Bạn đang xem bài viết Các Hàm Excel Cơ Bản Trong Kế Toán được cập nhật mới nhất trên website Hoisinhvienqnam.edu.vn. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi đã chia sẻ là hữu ích với bạn. Nếu nội dung hay, ý nghĩa bạn hãy chia sẻ với bạn bè của mình và luôn theo dõi, ủng hộ chúng tôi để cập nhật những thông tin mới nhất.
Hàm trong Excel không còn là một khái niệm xa lạ với người sử dụng Excel dù là mới hay cũ, việc sử dụng hàm trong các bảng tính toán là công việc hằng ngày của kế toán trong việc tính toán, ghi chép các dữ liệu bao gồm cả lương.
Các hàm excel cơ bản trong kế toán
Cú Pháp: IF(Logical_test, Value_if_true, Value_if_false).
Logical_test là điểu kiện bạn đặt ra cho chuỗi cần tính.Value_if_True/False: là kết quả hiển thị nếu điều kiện đúng hiển thị Value_True còn sai hiển thị Value_Failse
Giải thích: Nếu điều kiện đúng thì kết quả trả về giá trị 1, còn nếu sai thì trả về giá trị 2.
Kết quả hiện ra cho một cột, các bạn có thể kéo thả công thức để lặp lại ở các dòng sau. Kết quả tương ứng chính xác và bạn có thể đối chiếu với cột Tổng Điểm.
Cú Pháp: =SUMIF(range, criteria,[sum_range])
Range: Chuỗi tham chiếu, nơi bạn sẽ xét điều kiện IF ở đây/Criteria: Điều kiện áp dụng cho chuỗi cần tínhSum_range: Chuỗi cần tính tổng.
Giải thích: Nếu các giá trị trong chuỗi Range thỏa mãn điều kiện của Criteria đặt ra thì các điều kiện đó sẽ trả về kết quả dưới dạng tổng.
Ví Dụ: Cho một bảng danh sách với 8 học sinh trong lớp, hãy tính tổng điểm số môn Toán của học sinh Nam.
Ở trong ví dụ này đề bài chỉ yêu cầu tổng điểm của các học sinh Nam thi môn Toán, vậy cột nhận giá trị trả về là cột G(Tổng Điểm), cột tham chiếu là C(Giới tính) và cột cần tính tổng là cột D(Điểm Toán).
Đầu tiên chúng ta nhập công thức vào ô G6 như sau: =SUMIF(C6:C13,”Nam”,D6:D13).
Điều nàu tương ứng với cột cần tham chiếu là cột C(Giới Tính) với các giá trị từ C6 đến C13 phải thỏa mãn điều kiện ” Nam “. Sau khi các giá trị thỏa mãn cột C còn lại sẽ tính tổng và lấy giá trị ở cột D(Điểm Toán) và kết quả hiển thị ra.
Kết quả hiện ra chúng ta có thể thấy có 5 học sinh giới tính Nam lần lượt có số điểm Toán là 9, 5, 9, 3, 6 và cộng lại tổng điểm là 32.
Hàm COUNTIF – hàm đếm theo điều kiện
Đây là hàm đếm trong Excel nhưng có điều kiện, hàm sẽ đếm số lượng sau khi bạn áp đặt điều kiện lên chuỗi. sử dụng hàm COUNT trong Excel rất đơn giản vì thế hàm COUNTIF cũng không có gì khó khăn với người sử dụng. Nếu như bạn thành thạo hàm COUNTIF trong Excel thì việc kết hợp với các hàm cơ bản trong kế toán khác sẽ rất thuận lợi.
Cú Pháp: =COUNTIF(range, criteria)
Range: Chuỗi tham chiếu, nơi bạn sẽ xét điều kiện IF ở đây.Criteria: Điều kiện áp dụng cho chuỗi cần tính.
Giải thích: Hàm sẽ thực hiện lệnh đếm theo số lượng tổng trong chuỗi bạn cần tham chiếu sau khi thỏa mãn điều kiện đặt ra.
Hàm LEFT – hàm lọc ký tự bên trái của chuỗi
Hàm LEFT là hàm lọc giá trị tính từ bên trái để hiển thị, sử dụng để trích n ký tự từ một giá trị được tham chiếu. Sử dụng tìm kiếm và cách sử dụng hàm LEFT cũng như hàm RIGHT ngược lại cũng rất đơn giản, vì đây đều là hàm cơ bản trong kế toán, dành cho những người mới sử dụng Excel.
