Xu Hướng 2/2023 # Cách Lọc Dữ Liệu Trong Excel # Top 4 View | Hoisinhvienqnam.edu.vn

Xu Hướng 2/2023 # Cách Lọc Dữ Liệu Trong Excel # Top 4 View

Bạn đang xem bài viết Cách Lọc Dữ Liệu Trong Excel được cập nhật mới nhất trên website Hoisinhvienqnam.edu.vn. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi đã chia sẻ là hữu ích với bạn. Nếu nội dung hay, ý nghĩa bạn hãy chia sẻ với bạn bè của mình và luôn theo dõi, ủng hộ chúng tôi để cập nhật những thông tin mới nhất.

Cách lọc dữ liệu trong excel hay cách sử dụng autofiler – đây là tính năng tuyệt vời của excel. Sử dụng Autofiler trong excel 2007 2010 tuyệt vời hơn excel 2003 tương đối nhiều.

Một số điểm nổi bật của cách lọc dữ liệu trong excel 2007 2010 (autofilter)

Giao diện đẹp hơn

Tính năng lọc được nâng cấp

Hiển thị nhiều tính năng hơn excel 2003

Tên tiếng anh của chức năng lọc dữ liệu trong excel là: Autofilter

Trong autofilter có 2 phần chính:

Autofilter mặc định của excel

Advanced filter: chức năng lọc nâng cao của excel sẽ giúp các bạn lọc được theo nhiều điều kiện khác nhau, tùy ý của bạn. Thậm chí có thể di chuyển kết quả lọc được sang một vùng hoàn toàn mới.

1. Chức năng autofilter mặc định của excel (lọc dữ liệu mặc định trong excel)

1.1. Ứng dụng của chức năng lọc dữ liệu trong excel.

Theo yêu cầu quản trị của quản lý cửa hàng, giám đốc công ty, khi các bạn làm kế toán bán hàng, nhân viên bán hàng hoặc nhân viên thống kê: Các bạn sẽ phải tổng hợp tình hình bán hàng của cửa hàng theo ngày, theo tuần theo tháng hoặc theo năm. Các tiêu chí dùng để lập báo cáo bán hàng là khác nhau.

Và đặc biệt, vào một thời điểm bất kỳ nào đó trong ngày, cửa hàng trưởng yêu cầu bạn:

“Em thống kê cho anh xem, tổng doanh số của quầy Rau quả tính đến thời điểm này là bao nhiêu?”

Để làm được điều đó, bạn hãy sử dụng tính năng lọc dữ liệu trong excel (autofilter). Đây chính là cứu cánh là giải pháp cho bạn. Bạn sẽ không cần phải lo lắng gì về việc làm thế nào để lọc ra dữ liệu nữa.

– Nhìn nhanh tổng doanh số của Ngành hàng D

– Liệt kê top 10 quầy hàng có doanh số bán hàng tốt nhất

– Liệt kê những quầy hàng có doanh số trên 400.000 KVND

1.2. Bật hoặc tắt tính năng lọc dữ liệu trong excel 2007 2010

Trước khi thành thạo cách lọc dữ liệu trong excel, bạn cần phải biết làm thế nào để kích hoạt chức năng autofilter trong excel 2007 2010.

Việc xuất hiện một hình vuông nền trắng bên trong đó là một hình tam giác màu đen xuất hiện ở góc phía dưới bên phải của mỗi ô được chọn.

– Để tắt tính năng lọc dữ liệu (autofilter) trong excel đi, ta chỉ cần vào Data và chọn filter là được.

Yêu cầu 1: Cách lọc dữ liệu trong excel 2007 2010 để tìm tổng doanh số của ngành hàng D

Bước 1:

Nhấn vào hình vuông bên cạnh chữ “Ngành hàng”

Bỏ tick “select all”

Tiếp tục chọn “D”

Nhấn “OK”

Bạn tiếp tục dùng chuột bôi đen doanh số của tất cả các quầy thuộc Ngành hàng D. Khi đó, tổng doanh số của ngành hàng D sẽ hiện lên trên thanh status bar như hình sau:

Yêu cầu 2: Cách lọc dữ liệu trong excel để tìm ra top 10 quầy hàng có doanh số tốt nhất.

Với yêu cầu liệt kê TOP 10 quầy hàng có doanh số tốt nhất, thì dường như còn dễ hơn cả yêu cầu số 1.

B2: Chọn “Number filter”

Trong yêu cầu, sếp bạn muốn liệt kê 10 quầy có doanh số tốt nhất (top 10). Do đó, bạn không cần phải chỉnh sửa gì trong bảng này mà nhấn “OK” luôn.

