Xu Hướng 6/2023 # Cách Làm Nổi Bật Các Ô Và Các Hàng Trùng Lặp Trong Excel # Top 7 View | Hoisinhvienqnam.edu.vn

Xu Hướng 6/2023 # Cách Làm Nổi Bật Các Ô Và Các Hàng Trùng Lặp Trong Excel # Top 7 View

Bạn đang xem bài viết Cách Làm Nổi Bật Các Ô Và Các Hàng Trùng Lặp Trong Excel được cập nhật mới nhất trên website Hoisinhvienqnam.edu.vn. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi đã chia sẻ là hữu ích với bạn. Nếu nội dung hay, ý nghĩa bạn hãy chia sẻ với bạn bè của mình và luôn theo dõi, ủng hộ chúng tôi để cập nhật những thông tin mới nhất.

Trong hướng dẫn này, Học Excel Online sẽ hướng dẫn các bạn cách hiển thị các dữ liệu lặp trong Excel. Chúng ta sẽ có cái nhìn cận cảnh về các phương pháp khác nhau để ẩn các ô trùng lặp, toàn bộ các hàng hoặc các dữ liệu lặp liên tiếp bằng cách sử dụng định dạng có điều kiện.

Cách nhanh nhất để tìm và đánh dấu các dữ liệu lặp trong Excel là sử dụng định dạng có điều kiện. Ưu điểm lớn nhất của phương pháp này là nó không chỉ hiển thị cho bạn các dữ liệu lặp hiện có mà còn phát hiện và tô màu các dữ liệu lặp mới khi bạn nhập, chỉnh sửa hoặc chèn dữ liệu.

Ngoài ra, bạn cũng học được từ bài viết này một số cách để làm nổi bật dữ liệu lặp tùy thuộc vào nhiệm vụ cụ thể. Các kỹ thuật này hoạt động trong tất cả các phiên bản của Excel 2023, Excel 2013, Excel 2010 và thấp hơn.

Cách làm nổi bật các dữ liệu lặp trong Excel bằng cách sử dụng quy tắc built-in (với lần lặp đầu tiên)

Đối với người mới bắt đầu, trong tất cả các phiên bản Excel, có một quy tắc được xác định trước để làm nổi bật các ô trùng lặp. Để sử dụng quy tắc này trong các bảng tính, hãy thực hiện theo các bước sau:

Chú thích. Khi áp dụng quy tắc nhân bản được xây dựng trong hai hoặc nhiều cột, Excel không so sánh các giá trị trong các cột đó, nó chỉ đơn giản làm nổi bật tất cả các trường hợp trùng lặp.

Khi sử dụng quy tắc inbuilt của Excel để làm nổi bật giá trị lặp, xin lưu ý hai điều sau:

– Nó chỉ hoạt động cho các ô riêng lẻ. Để đánh dấu các hàng trùng lặp, bạn cần tạo các quy tắc của riêng mình dựa trên các giá trị trong một cột cụ thể hoặc bằng cách so sánh các giá trị trong một vài cột. – Nó làm mờ các ô trùng lặp kể cả lần xuất hiện đầu tiên của dữ liệu lặp đó. Để làm nổi bật tất cả các bản sao trừ các trường hợp xuất hiện lần đầu tiên, hãy tạo một quy tắc định dạng có điều kiện dựa trên công thức này.

Cách làm nổi bật các dữ liệu lặp mà không có lần xuất hiện đầu tiên

Để làm nổi bật các dữ liệu lặp tính từ lần xuất hiện thứ 2 trở đi, hãy chọn các ô mà bạn muốn tô màu và tạo quy tắc dựa trên công thức theo cách này:

Cách hiển thị các dữ liệu lặp xuất hiện lần thứ 3, thứ 4 và tất cả các dữ liệu lặp tiếp theo

Để làm nổi bật dữ liệu lặp thứ ba và tất cả các trường hợp trùng lặp tiếp theo, tạo một quy tắc định dạng có điều kiện dựa trên công thức này:

Để làm nổi bật dữ liệu lặp thứ 4 và tất cả các dữ liệu lặp tiếp theo, sử dụng công thức này:

Để làm nổi bật một giá trị lặp nhất định bạn sử dụng toán tử bằng (=). Ví dụ: để chỉ các dữ liệu lặp lần thứ 2, bạn sẽ làm theo công thức sau:

=COUNTIF($A$2:$A2,$A2)=2 Cách làm nổi bật các dữ liệu lặp trong một dải (nhiều cột) Khi bạn muốn kiểm tra các dữ liệu lặp trên nhiều cột, không phải bằng cách so sánh các cột với nhau, bạn hãy sử dụng một trong các giải pháp sau.

