào công thức hai ngày và và nó sẽ trả về số ngày, tháng, và năm giữa hai ngày này. Hãy xem cách làm thế nào để sử dụng nó.
1. Số ngày giữa hai ngày
Công thức ngày này trong Excel sẽ tính toán số ngày giữa hai ngày:
Công thức lấy hai ô, ngăn cách bởi dấu phẩy, và sau đó sử dụng một “d” để tính toán khoảng cách giữa hai ngày.
Công thức DATEDIF lấy hai ô ngày và tính toán số ngày giữa chúng.
Tính toán sự khác nhau giữa hôm nay và ngày sinh của bạn để bắt đầu đếm ngược ngày sinh nhật
2. Số tháng giữa hai ngày
DATEDIF cũng tính toán số tháng giữa hai ngày. Công thức ngày trong này trong Excel là rất giống, nhưng thay thế “d” bằng một “m” để tính toán sự khác biệt bằng số tháng:
Với tôi, có ba tháng giữa ngày 1 tháng 1 và ngày 31 tháng 3 (Tất cả các ngày của tháng một, tháng hai, và tháng ba.) Tuy nhiên, vì Excel sử dụng các tháng đủ, nó chỉ sẽ xem tháng một và tháng hai là tháng đầy đủ, toàn bộ tháng, do đó, kết quả là “2.”
Đây là cách ưa thích của tôi để tính toán số tháng giữa hai ngày. Chúng ta sẽ tìm thấy sự khác biệt bằng ngày, và sau đó chia nó bằng số ngày trung bình trong một tháng – 30.42.
Hãy áp dụng công thức DATEDIF tuỳ biến cho hai ngày:
Tốt hơn rồi. Kết quả 2,99 là rất gần 3 tháng đầy đủ, và điều này sẽ hữu ích hơn nhiều trong các công thức sau này.
Tài liệu chính thức của Excel có một phương pháp phức tạp để tính toán tháng giữa các ngày, nhưng đây là một cách gần giống nhưng đơn giản và dễ dàng. Viết một công thức Excel tốt là việc tìm kiếm điểm chính xác và đơn giản, và công thức này đã làm được cả hai.
3. Các năm giữa hai ngày
Cuối cùng, hãy tính số năm giữa hai ngày. Cách chính chủ để tính toán năm giữa các ngày là với công thức sau:
Lưu ý rằng điều này giống như các công thức DATEDIF trước đây của chúng ta, nhưng chúng ta đơn giản chỉ cần thay thế phần cuối cùng của công thức với “y” để tính toán số năm giữa hai ngày. Hãy xem nó bằng ví dụ sau:
Lưu ý rằng công thức này hoạt động như DATEDIF cho các tháng: nó chỉ đếm năm đủ đã trôi qua. Tôi thích bao gồm năm đã đi qua một phần. Đây là công thức DATEDIF tốt hơn cho năm:
=(DATEDIF(A1,B2,"d")/365)
Về cơ bản, chúng ta chỉ lấy ngày khác nhau trong các ngày, và sau đó chia cho 365 để tính toán nó như là một năm. Đây là kết quả:
DATEDIF cực kỳ mạnh mẽ, nhưng đề phòng cách nó hoạt động: nó sẽ chỉ tính toán các tháng đủ hoặc năm đủ theo mặc định. Sử dụng các phiên bản sửa đổi của tôi để các kết quả chính xác hơn .
Bonus: Số ngày làm việc giữa hai ngày
Các công thức Excel ngày đã khái quát ở trên tập trung vào số ngày giữa hai ngày. Tuy nhiên, đôi khi rất hữu ích chỉ cần tính toán số ngày làm việc (về cơ bản là các ngày trong tuần) giữa hai ngày.
Trong trường hợp này, chúng ta sẽ sử dụng =NETWORKDAYS để tính toán số lượng các ngày làm việc giữa hai ngày.