Đây có lẽ là tùy chọn lọc dữ liệu phổ biến nhất trong excel. Ta thực hiện như sau:

Bước 1: Chọn hình vuông bên cạnh “Doanh số (KVND) “

B2: Chọn Number filters

B3: Chọn “Greater than”

Và nhấn “OK”

Cách Lọc Phân Loại Dữ Liệu, Xóa Dữ Liệu Trùng Lặp Trong Excel

Lọc phân loại dữ liệu hoặc xóa bỏ những dữ liệu trùng lặp trong Excel là một trong những kỹ năng cơ bản và quan trọng nhất đối với một người hay phải làm việc với các bảng biểu… Bạn đang băn khoăn cách phân loại hoặc xóa những dữ liệu có đặc điểm giống nhau hoặc trùng lặp? Ok, mình sẽ giúp bạn giải quyết nó trong bài viết này!

2 vấn đề đặt ra:

Chúng ta sẽ giải quyết từng vấn đề một.

1. Cách xóa dữ liệu trùng lặp trong Excel

+ Bước 1: Chọn vùng dữ liệu muốn lọc và tìm kiếm dữ liệu bị trùng

Hướng dẫn cách lọc xóa dữ liệu trùng lặp trong Excel.

Ở cửa sổ mới xuất hiện này. Có các cột lọc để bạn đánh dấu. Đó là các điều kiện để lọc xóa dữ liệu trùng lặp. Excel sẽ chỉ loại bỏ những hàng dữ liệu bị trùng lặp chứa tất cả các cột bị đánh dấu. Ví dụ:

Bạn nhấp vào 1 cột “Họ và tên” như trên hình và ấn OK, thì chỉ cần có dữ liệu trùng nhau trong cột Họ và tên. Tất cả dữ liệu thuộc hàng tương ứng với nó sẽ bị xóa bỏ.

Bạn nhấp vào 2 trường là “Họ và tên” và “Lương tháng” chẳng hạn. Thì chỉ hàng dữ liệu nào đồng thời trùng lặp ở cả 2 trường “Họ và tên” và “Lương tháng” mới bị loại bỏ

Dữ liệu có điều kiện trùng lặp ở trường được đánh dấu tích đã bị xóa khỏi bảng excel.

2. Lọc phân loại dữ liệu có chung đặc điểm trong Excel.

Cách lọc, đánh dấu và phân tách những dữ liệu trùng lặp trong Excel là một kỹ thuật rất hay. Nó giúp cho bạn phân tích một bảng tính có khối lượng dữ liệu khổng lồ. Phân nhóm để thao tác riêng biệt được từng nhóm giữ liệu có trường giống nhau.

Để lọc dữ liệu của bảng, chúng ta dùng lệnh Filter. Các bạn cũng thao tác theo các bước sau:

+ Bước 1: Bôi đen vùng dữ liệu cần lọc

+ Bước 2: trong tab Data, bạn nhấp vào Filter. Khi đó, bảng số liệu sẽ xuất hiện các cột lọc như thế này:

Lọc dữ liệu trong excel bằng Filter

Bạn có thể thấy ở đầu mỗi cột sẽ xuất hiện hộp mũi tên để bạn nhấp vào đó chọn điều kiện lọc. Bây giờ, ví dụ mình muốn tìm ra những người có đánh giá tháng là tốt. Mình sẽ nhấp vào mũi tên ở cột ” đánh giá tháng “. Xuất hiện bảng tùy chọn và mình chọn như dưới hình:

Cách lọc dữ liệu: Bạn chỉ đánh dấu tích vào những ô nào đáp ứng điều kiện lọc. Ở đây mình tích vào 2 ô có chữ ” tốt“. Sau đó nhấp vào OK để áp dụng.

→ Mẹo: Bạn cũng có thể đánh chữ “tốt” vào khung “Search” nếu có nhiều ô quá nhiều trường:

Sau khi nhấp vào OK, ta thu được kết quả như dưới:

Kêt quả ta đã lọc ra tất cả những nhân viên có đánh giá tháng là “Tốt”.

Bây giờ, trong số những nhân viện này, mình lại muốn tìm ra những người có lương từ 8 triệu rưỡi tới dưới 11 triệu. Mình sẽ tiếp tục nhấp vào ô mũi tên lọc ở cột Lương tháng. Rồi làm như hình dưới:

Dữ liệu đã được lọc ra, và đáp ứng yêu cầu của mình như ban đầu: Đánh giá Tốt và lương từ 8500 đến dưới 11000

Bước 3: Copy, tách dữ liệu đã được lọc ra vị trí khác:

– Bây giờ bạn chỉ cần bôi đen phần kết quả được lọc ra, rồi ấn Copy sau đó Paste ra một vị trí khác để thuận tiện theo dõi là được.

Lệnh lọc kết thúc và ta thu được kết quả: Dữ liệu bị lọc đáp ứng yêu cầu đã được lấy ra khỏi bảng cũ.

