Bạn đang xem bài viết Cách Dùng Hàm Filter Để Lọc Dữ Liệu Trong Office 365 được cập nhật mới nhất trên website Hoisinhvienqnam.edu.vn. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi đã chia sẻ là hữu ích với bạn. Nếu nội dung hay, ý nghĩa bạn hãy chia sẻ với bạn bè của mình và luôn theo dõi, ủng hộ chúng tôi để cập nhật những thông tin mới nhất.
Chúng ta chắc hẳn đã đều quen thuộc với cách lọc dữ liệu trong Excel bằng công cụ Advanced Filter. Nhưng với những bảng dữ liệu quá lớn và cần dùng một bảng riêng để tra cứu, thì công cụ này không đạt được hiệu quả tối ưu cho người dùng. Vì vậy, Microsoft đã cho ra đời hàm FILTER, một hàm có tính năng lọc giá trị tối ưu, nhưng đáng tiếc hàm FILTER lại chỉ có trong Office 365, phiên bản cao cấp nhất của Microsoft.
Tìm hiểu ngay khóa học Tuyệt đỉnh Excel – Trở thành bậc thầy Excel trong 16 giờ
Hàm FILTER trong Office 365 là gì?Hàm FILTER là một hàm chỉ có trong Office 365, hàm này có chức năng giúp người dùng lọc dữ liệu cần thiết một cách chính xác và nhanh chóng, kể cả trong những bảng dữ liệu lớn. Đồng thời, hàm FILTER cũng cho phép người dùng lọc cùng lúc các dữ liệu với nhiều giá trị khác nhau. Hàm FILTER rất mạnh trong việc lọc dữ liệu, đây là phương pháp lọc tối ưu đã khắc phục những thiếu sót của các công cụ lọc trong các phiên bản Excel khác không phải Office 365.
Tổng quan về hàm FILTER Cú pháp hàm FILTERHàm FILTER có cú pháp như sau:
=FILTER(array,include,[if_empty])
Giải thích công thức hàm FILTER trong Office 365– array: Là vùng dữ liệu gốc ban đầu.– include: Là vùng dữ liệu mà bạn cần lọc giá trị đúng sai. Dựa trên vùng này mà hàm sẽ lọc ra các kết quả mà bạn cần.– [if_empty]: Là phần kết quả trả về trong trường hợp hàm FILTER không tìm được kết quả nào thỏa mãn điều kiện lọc. Tham số này không bắt buộc, nếu bạn không điền tham số này, hàm sẽ không trả về kết quả nào nếu không có giá trị đúng.
Ứng dụng lọc dữ liệu của hàm FILTER trong Excel Lọc 1 điều kiện với hàm FILTERĐể hiểu rõ hơn cách thức hàm FILTER tính toán và hoạt động, chúng ta sẽ cùng xem một ví dụ sau.
Trong ví dụ trên, chúng ta có một bảng dữ liệu với 3 cột gồm cột tên ( Name), cột điểm ( Mark) và cột nhóm ( Group). Chúng ta sẽ lọc những người ở nhóm màu đỏ ( Red) ra một bảng riêng.
Để lọc được tất cả những người ở nhóm Red, chúng ta sẽ áp dụng vào công thức hàm FILTER như sau:=FILTER(B5:D13,D5:D13=H2,”không tìm thấy”)
Phân tích chi tiết công thức trên-Tham số array: Ở tham số này chúng ta cần điền vùng dữ liệu nguồn ban đầu, trong bảng ví dụ trên vùng dữ liệu của chúng ta nằm trong khoảng từ ô B5 đến ô D13, gồm tất cả tên, điểm và nhóm của tất cả mọi người. Đây là vùng dữ liệu nguồn mà chúng ta cần lọc ra kết quả.– Tham số include: Ở tham số này chúng ta sẽ điền vùng dữ liệu có giá trị đúng sai. Trong ví dụ trên chúng ta cần lọc ra những người thuộc nhóm Red, vì vậy cột Group sẽ là cột chúng ta cần lọc giá trị, từ ô D5 đến ô D13. Đồng thời chúng ta sẽ điền kết quả cần lọc ra vào tham số này, ở đây kết quả cần lọc là Red. Bạn có thể điền trực tiếp nội dung cần lọc ” Red” vào công thức, nhưng để tránh sự thay đổi số liệu sau này, mình sẽ điền giá trị cần lọc ” Red” ra một ô riêng và điền địa chỉ ô đó vào công thức. Ở đây địa chỉ ô của ” Red” chính là ô H2.– Tham số [if_empty]: Đây là tham số không bắt buộc, bạn có thể bỏ qua. Nhưng ở ví dụ này chúng mình sẽ điền vào tham số này là ” Không tìm thấy“. Như vậy trong trường hợp hàm FILTER trong Office 365 không tìm thấy kết quả nào ở nhóm Red, hàm sẽ hiển thị kết quả ” Không tìm thấy” để báo cho chúng ta biết.