Nếu bạn đã biết những ngày lễ mà bạn muốn loại trừ, hãy xem tài liệu chính thức của NETWORKDAYS.
Tóm tắt và tìm hiểu thêm
Ngày và giờ phổ biến đối bảng tính. Các công thức ngày trong Excel và các tùy chọn định dạng là hữu ích. Các kỹ thuật trong hướng dẫn này có thể nâng cao các kỹ năng Excel lên cấp độ cao hơn do đó bạn có thể kết hợp dữ liệu ngày liên tục vào trong các bảng tính của bạn.
Bạn đã thêm một kỹ năng vào hộp công cụ Excel của bạn – tại sao phải ngừng ở đây? Hãy kết nối các công thức và các kỹ năng Excel để tạo ra bảng tính mạnh mẽ. Để tiếp tục tìm hiểu thêm về làm việc với bảng tính Excel, hãy kiểm tra các tài nguyên khác:
Câu lệnh IF là câu lệnh logic được tích hợp trong bảng tính của bạn hiển thị kết quả dựa trên điều kiện. Bạn có thể kết hợp một câu lệnh IF với một phạm vi ngày để hiển thị dữ liệu dựa trên thời gian hoặc ngày. Hãy xem hướng dẫn này để tìm hiểu chúng.
Bạn có thể kết hợp hướng dẫn VLOOKUP với các công thức ngày và giờ để chọn các giá trị dựa trên ngày hoặc giờ.
Tìm và loại bỏ trùng lặp là một chức năng Excel được sử dụng trong việc kết hợp với dữ liệu ngày và giờ, vì nó thường là một trong các mảng dữ liệu tốt nhất để kiểm tra các trùng lắp.
Làm Cách Nào Để Chèn Khuôn Mặt Cười Trong Thư Email Outlook?
Làm cách nào để chèn khuôn mặt cười trong thư email Outlook?
Đôi khi, việc chèn hình mặt cười có thể trực tiếp thể hiện cảm xúc của bạn trong email. Để biết cách chèn mặt cười trong email Outlook, hãy làm theo hướng dẫn bên dưới.
Chèn mặt cười bằng phím nóng trong email Outlook
(1) Đặt con trỏ vào nơi bạn sẽ chèn một khuôn mặt cười và nhấn Giành chiến thắng + ;(dấu chấm phẩy) đồng thời để mở menu Biểu tượng cảm xúc, (2) nhấp để chèn bất kỳ biểu tượng cảm xúc nào bạn muốn chèn, sau đó (3) đóng menu. Xem ảnh chụp màn hình:
Lưu hình mặt cười dưới dạng mục nhập Văn bản tự động trong Outlook để dễ dàng sử dụng lại chỉ với một cú nhấp chuột trong tương lai
Chèn mặt cười vào thư email Outlook bằng Biểu tượng
2. Trong Mã hộp thoại, nhấn Biểu tượng Tab, sau đó chọn Wingdings trong Font danh sách thả xuống, và sau đó chọn khuôn mặt cười bạn cần. Cuối cùng bấm Chèn để chèn mặt cười đã chọn vào nội dung email nơi con trỏ của bạn đặt vào.
3. Khi hoàn tất việc chèn mặt cười, vui lòng nhấp vào Đóng nút để đóng Mã hộp thoại.
Chèn hình mặt cười trong email Outlook bằng cách nhập văn bản / số cụ thể
Bên cạnh phương pháp chèn mặt cười ở trên trong email Outlook, bạn có thể chèn hình mặt cười bằng cách nhập một số dấu cụ thể sau khi định cấu hình các dấu này làm mặt cười trong khi chèn. Hãy làm như sau.