Làm nổi bật các dữ liệu lặp trong nhiều cột bao gồm cả lần xuất hiện đầu tiên

Nếu lần xuất hiện đầu tiên của dữ liệu bị lặp nhiều lần cũng được coi là một bản sao thì cách dễ nhất là xây dựng công thức dữ liệu lặp trong Excel.

Hoặc, tạo một quy tắc định dạng có điều kiện với công thức này:

Học Excel nhanh cực kỳ hiệu quả

Làm nổi bật các bản sao trong nhiều cột mà không có lần xuất hiện lần đầu

Các giải pháp cho trường hợp này sẽ có chút phức tạp hơn vì Excel không xây dựng quy tắc sẵn.

Để làm nổi bật các mục trùng lặp trong một số cột bỏ qua lần xuất hiện đầu tiên, bạn sẽ phải tạo ra 2 quy tắc với các công thức sau:

Nguyên tắc 1. Áp dụng cho cột đầu tiên

Ở đây bạn sử dụng chính xác cùng một công thức như chúng ta đã sử dụng để làm nổi bật các dữ liệu lặp mà không có lần xuất hiện đầu tiên trong một cột.

Trong ví dụ này, chúng ta đang tạo ra một quy tắc cho A2:A8 với công thức:

Quy tắc 2. Áp dụng cho tất cả các cột tiếp theo

Để làm nổi bật các bản sao trong các cột còn lại (B2: C8), sử dụng công thức sau:

Trong công thức trên, chức năng COUNTIF đếm những dữ liệu lặp trong cột đầu tiên được chỉ định sẵn, và COUNTIF sẽ thực hiện công việc tương tự với các cột tiếp theo.

Bởi vì điều kiện IF luôn luôn TRUE cho tất cả các cột khác chứ không chỉ có cột đầu tiên (có nhiều hơn 1 cột), công thức được tiến hành theo cách này:

– Đếm số lần xuất hiện của một mục nhất định (D5 trong ảnh chụp màn hình ở trên) trong tất cả các cột ở bên trái cột đã cho: COUNTIF(B$2:$C$8,D5) – Đếm số lần xuất hiện của một mục nhất định trong cột chứa mục đó, cho đến ô của mục đó: COUNTIF(D$2:D5,D5) – Cuối cùng, công thức cộng thêm kết quả của cả hai hàm COUNTIF. Nếu tổng số lớn hơn 1, nghĩa là nếu mục xuất hiện nhiều lần, quy tắc sẽ được áp dụng và mục đó được đánh dấu. Đánh dấu toàn bộ các hàng dựa trên giá trị lặp trong một cột Nếu bảng của bạn có nhiều cột, có thể bạn sẽ muốn làm nổi bật toàn bộ các hàng dựa trên bản ghi trùng lặp trong một cột cụ thể.

Như bạn đã biết, quy tắc được xây dựng trong Excel cho các dữ liệu lặp chỉ hoạt động ở cấp độ ô. Nhưng một quy tắc dựa trên công thức tùy chỉnh có thể hoạt động ở cấp độ cao hơn thế. Điểm mấu chốt là chọn toàn bộ các hàng, và sau đó tạo một quy tắc với một trong các công thức sau:

Cách làm nổi bật các hàng trùng lặp trong Excel

Đối với điều này, sử dụng chức năng COUNTIFS cho phép so sánh các ô theo nhiều tiêu chí. Ví dụ: để làm nổi bật các hàng trùng lặp có giá trị giống nhau trong cột A và B, hãy sử dụng một trong các công thức sau:

Làm nổi bật các ô sao chép liên tiếp trong Excel

Đôi khi, bạn không cần phải đánh dấu tất cả các dữ liệu lặp trong một cột mà chỉ hiển thị các ô sao chép liên tục, tức là các ô tương ứng với nhau. Để làm điều này, hãy chọn ô có dữ liệu (không bao gồm tiêu đề cột) và tạo một quy tắc định dạng có điều kiện với một trong các công thức sau:

Nếu bảng tính Excel của bạn có thể có các hàng rỗng và bạn không muốn các ô trống liên tiếp được làm nổi bật, hãy thực hiện những cải tiến sau cho các công thức:

Cách làm nổi bật các dữ liệu lặp trong Excel với Duplicate Remover

Tiện ích Duplicate Remover là giải pháp tối ưu để xử lý dữ liệu trùng lặp trong Excel. Nó có thể tìm, đánh dấu, chọn, sao chép hoặc di chuyển các ô sao chép hoặc toàn bộ các hàng trùng lặp.

Duplicate Remover tăng thêm 3 tính năng mới cho Excel: Làm nổi bật các dữ liệu lặp trong Excel bằng một cú đúp chuột

Như bạn thấy trong hình trên, công cụ Dupe Table đã làm nổi bật các hàng trùng lặp mà không bao gồm trường hợp đầu tiên.

Nếu bạn muốn làm nổi bật các dữ liệu lặp, kể cả lần xuất hiện đầu tiên, hoặc nếu bạn muốn tô màu các bản ghi khác biệt chứ không phải là các bản ghi trùng lặp, hoặc nếu bạn không thích màu đỏ mặc định, hãy sử dụng trình thủ thuật Duplicate Remover, ở đó có tất cả các tính năng này và còn nhiều hơn thế nữa .

So với công cụ Dedupe Table, thủ thuật Duplicate Remover đòi hỏi nhiều hơn một vài cú nhấp chuột, nhưng lại có thêm một số tùy chọn bổ sung.

Để có thể ứng dụng tốt Excel vào trong công việc, chúng ta không chỉ nắm vững được các hàm mà còn phải sử dụng tốt cả các công cụ của Excel. Những hàm nâng cao giúp áp dụng tốt vào công việc như SUMIFS, COUNTIFS, SUMPRODUCT, INDEX + MATCH… Những công cụ thường sử dụng là Data validation, Conditional formatting, Pivot table…

Toàn bộ những kiến thức này các bạn đều có thể học được trong khóa học Excel cùng chuyên gia / giảng viên Nguyễn Đức Thanh:

Cách Tìm Và Xóa Dữ Liệu Trùng Lặp Của Ô Trong Excel

Tôi nghĩ ai trong chúng ta cũng đều gặp phải việc nhận được kết quả kỳ lạ do dữ liệu trùng lặp trong dải ô. Điều này có thể dễ dàng khiến các hàm VLOOKUP cho kết quả sai hay khiến việc tính tổng bị sai. Đừng lo lắng vì có rất nhiều cách để kiểm tra và thậm chí là xóa hàng dữ liệu trùng lặp trong bảng tính Excel của bạn. Hãy thư giãn đi.

CÁCH 1: SỬ DỤNG CÔNG THỨC

Với cách này, tôi sử dụng hàm COUNTIF để xác định liệu có 2 hay nhiều dữ liệu trong ô bị trùng lặp hay không. Nếu các dữ liệu trùng lặp được tìm thấy, thì các hàng đó được dán nhãn “trùng” (viết tắt của “trùng lặp”), nhưng bạn có thể khiến nhãn đó có bất kỳ từ nào bạn muốn.

CÁCH 2: SỬ DỤNG ĐỊNH DẠNG CÓ ĐIỀU KIỆN

Bạn có biết rằng bạn có thể thiết lập trước định dạng có điều kiện để đánh dấu trùng lặp? Trong một khoảng thời gian dài, tôi không hề biết gì về điều này và tôi vẫn còn nhớ rõ sự hoài nghi về phương pháp đơn giản này. Tôi không nghĩ rằng nó đã có sẵn từ rất lâu! Những gì bạn cần làm đó là đánh dấu dữ liệu trong ô rồi đi đến

Từ đó, bạn chỉ cần nhấn nút OK khi hộp thoại xuất hiện và bất cứ ô nào trùng lặp đều sẽ được đánh dấu bằng cách tô hết ô bằng màu đỏ. Có hàng ngàn hàng và bạn không muốn phải cuộn xuống từng ô để kiểm tra ô nào có màu đỏ? À thì bạn có thể dễ dàng lọc dữ liệu và xem xem liệu bạn có thể lọc các ô có màu đỏ hay không.