Sau khi đã điền được chi tiết và đúng từng tham số cho công thức của hàm FILTER, chúng ta sẽ có kết quả là bảng dữ liệu bên cạnh, gồm danh sách 3 người đều thuộc nhóm Red.
Lọc nhiều điều kiện với hàm FILTERVới các trường hợp yêu cầu bạn cần lọc nhiều điều kiện khác nhau, chúng ta vẫn sẽ sử dụng công thức hàm FILTER trong Office 365 như trên.
Nhưng với tham số include, chúng ta sẽ thêm các điều kiện cần lọc vào và ngăn cách mỗi điều kiện bằng dấu sao (*). Ví dụ vẫn trong yêu cầu của bảng trên, chúng ta vẫn cần lọc những người trong nhóm Red, bây giờ mình sẽ thêm 1 điều kiện nữa là những người trong nhóm Red và có điểm lớn hơn 80. Chúng ta sẽ có công thức như sau:
Một số lưu ý khi sử dụng hàm FILTERHàm FILTER trong Office 365 là một hàm rất tuyệt vời trong việc lọc dữ liệu, tuy nhiên để sử dụng hàm được chính xác , chúng ta cần lưu ý một số điểm sau:
1. Hàm FILTER có tính tự động, vì vậy nếu như dữ liệu nguồn bị thay đổi, hàm cũng sẽ thay đổi công thức theo và trả về kết quả mới một cách tự động.
2. Số lượng dòng của dữ liệu nguồn ( array) và số dòng của vùng cần lọc giá trị ( include) phải tương đồng nhau để tránh nhầm lẫn.
3. Nếu bạn sử dụng hàm FILTER để lọc dữ liệu tại một workbook khác thì workbook này cần được mở công khai, nếu không hàm sẽ trả về lỗi #REF!
Kết luậnHướng dẫn cách dùng hàm index trong Excel chi tiết nhất Hướng dẫn cách copy chỉ những giá trị hiển thị sau khi lọc trong Excel Hướng dẫn cách sắp xếp ngày trong Excel Hướng dẫn cách dùng hàm VLOOKUP qua các ví dụ từ cơ bản đến nâng cao Hướng dẫn cách sử dụng hàm IF với nhiều điều kiện: AND, OR, hàm IF lồng nhau và hơn thế
Tài liệu kèm theo bài viết
Với sứ mệnh: ” Mang cơ hội phát triển kỹ năng, phát triển nghề nghiệp tới hàng triệu người “, đội ngũ phát triển chúng tôi đã và đang làm việc với những học viện, trung tâm đào tạo, các chuyên gia đầu ngành để nghiên cứu và xây dựng lên các chương trình đào tạo từ cơ bản đến chuyên sâu xung quanh các lĩnh vực: Tin học văn phòng, Phân tích dữ liệu, Thiết kế, Công nghệ thông tin, Kinh doanh, Marketing, Quản lý dự án…
50+ khách hàng doanh nghiệp lớn trong nhiều lĩnh vực như: Vietinbank, Vietcombank, BIDV, VP Bank, TH True Milk, VNPT, FPT Software, Samsung SDIV, Ajinomoto Việt Nam, Messer,…
Gitiho tự hào khi được đồng hành cùng:
Nếu bạn quan tâm đến các khóa tin học văn phòng của Gitiho, với mong muốn giỏi tin học để tăng năng suất làm việc lên gấp 5 lần, hãy truy cập ngay
Hướng Dẫn Cách Lọc (Filter) Dữ Liệu Trong Excel
Việc thống kê vào bảng bằng Excel đã không còn xa lạ gì với dân dùng văn phòng. Bạn có thể nhập một bảng thống kê dài hàng cây số nhìn vào rất hoa mắt với nhiều mục thông tin khác nhau. Tuy vậy, Excel có một chức năng giúp bạn lọc dữ liệu có điểm chung để dễ dàng thống kê thông tin.