Kết luận:

Như vậy, qua bài viết này, bạn đã biết cách xóa dữ liệu trùng lặp và lọc dữ liệu trong excel. Giờ đây, bạn có thể tiếp tục làm việc với lệnh Filter và tìm hiểu sâu hơn với các loại lọc dữ liệu có điều kiện khác (màu văn bản, lớn, nhỏ…) rồi đấy!

Cách Sử Dụng Lọc Dữ Liệu – Filter Trong Microsoft Excel

Filter được tích hợp sẵn trong Excel cho phép bạn lọc dữ liệu một cách nhanh chóng. Filter trong Excel hỗ trợ rất nhiều thao tác lọc dữ liệu như: lọc theo cột; kết hợp lọc nhiều cột; lọc theo dạng Text, dạng số, truy xuất nhanh theo quý (filter quarter) với lọc theo thời gian … và còn cho phép sao chép, in trực tiếp kết quả lọc.

Một lưu ý để tối ưu kết quả lọc là bạn nên sử dụng một định dạng duy nhất trong 1 cột để Excel trả về kết quả tìm kiếm đúng nhất.

Cách sử dụng lọc dữ liệu – Filter trong Microsoft Excel

1

Cách tạo lọc dữ liệu Filter

👉 Trong Excel, mỗi một bảng tính (sheet) thì chỉ được sử dụng một Filter duy nhất.

Có 3 cách để thêm Filter vào bảng tính:

Nhanh nhất là nhấn tổ hợp phím [Ctrl + Shift + L]

Tick hoặc bỏ tick để lọc ra giá trị theo điều kiện của 1 cột. Hoặc bạn có thể gõ từ khóa gợi ý và hộp tìm kiếm (Search).

Kết quả của các bước trên là bảng tính đã lọc ra tất cả các hàng dữ liệu của cột Tên thiết bị là Laptop.

2

Lọc dữ liệu theo nhiều cột

Excel hỗ trợ lọc kết hợp giá trị theo nhiều cột trong một bảng tính. Tuy nhiên, giá trị lọc cột thứ 2 sẽ phụ thuộc vào giá trị lọc cột thứ 1.

3

Xóa Filter, khôi phục dữ liệu trước khi lọc

💡 Nếu muốn xóa Filter thì chọn lại Filter như cách thêm thì Filter sẽ mất.

4

Lọc dữ liệu dạng text

Lọc dữ liệu dạng Text (Text Filters) có các tùy chọn sau.

Equals: tìm kết quả bằng với từ khóa. Ví dụ: tìm từ khóa “laptop”, Excel sẽ không hiển thị kết quả nếu bạn không điền đủ “laptop”.

Does Not Equal: tìm tất quả kết quả không bằng với từ khóa.

Begin With: tìm tất cả kết quả bắt đầu bằng với từ khóa. Ví dụ tìm tất cả các kết quả của cột Tên thiết bị là Laptop, thì bạn chỉ cần điền từ khóa là “Lap” là được.

Ends With: tìm tất cả kết quả có từ kết thúc bằng từ khóa.

Contains: tìm tất cả kết quả có nội dụng giống với từ khóa.

Custom Filter: kết hợp 2 điều kiện bằng cách sử dụng từ Logic And hoặc Or.

Ví dụ  Sử dụng Custom AutoFilter để lọc 2 giá trị là “laptop” hoặc có chứa “pc”.

👉 Kết quả sẽ được, tất cả các hàng có giá trị của cột Tên thiết bị có giá trị là Laptop hoặc các hàng có giá trị chứa pc. Nếu chọn And thì kết quả sẽ không có gì hết vì bảng tính không thỏa điều kiện vì giá trị Laptop không chứa pc.

5

Lọc dữ liệu dạng số

Lọc dữ liệu dạng số (Number Filters) cũng có các điều kiện lọc sau:

Equals: lọc tất cả kết quả bằng với số tìm kiếm.

Does Not Equal: lọc tất cả kết quả không bằng với số tìm kiếm.

Greater Than: lớn hơn giá trị cần lọc.

Greater Or Equal To: lớn hơn hoặc bằng giá trị cần lọc.

Less Than: nhỏ hơn giá trị cần lọc.

Less or Equal To: nhỏ hơn hoặc bằng giá trị cần lọc.

Between: kết hợp gữa 2 điều kiện Greater Or Equal To và Less or Equal To.

Top 10: là chọn 10 kết quả có giá trị nhỏ nhất hoặc lớn nhất.

Above Average: chọn tất cả giá trị lớn hơn giá trị trung bình của cột lọc.

Below Average: chọn tất cả các giá trị nhỏ hơn giá trị trung bình của cột lọc.

Custom Filter: kết hợp 2 điều kiện bằng cách sử dụng từ Logic And hoặc Or.

6

Lọc dữ liệu ngày tháng

Lọc theo ngày tháng cũng tương tự như Text và số. Các bạn chỉ lưu ý là mình đã thêm vào 1 cột QUARTER.