Đây là phương pháp rất tuyệt vời. Cách này có thể nhanh chóng dùng cho dữ liệu để xem xem có bất kỳ sự trùng lặp nào không. Tôi có thói quen sử dụng quá trình này để kiểm tra các cột chứng minh nhân dân của mình. Các cột này là kết quả của hàm VLOOKUP, nên tôi chắc rằng tôi có các giá trị đặc biệt trong cột.

Sau khi chạy mã VBA Macro này, bạn sẽ thấy một hộp tin nhắn nói rằng bạn có bao nhiều ô trùng lặp được tìm thấy và nó sẽ hỏi liệu bạn có muốn tô vàng các ô này. Đây sẽ là một sự bổ sung tuyệt vời cho Macro Workbook cá nhân của bạn (dĩ nhiên là tôi đã có mã này rồi!).

If Not rngFind Is Nothing Then ‘Record first instance found FirstAddress = rngFind.Address

‘Find any next instances of value Do Set rngFind = rng.FindNext(rngFind) If rngFind.Address = FirstAddress Then Exit Do DupAddresses = DupAddresses & rngFind.Address & “,” Loop

End Sub

Hãy lưu ý rằng mã này không đánh dấu ô đầu tiên có dữ liệu trùng lặp. Chỉ ô thứ hai trở đi mới được đánh dấu.

CÁCH 1: SỬ DỤNG NÚT REMOVE DUPLICATES

Bạn có biết rằng có một nút giúp xóa dữ liệu trùng lặp trên thanh Ribbon không? Đây là một tính năng thật sự tuyệt vời vì nó giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian. Những điều bạn cần làm đó là đi đến tab Data trên thanh Ribbon. Bạn có thể nhấp vào nút Remove Duplicates rồi điền vào hộp thoại để xóa các dữ liệu trùng lặp tùy vào nhu cầu của bạn.

Sub DeleteDuplicates()

Dim rng As Range Dim rngFind As Range Dim cell As Range Dim DupAddresses As String Dim SearchList As String Dim Delimiter As String

‘Setup Variables Set rng = Selection Delimiter = “-;;-“

Set rngFind = rng.Find(what:=cell.Value, LookIn:=xlValues, _ lookat:=xlWhole, searchdirection:=xlNext)

If Not rngFind Is Nothing Then ‘Record first instance found FirstAddress = rngFind.Address

‘Find any next instances of value Do Set rngFind = rng.FindNext(rngFind) If rngFind.Address = FirstAddress Then Exit Do Set rngFind = rngFind.Resize(1, rng.Columns.Count) DupAddresses = DupAddresses & rngFind.Address & “,” Loop

UserAnswer = MsgBox(rng.Count & ” duplicate values were found,” _ & ” would you like to delete any duplicate rows found?”, vbYesNo) If UserAnswer = vbYes Then Selection.Delete Shift:=xlUp Else MsgBox “No duplicate cell values were found” End If

End Sub

CÒN PHƯƠNG PHÁP NÀO MÀ TÔI BỎ SÓT KHÔNG?

Tìm Và Xóa Dữ Liệu Trùng Lặp Trong Excel

Trong quá trình làm việc với bảng tính Excel sẽ có những file Excel có khối lượng dữ liệu lớn nên việc trùng lặp dữ liệu rất hay xảy ra. Có những trường hợp dữ liệu trùng lặp là hữu ích, nhưng nhiều khi các giá trị trùng lặp không giúp ích cho các bạn mà nó còn làm rối dữ liệu trong bảng tính hơn. Vậy làm sao để tìm và loại bỏ các dữ liệu trùng lặp đó? Các bạn có thể sử dụng định dạng có điều kiện để tìm và tô màu nổi bật vùng dữ liệu trùng lặp hoặc sử dụng Visual Basic để tìm dữ liệu trùng lặp. Sau đó các bạn thực hiện xóa dữ liệu trùng lặp trong Excel.