Filter by Selected Cell’s Value – Lọc theo giá trị của ô đã chọn
Filter by Selected Cell’s Color – Lọc theo màu của ô đã chọn
Filter by Selected Cell’s Font Color – Lọc theo phông chữ của ô đã chọn
Filter by Selected Cell’s Icon – Lọc theo ký tự của ô đã chọn
Bước 2: Tuy nhiên nếu bạn không muốn lọc theo những tiêu chí trên mà muốn lọc dữ liệu dựa trên thông tin của bảng.
Ví dụ như ở dưới, tôi muốn lọc theo Nghề nghiệp để xem danh sách những người làm Tổng tống và diễn viên trong bảng danh sách, tôi chỉ việc xóa những nút tích khác đi trừ Diễn viên và Tổng thống.
Bước 6: Điền con số mà bạn muốn vào ô trống trong mục Show rows where như bảng dưới rồi ấn OK để lọc.
Bước 7: Bạn sẽ có được kết quả đã lọc ra những người có độ tuổi hơn 50 như ví dụ trên đã nêu.
Ngoài ra, những lựa chọn khác có nghĩa là:
– Equals: Lọc dữ liệu bằng với con số mình chọn.
– Does Not Equal: Lọc dữ liệu khác với con số mình chọn.
– Greater Than: Lọc dữ liệu lớn hơn con số mình chọn.
– Greather Than Or Equal To: Lọc dữ liệu lớn hơn hoặc bằng con số mình chọn
– Less Than: Lọc dữ liệu nhỏ hơn con số mình chọn.
– Less Than Or Equal To: Lọc dữ liệu nhỏ hơn hoặc bằng con số mình chọn
– Between: Lọc dữ liệu giữa khoảng hai con số mình chọn.
– Top 10: Lọc dữ liệu có giá trị lớn nhất (hoặc nhỏ nhất).
– Above Average: Lọc các dữ liệu có giá trị trên mức trung bình.
– Below Average: Lọc các dữ liệu có giá trị dưới mức trung bình.
Bước 10: Bạn sẽ có được một danh sách những người Họ tên bắt đầu bằng chữ cái T.
– Equals: Lọc dữ liệu giống với chữ mình chọn.
– Does Not Equal: Lọc dữ liệu khác với chữ mình chọn.
– Begins With: Lọc dữ liệu bắt đầu giống với chữ mình chọn.
– Ends With: Lọc dữ liệu kết thúc giống với chữ mình chọn.
– Contains: Lọc dữ liệu có chữ giống với chữ mình chọn.
– Does Not Contain: Lọc dữ liệu có chữ khác với chữ mình chọn.
Bước 11: Khi bạn muốn xóa những lựa chọn lọc vừa rồi để xem toàn bộ bảng danh sách, bạn chỉ cần vào tab Data và chọn Clear nằm trong mục Sort & Filter.
Cách Sử Dụng Lọc Dữ Liệu – Filter Trong Microsoft Excel
Filter được tích hợp sẵn trong Excel cho phép bạn lọc dữ liệu một cách nhanh chóng. Filter trong Excel hỗ trợ rất nhiều thao tác lọc dữ liệu như: lọc theo cột; kết hợp lọc nhiều cột; lọc theo dạng Text, dạng số, truy xuất nhanh theo quý (filter quarter) với lọc theo thời gian … và còn cho phép sao chép, in trực tiếp kết quả lọc.
Một lưu ý để tối ưu kết quả lọc là bạn nên sử dụng một định dạng duy nhất trong 1 cột để Excel trả về kết quả tìm kiếm đúng nhất.
Cách sử dụng lọc dữ liệu – Filter trong Microsoft Excel1
Cách tạo lọc dữ liệu Filter
👉 Trong Excel, mỗi một bảng tính (sheet) thì chỉ được sử dụng một Filter duy nhất.