Sử dụng đoạn Code sau “=(TRUNC((MONTH(F4)-1)/3))+1” thì kết quả trả về sẽ cho bạn biết ngày tháng của ô F4 thuộc QUARTER 1 hoặc 2 hoặc 3 hoặc 4.

Cách Sử Dụng Lọc Dữ Liệu

Filter được tích hợp sẵn trong Excel cho phép bạn lọc dữ liệu một cách nhanh chóng. Filter trong Excel hỗ trợ rất nhiều thao tác lọc dữ liệu như: lọc theo cột; kết hợp lọc nhiều cột; lọc theo dạng Text, dạng số, truy xuất nhanh theo quý (filter quarter) với lọc theo thời gian … và còn cho phép sao chép, in trực tiếp kết quả lọc.

Một lưu ý để tối ưu kết quả lọc là bạn nên sử dụng một định dạng duy nhất trong 1 cột để Excel trả về kết quả tìm kiếm đúng nhất.

Cách sử dụng lọc dữ liệu – Filter trong Microsoft Excel

1 Cách tạo lọc dữ liệu Filter

👉 Trong Excel, mỗi một bảng tính (sheet) thì chỉ được sử dụng một Filter duy nhất.

Có 3 cách để thêm Filter vào bảng tính:

2 Lọc dữ liệu theo nhiều cột

3 Xóa Filter, khôi phục dữ liệu trước khi lọc

💡 Nếu muốn xóa Filter thì chọn lại Filter như cách thêm thì Filter sẽ mất.

4 Lọc dữ liệu dạng text

Lọc dữ liệu dạng Text (Text Filters) có các tùy chọn sau.

Equals: tìm kết quả bằng với từ khóa. Ví dụ: tìm từ khóa “laptop”, Excel sẽ không hiển thị kết quả nếu bạn không điền đủ “laptop”.

Does Not Equal: tìm tất quả kết quả không bằng với từ khóa.

Begin With: tìm tất cả kết quả bắt đầu bằng với từ khóa. Ví dụ tìm tất cả các kết quả của cột Tên thiết bị là Laptop, thì bạn chỉ cần điền từ khóa là “Lap” là được.

Ends With: tìm tất cả kết quả có từ kết thúc bằng từ khóa.

Contains: tìm tất cả kết quả có nội dụng giống với từ khóa.

Custom Filter: kết hợp 2 điều kiện bằng cách sử dụng từ Logic And hoặc Or.

👉 Kết quả sẽ được, tất cả các hàng có giá trị của cột Tên thiết bị có giá trị là Laptop hoặc các hàng có giá trị chứa pc. Nếu chọn And thì kết quả sẽ không có gì hết vì bảng tính không thỏa điều kiện vì giá trị Laptop không chứa pc.

5 Lọc dữ liệu dạng số

Lọc dữ liệu dạng số (Number Filters) cũng có các điều kiện lọc sau:

Equals: lọc tất cả kết quả bằng với số tìm kiếm.

Does Not Equal: lọc tất cả kết quả không bằng với số tìm kiếm.

Greater Than: lớn hơn giá trị cần lọc.

Greater Or Equal To: lớn hơn hoặc bằng giá trị cần lọc.

Less Than: nhỏ hơn giá trị cần lọc.

Less or Equal To: nhỏ hơn hoặc bằng giá trị cần lọc.

Between: kết hợp gữa 2 điều kiện Greater Or Equal To và Less or Equal To.

Top 10: là chọn 10 kết quả có giá trị nhỏ nhất hoặc lớn nhất.

Above Average: chọn tất cả giá trị lớn hơn giá trị trung bình của cột lọc.

Below Average: chọn tất cả các giá trị nhỏ hơn giá trị trung bình của cột lọc.

Custom Filter: kết hợp 2 điều kiện bằng cách sử dụng từ Logic And hoặc Or.

6 Lọc dữ liệu ngày tháng

Lọc theo ngày tháng cũng tương tự như Text và số. Các bạn chỉ lưu ý là mình đã thêm vào 1 cột QUARTER.

Sử dụng đoạn Code sau “=(TRUNC((MONTH(F4)-1)/3))+1 ” thì kết quả trả về sẽ cho bạn biết ngày tháng của ô F4 thuộc QUARTER 1 hoặc 2 hoặc 3 hoặc 4.

Cập nhật thông tin chi tiết về Cách Lọc Dữ Liệu Trong Excel trên website Hoisinhvienqnam.edu.vn. Hy vọng nội dung bài viết sẽ đáp ứng được nhu cầu của bạn, chúng tôi sẽ thường xuyên cập nhật mới nội dung để bạn nhận được thông tin nhanh chóng và chính xác nhất. Chúc bạn một ngày tốt lành!