TÌM DỮ LIỆU TRÙNG LẶP TRONG EXCEL Cách 1: Sử dụng Highlight Cells Rules trong Định dạng có điều kiện

Bước 1: Chọn (bôi đen) vùng dữ liệu trên bảng tính Excel mà bạn muốn tìm dữ liệu trùng lặp.

Có 6 kiểu đánh dấu mà bạn có thể áp dụng để đánh dấu cho các giá trị trùng:

Light Red Fill with Dark Red Text: đổ nền đỏ nhạt với chữ màu đỏ đậm.

Yellow Fill with Dark Yellow Text: đổ nền màu vàng với chữ màu vàng đậm.

Green Fill with Dark Green Text: đổ nền màu xanh lá cây với chữ màu xanh đậm.

Light Red Fill: đổ nền màu đỏ nhạt.

Red Text: chữ màu đỏ.

Red Border: đường viền màu đỏ.

Sau khi đã chọn kiểu đánh dấu xong các bạn chọn OK để đánh dấu.

Dim ws As Worksheet Dim cell As Range Dim myrng As Range Dim clr As Long Dim lastcell As Range Dim lastrow As Long Set ws = ThisWorkbook.ActiveSheet 'Vung can danh dau gia tri trung nhau Set myrng = ws.Range("A1:C18") With myrng Set lastcell = .Cells(.Cells.Count) End With myrng.Interior.ColorIndex = xlNone clr = 3 For Each cell In myrng 'Kiem tra so gia tri trung nhau trong vung, neu co hai gia tri trung nhau tro len thi thuc hien 'Neu la o dau tien cua cac gia tri trung nhau trong vung If myrng.Find(what:=cell, lookat:=xlWhole, MatchCase:=False, after:=lastcell).Address = cell.Address Then 'Thiet lap mau cell.Interior.ColorIndex = clr Else 'Thiet lap mau tu o thu 2 voi cac gia tri trung nhau cell.Interior.ColorIndex = myrng.Find(what:=cell, lookat:=xlWhole, MatchCase:=False, after:=lastcell).Interior.ColorIndex End If End If Next

Lưu ý: Trong phần thiết lập vùng tìm giá trị trùng nhau, giá trị bôi đỏ A1:C18 các bạn thay bằng vùng dữ liệu cần tìm giá trị trùng nhau phù hợp với dữ liệu trong bảng tính Excel của bạn.

Sau khi đã tìm được các dữ liệu trùng lặp trong Excel, nếu các bạn muốn xóa dữ liệu trùng lặp thì các bạn có thể xóa thủ công dựa vào các vùng dữ liệu trùng lặp đã được đánh dấu. Hoặc các bạn có thể thực hiện các bước sau:

Bước 1: Chọn vùng dữ liệu cần xóa các giá trị trùng lặp.

Ví dụ cột Ngày công T2 có nhiều giá trị trùng nhưng chúng tôi không muốn xóa, vì vậy chúng tôi sẽ bỏ chọn trong cột Ngày công T2.

Sắp Xếp Ngẫu Nhiên Các Ô, Hàng Và Cột

Hướng dẫn sẽ dạy cho bạn q cách nhanh chóng để ngẫu nhiên hóa trong Excel: thực hiện sắp xếp ngẫu nhiên với các công thức và trộn dữ liệu bằng cách sử dụng một công cụ đặc biệt.

Microsoft Excel cung cấp một số tùy chọn sắp xếp khác nhau bao gồm thứ tự tăng dần hoặc giảm dần, theo màu sắc hoặc biểu tượng, cũng như sắp xếp tùy chỉnh. Tuy nhiên, nó thiếu một tính năng quan trọng – sắp xếp ngẫu nhiên. Chức năng này sẽ có ích trong các tình huống khi bạn cần ngẫu nhiên hóa dữ liệu, cho việc phân công nhiệm vụ không thiên vị, phân bổ ca hoặc chọn người trúng xổ số. Hướng dẫn này sẽ dạy cho bạn một vài cách dễ dàng để thực hiện sắp xếp ngẫu nhiên trong Excel.

Cách chọn sắp xếp ngẫu nhiên danh sách trong Excel bằng công thức

Mặc dù không có hàm riêng để thực hiện sắp xếp ngẫu nhiên trong Excel, nhưng có một hàm để tạo số ngẫu nhiên ( Hàm RAND Excel) và chúng tôi sẽ sử dụng nó.