Có 3 cách để thêm Filter vào bảng tính:
Nhanh nhất là nhấn tổ hợp phím [Ctrl + Shift + L]
Tick hoặc bỏ tick để lọc ra giá trị theo điều kiện của 1 cột. Hoặc bạn có thể gõ từ khóa gợi ý và hộp tìm kiếm (Search).
Kết quả của các bước trên là bảng tính đã lọc ra tất cả các hàng dữ liệu của cột Tên thiết bị là Laptop.
2
Lọc dữ liệu theo nhiều cột
Excel hỗ trợ lọc kết hợp giá trị theo nhiều cột trong một bảng tính. Tuy nhiên, giá trị lọc cột thứ 2 sẽ phụ thuộc vào giá trị lọc cột thứ 1.
3
Xóa Filter, khôi phục dữ liệu trước khi lọc
💡 Nếu muốn xóa Filter thì chọn lại Filter như cách thêm thì Filter sẽ mất.
4
Lọc dữ liệu dạng text
Lọc dữ liệu dạng Text (Text Filters) có các tùy chọn sau.
Equals: tìm kết quả bằng với từ khóa. Ví dụ: tìm từ khóa “laptop”, Excel sẽ không hiển thị kết quả nếu bạn không điền đủ “laptop”.
Does Not Equal: tìm tất quả kết quả không bằng với từ khóa.
Begin With: tìm tất cả kết quả bắt đầu bằng với từ khóa. Ví dụ tìm tất cả các kết quả của cột Tên thiết bị là Laptop, thì bạn chỉ cần điền từ khóa là “Lap” là được.
Ends With: tìm tất cả kết quả có từ kết thúc bằng từ khóa.
Contains: tìm tất cả kết quả có nội dụng giống với từ khóa.
Custom Filter: kết hợp 2 điều kiện bằng cách sử dụng từ Logic And hoặc Or.
Ví dụ Sử dụng Custom AutoFilter để lọc 2 giá trị là “laptop” hoặc có chứa “pc”.
👉 Kết quả sẽ được, tất cả các hàng có giá trị của cột Tên thiết bị có giá trị là Laptop hoặc các hàng có giá trị chứa pc. Nếu chọn And thì kết quả sẽ không có gì hết vì bảng tính không thỏa điều kiện vì giá trị Laptop không chứa pc.
5
Lọc dữ liệu dạng số
Lọc dữ liệu dạng số (Number Filters) cũng có các điều kiện lọc sau:
Equals: lọc tất cả kết quả bằng với số tìm kiếm.
Does Not Equal: lọc tất cả kết quả không bằng với số tìm kiếm.
Greater Than: lớn hơn giá trị cần lọc.
Greater Or Equal To: lớn hơn hoặc bằng giá trị cần lọc.
Less Than: nhỏ hơn giá trị cần lọc.
Less or Equal To: nhỏ hơn hoặc bằng giá trị cần lọc.
Between: kết hợp gữa 2 điều kiện Greater Or Equal To và Less or Equal To.
Top 10: là chọn 10 kết quả có giá trị nhỏ nhất hoặc lớn nhất.
Above Average: chọn tất cả giá trị lớn hơn giá trị trung bình của cột lọc.
Below Average: chọn tất cả các giá trị nhỏ hơn giá trị trung bình của cột lọc.
Custom Filter: kết hợp 2 điều kiện bằng cách sử dụng từ Logic And hoặc Or.
6
Lọc dữ liệu ngày tháng
Lọc theo ngày tháng cũng tương tự như Text và số. Các bạn chỉ lưu ý là mình đã thêm vào 1 cột QUARTER.
Sử dụng đoạn Code sau “=(TRUNC((MONTH(F4)-1)/3))+1” thì kết quả trả về sẽ cho bạn biết ngày tháng của ô F4 thuộc QUARTER 1 hoặc 2 hoặc 3 hoặc 4.
Cách Lọc Dữ Liệu Excel Đơn Giản Bằng Công Cụ Filter
Cách Lọc Dữ Liệu Excel Đơn Giản Bằng Công Cụ Filter
Việc sử dụng bảng tính excel đã không còn trở nên xa lạ đối với tất cả mọi người, tất cả mọi ngành nghề. Vậy, để việc sử dụng excel được thuận tiện và nhanh chóng trong cách xử lý dữ liệu thì chúng ta nên biết các mẹo để lọc dữ liệu excel. Vừa tiết kiệm thời gian, xử lý dữ liệu nhanh còn giúp cho hiệu suất công việc tăng cao.