2. Trong Mã hộp thoại, vui lòng nhấp vào Tự động sửa lỗi cái nút. Xem ảnh chụp màn hình:
3. Trong Tự động sửa trong Email hộp thoại và bên dưới Tự động sửa lỗi tab, bạn cần: 1). Cuộn thanh cuộn xuống để chọn hình mặt cười; 2). bên trong Thay thế hộp văn bản, vui lòng thay thế 🙂 bằng các văn bản hoặc số bạn muốn đánh dấu là hình mặt cười nhất định này trong tương lai. Trong trường hợp này, tôi thay thế 🙂 bằng số “001”; 3). Nhấp chuột Thêm . 4). Nhấp chuột OK .
4. Khi nó quay trở lại Mã hộp thoại, vui lòng nhấp vào Đóng . Kể từ bây giờ, khi bạn nhập số “001” với Không gian or Đi vào vào nội dung email, nó sẽ tự động chuyển sang hình mặt cười tương ứng.
Lưu khuôn mặt cười dưới dạng Văn bản tự động và sử dụng lại chúng bất kỳ lúc nào chỉ với một cú nhấp chuột
Nếu bạn đã tùy chỉnh nhiều số cho các dấu đặc biệt với phương pháp trên, bạn có thể quên số chính xác cho một dấu / mặt cười nhất định. Do đó, ở đây chúng tôi giới thiệu Kutools cho Excel’s Văn bản tự động tiện ích để hiển thị và liệt kê tất cả các khuôn mặt cười trong một ngăn và cho phép bạn sử dụng lại chúng bất kỳ lúc nào trong bất kỳ tin nhắn nào chỉ với một lần.
Kutools cho Outlook: Thêm hơn 100 công cụ tiện dụng cho Outlook, dùng thử miễn phí không giới hạn trong 60 ngày. Dùng thử miễn phí ngay bây giờ
1. Trong cửa sổ tin nhắn, hãy chọn khuôn mặt cười và nhấp vào Thêm nút trong ngăn Văn bản Tự động.
3. Bây giờ bạn sẽ thấy khuôn mặt cười đã chọn được thêm vào và liệt kê trong ngăn Văn bản Tự động.
Chỉ cần nhấp vào Chèn nút ngoài mặt cười, mặt cười sẽ được thêm vào tin nhắn hiện tại cùng một lúc.
Kutools cho Outlook: Thêm hơn 100 công cụ tiện dụng cho Outlook, dùng thử miễn phí không giới hạn trong 60 ngày. Dùng thử miễn phí ngay bây giờ
Demo: Lưu khuôn mặt cười dưới dạng Văn bản tự động và sử dụng lại chúng bất kỳ lúc nào chỉ với một cú nhấp chuột
Auto CC / BCC bởi các quy tắc khi gửi email; Tự động chuyển tiếp Nhiều Email theo tùy chỉnh; Tự động trả lời không có máy chủ trao đổi và các tính năng tự động khác …
Cảnh báo BCC – hiển thị tin nhắn khi bạn cố gắng trả lời tất cả nếu địa chỉ thư của bạn có trong danh sách BCC; Nhắc nhở khi thiếu tệp đính kèmvà các tính năng nhắc nhở khác …
Công cụ Tệp đính kèm: Quản lý Tất cả Tệp đính kèm trong Tất cả Thư, Tự động tách, Nén tất cả, Đổi tên tất cả, Lưu tất cả … Báo cáo nhanh, Đếm thư đã chọn…
Email rác mạnh mẽ Theo phong tục; Xóa thư và liên hệ trùng lặp… Cho phép bạn làm việc thông minh hơn, nhanh hơn và tốt hơn trong Outlook.
Cập nhật thông tin chi tiết về Cách Lưu Trữ Trong Outlook ( Emails, Công Việc, Lịch Và Các Mục Khác) trên website Hoisinhvienqnam.edu.vn. Hy vọng nội dung bài viết sẽ đáp ứng được nhu cầu của bạn, chúng tôi sẽ thường xuyên cập nhật mới nội dung để bạn nhận được thông tin nhanh chóng và chính xác nhất. Chúc bạn một ngày tốt lành!