Giả sử bạn có một danh sách các tên trong cột A, vui lòng làm theo các bước sau để chọn ngẫu nhiên danh sách của bạn:

Chèn một cột mới bên cạnh danh sách tên bạn muốn chọn ngẫu nhiên. Nếu tập dữ liệu của bạn bao gồm một cột duy nhất, bỏ qua bước này.

Trong ô đầu tiên của cột được chèn, hãy nhập công thức RAND: = RAND ()

Sao chép công thức xuống cột. Cách nhanh nhất để làm điều này là bằng cách bấm đúp vào tay cầm điền:

Dù bằng cách nào, Excel cũng tự động mở rộng vùng chọn và sắp xếp tên trong cột A:

Mẹo & ghi chú:

Excel RAND là một hàm dễ biến mất, có nghĩa là các số ngẫu nhiên mới được tạo ra mỗi khi tính toán lại. Vì vậy, nếu bạn không hài lòng với cách danh sách của bạn được chọn ngẫu nhiên, hãy tiếp tục nhấn nút sắp xếp cho đến khi bạn nhận được kết quả mong muốn.

Đến ngăn các số ngẫu nhiên tính toán lại với mỗi thay đổi bạn thực hiện cho bảng tính, sao chép các số ngẫu nhiên và sau đó dán chúng làm giá trị bằng cách sử dụng Dán tính năng đặc biệt. Hoặc, chỉ cần xóa cột bằng công thức RAND nếu bạn không cần nó nữa.

Cách tiếp cận tương tự có thể được sử dụng để chọn ngẫu nhiên nhiều cột. Để hoàn thành, đặt hai hoặc nhiều cột cạnh nhau sao cho các cột liền kề nhau, sau đó thực hiện các bước trên.

Cách xáo trộn dữ liệu trong Excel với Ultimate Suite

Nếu bạn không có thời gian để sử dụng các công thức, hãy sử dụng Tế bào xáo trộn công cụ bao gồm trong của chúng tôi Ultimate Suite cho Excel để làm một loại ngẫu nhiên nhanh hơn.

Các Xáo trộn khung sẽ xuất hiện ở bên trái của sổ làm việc của bạn. Bạn chọn phạm vi mà bạn muốn xáo trộn dữ liệu và sau đó chọn một trong các tùy chọn sau:

Các ô trong mỗi hàng – xáo trộn các ô trong mỗi hàng riêng lẻ.

Các ô trong mỗi cột – sắp xếp ngẫu nhiên các ô trong mỗi cột.

Toàn bộ hàng – xáo trộn các hàng trong phạm vi đã chọn.

Toàn bộ cột – chọn ngẫu nhiên thứ tự các cột trong phạm vi.

Tất cả các ô trong phạm vi – chọn ngẫu nhiên tất cả các ô trong phạm vi đã chọn.

Nhấn vào Xáo trộn cái nút.

Trong ví dụ này, chúng ta cần xáo trộn các ô trong cột A, vì vậy chúng ta đi với tùy chọn thứ ba:

Và voilà, danh sách tên của chúng tôi được chọn ngẫu nhiên trong thời gian ngắn:

Nếu bạn tò mò muốn thử điều này và khám phá nhiều tính năng hấp dẫn hơn bao gồm Ultimate Suite cho Excel, bạn đều được chào đón tải về phiên bản dùng thử 14 ngày. Nếu các công cụ của chúng tôi tỏ ra hữu ích trong công việc của bạn và bạn quyết định lấy giấy phép, hãy chắc chắn lấy mã phiếu giảm giá 15% mà chúng tôi cung cấp riêng cho độc giả blog của chúng tôi: AB14-BlogSpo

Cập nhật thông tin chi tiết về Cách Làm Nổi Bật Các Ô Và Các Hàng Trùng Lặp Trong Excel trên website Hoisinhvienqnam.edu.vn. Hy vọng nội dung bài viết sẽ đáp ứng được nhu cầu của bạn, chúng tôi sẽ thường xuyên cập nhật mới nội dung để bạn nhận được thông tin nhanh chóng và chính xác nhất. Chúc bạn một ngày tốt lành!