Bộ lọc trong excel là gì?
Cách thêm bộ lọc Filter trong Excel
Cách 1: Trên tab Data, trong nhóm Sort và Filter, bạn chọn nút Filter để thực hiện quá trình lọc dữ liệu excel.
Cách 2: Trên tab Home, trong nhóm Editing, bạn chọn Sort à Filter
Cách 3: Cách nhanh nhất bạn có thể sử dụng phím tắt: Ctrl Shift + L
Lọc một vùng dữ liệu
Để có thể thực hiện lọc dữ liệu một vùng trong excel các bạn thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Chọn vùng dữ liệu cần lọc ( nên để tiêu đề ở đầu mỗi cột để thao tác được chính xác). Trên thanh Data, bạn kích chuột chọn Filter.
Bước 3: Chọn phép so sánh thích hợp ( VD: để chọn các số giữa giới hạn nhỏ nhất và lớn nhất, bạn chọn Between).
Bước 4: Trong hộp Custom AutoFilter, chọn khoảng giới hạn để lọc dữ liệu.
Bước 5: Chọn Ok để hoàn thành việc lọc một vùng dữ liệu.
Lọc dữ liệu trong bảng excel
Bước 1: Chọn vùng dữ liệu cần lọc ( nên để tiêu đề ở đầu mỗi cột để thao tác được chính xác). Trên thanh Data, bạn kích chuột chọn Filter.
Bước 4: Chọn Ok. Dữ liệ bạn lọc sẽ được hiển thị còn những dữ liệu không mong muốn sẽ tạm thời bị ẩn đi.
Rút trích dữ liệu ngày tháng trong Excel
Bước 1: Dùng hàm Date để lấy các dữ liệu ngày, tháng, năm từ dữ liệu gốc
Hàm Date: =Date(Year(D3), Month(D3), Day(D3))
Bước 2: Định dạng dữ liệu ở cột kết quả bước 1 về dạng ngày,tháng năm: dd/mm/yy.
Bước 3: Áp dụng Data Filter vào cột kết quả bước 1, tìm kiếm những giá trị #VALUE! và sửa lại ngày ở dữ liệu gốc về đúng định dạng.
– Xử lỹ dữ liệu gốc ở những dòng mà hàm DATE báo lỗi về đúng định dạng ngày bằng cách sửa trực tiếp từng ô ở cột D.
– Sau khi sửa ta được kết quả như sau (áp dụng cho cả 2 cột K và L).
Bước 4: Bỏ chế độ lọc, copy toàn bộ kết quả ở cột K và cột L, paste giá trị (Paste special – Value) sang cột dữ liệu gốc. Giá trị khi bạn copy ra sẽ định dạng dưới dạng dd/mm/yy.
Bước 5: Vì dữ liệu có 2 cột Ngày vào và Ngày ra, nên cần kiểm tra thêm 1 quy ước nữa là Ngày ra phải lớn hơn ngày vào. Ta lấy Ngày ra – Ngày vào để kiểm tra.
Với những giá trị có kết quả <0, sửa tay trực tiếp vào ô Ngày ra (do dữ liệu ngày ở đây khi trích xuất ra excel bị hiểu là dạng mm/dd/yyyy chứ không phải dd/mm/yyyy.
Cách lọc dữ liệu trùng trong Excel
1. Lọc dữ liệu trùng trong excel 2023, 2023, 2013
Trên những phiên bản Excel 2023, 2013 rất nhiều tính năng và thao tác làm việc đã được tối ưu hóa nhằm thực hiện các nhiệm vụ một cách nhanh nhất có thể.
Để thực hiện lọc dữ liệu trùng trong excel bạn cần thực hiện các bước sau:
Bước 1: Bôi đen toàn bộ dữ liệu cần phải lọc. Sau đó chọn Data à Remove Duplicates.
Bước 2: Sau đó hộp thoại Remove Duplicates xuất hiện. Bạn có 2 lựa chọn:
– Select All: lọc tất cả các dữ liệu.
– Unselect All: Lựa chọn các trường muốn lọc để lọc dữ liệu.
Sau khi chọn lựa bạn nhấn Ok để hoàn tất.
Bước 3: Tiếp theo, bạn sẽ thấy hộp thoại Microsoft Excek xuất hiện. Trên đó hiển thị số lượng mẫu trùng, số mẫu bị xóa và tổng số giá trị sửa lại để bạn nắm bắt dễ dàng. Nhấn Ok là bạn đã hoàn tất việc lọc dữ liệu.
2. Các bước để lọc dữ liệu trùng trong excel 2010, 2007
Có 2 cách để chúng ta có thể lọc dữ liệu trùng trong excel:
Cách 1: Lọc dữ liệu excel trùng bằng Conditional Formatting
Bước 1: Bôi đen vùng dữ liệu bị trùng cần phải lọc.
Cách 2: Lọc và xóa dữ liệu trùng bằng Remove Duplicate. Cách này bạn có thể thực hiện đơn giản hơn so với cách 1
Bước 1: Bạn thực hiện bôi đen vùng dữ liệu trùng cần lọc hoặc xóa.
Bước 2: Bạn vào thẻ Data à Remove Duplicate. Bạn chọn lọc toàn bộ hoặc một vùng dữ liệu rồi nhấn OK. Vậy là bạn đã có vùng dữ liệu cần lọc được hiển thị.
Lọc dữ liệu excel trùng trong Excel 2003
Bước 1: Bôi đen toàn bộ dữ liệu bạn cần lọc.
Bước 2: Tiếp theo trên thanh công cụ bạn chọn Conditional Formatting à New Rule.
Bước 3: Cửa sổ Edit New Rule xuất hiện. Tại đây, bạn chọn Use formula to determine which cells to format. Sau đó nhập công thức lọc tại ô Format values where this format is true. Bạn phải nhớ công thức chính xác mới thực hiện được. Cuối cùng chọn Ok để máy lọc dữ liệu trùng.
Cách tìm dữ liệu trong Excel
1. Tìm kiếm dữ liệu đơn giản trong excel bằng Find and Replace
Bước 1: Bôi đen cột dữ liệu cần tìm kiếm.
Bước 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + F để mở hộp thoại Find and Replace, và bạn thực hiện điền dữ liệu vào ô Find What và chọn Find All.
2. Tìm dữ liệu trong cột nhờ công cụ Auto Filter
Bước 1: Bôi đen cột dữ liệu cần tìm kiếm. Vào thẻ Data chọn Filter để tạo bộ lọc nội dung.
Bước 2: Tại cột mà bạn chọn đã xuất hiện bộ lọc. Bạn nhấn vào biểu tượng mũi tên rồi nhập dữ liệu cần tìm kiếm và nhấn Ok bên dưới.
Kết quả excel sẽ cho bạn thấy những dữ liệu bạn đã nhập. Còn các dữ liệu khác sẽ tạm thời bị ẩn đi. Nếu bạn muốn hiển thị lại như ban đầu, bạn chỉ cần kích chuột vào biểu tượng mũi tên và nhấn chọn Select All.
3. Cách tìm dữ liệu trong nhiều Sheet Excel
Bước 1: Bạn nhấn tổ hợp phím Ctrl + F để mở công cụ Find & Replace. Bạn nhập dữ liệu cần tìm kiếm vào ô Find What..
Bước 2: Bạn chọn Options. Trong phần Within bạn chuyển về WordBook và chọn Find All để tìm kiếm
Bước 3: Kết quả bạn nhìn thấy toàn bộ vị trí ở các sheet có tên mà bạn muốn tìm kiếm. Nếu nhấn vào vị trí nào trong bảng tìm kiếm thì người dùng được di chuyển đến đúng vị trí đó trong bảng dữ liệu Excel.
Cập nhật thông tin chi tiết về Cách Dùng Hàm Filter Để Lọc Dữ Liệu Trong Office 365 trên website Hoisinhvienqnam.edu.vn. Hy vọng nội dung bài viết sẽ đáp ứng được nhu cầu của bạn, chúng tôi sẽ thường xuyên cập nhật mới nội dung để bạn nhận được thông tin nhanh chóng và chính xác nhất. Chúc bạn một ngày tốt lành!