Cú Pháp: =LEFT(text,[num_chars])
Text: Chuỗi kí tự, các hàng, cột muốn lấy kí tựNum_chars: Điều kiện áp dụng cho chuỗi cần tính
Giải thích: Số kí tự được hiển thị ra sẽ tính từ phía bên trái và tùy vào giá trị của Num_chars bằng bao nhiêu thì số kí tự lấy sẽ bằng bấy nhiêu. Tối đa chính là toàn bộ số ký tự có trong cột, hàng đó.
Ví Dụ: Cho một bảng danh sách với 8 học sinh trong lớp, lọc 5 ký tự cho số thứ tự đầu tiên là ” Đỗ Duy Vinh “.
Như vậy công thức chúng ta nhập ở đây sẽ là =LEFT(B6,”5″) trong đó B6 tương ứng với số thứ tự đầu tiên tại cột Họ và tên là Đỗ Duy Vinh và lấy 5 kí tự từ bên trái sang.
Kết quả chúng ta sẽ lấy được từ “Đỗ Du” bao gồm tính cả dấu cách nữa.
Hàm VLOOKUP – hàm tìm kiếm
Hàm VLOOKUP trong Excel hỗ trợ tìm và tra cứu dữ liệu của một chuỗi nào đó trong bàng tính, đó có thể là mã học sinh, nhân viên hoặc sản phẩm nào đó theo yêu cầu cảu bài toán được đặt ra. Cách sử dụng hàm VLOOKUP có phần khó hơn so với 4 hàm trên 1 chút nhưng nếu bạn hiểu được bản chất của hàm VLOOKUP sẽ thấy nó cực kỳ hữu dụng.
Cú Pháp: =VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,[range_lookup])
Lookup_value: giá trị dùng để dò tìmTable_array: bảng giá trị dò để ở dạng địa chỉ Tuyệt đối (có dấu $ phía trước bằng cách nhấn F4)Col_index_num: thứ tự cột cần lấy dự trên bảng dò.Range_lookup: Phạm vi tìm kiếm tương đối hay tuyệt đối với TRUE=1 (tương đối) và FALSE=0 (tuyệt đối)
Giải thích: Sử dụng hàm VLOOKUP để tìm giá trị cho một hàng, cột tùy vào đề bài yêu cầu với giá trị xấp xỉ (tương đối) hoặc giá trị chính xác(tuyệt đối) nếu thỏa mãn các điều kiện trên bảng dò. Có thể sử dụng VLOOKUP để tham chiếu giá trị ở các bảng khác nhau
Ví Dụ: Cho một bảng danh sách với 8 học sinh trong lớp với điểm trung bình khác nhua, dựa vào bảng Quy định xếp loại hãy hiển thị ra kết quả tương ứng với số điểm mà học sinh đó đạt được.
Theo ví dụ trên chúng ta có thể hiểu là để trả về kết quả ở cột E(xếp loại) trước tiên chúng ta cần tham chiếu cột điểm trung bình vào bảng quy định xếp loại để tìm ra kết quả tương ứng.
Do đó cú pháp nhập như sau =VLOOKUP(D6,$D$16:E$19,2,1) trong đó D6 là vị trí đầu tiên của cột điểm. $D$16:E$19 là bảng giá trị dò từ vị trí D16 đến E19 và bấm F4 để hiển thị $ phía trước. 2 là cột sẽ hiển thị ra ở vị trí thứ 2 tức là chột chữ còn 1 là giá trị dò tương đối.
Kết quả hiển trị ở giá trị dò tương đối sẽ tương ứng với các giá trị trong bảng quy định xếp loại đặt ra, tất nhiên điều kiện để thỏa mãn phải lớn hơn hoặc bằng.
Còn nếu chúng ta muốn tìm kiếm theo giá trị tuyệt đối có thể nhập =VLOOKUP(D6,$D$16:E$19,2,0) để tìm kết quả chính xác hơn, tuy nhiên bạn cũng cần lưu ý với những danh sách cần kết quả tương đối như ví dụ thì việc tìm kiếm theo giá trị tuyệt đối là không cần thiết, và kết quả sẽ không chính xác như hình dưới.
Sử dụng giá trị tương tối hay tuyệt đối đều có những lợi thế nhất định. Khi chúng ta cần tìm kết quả chính xác nhất thì giá trị tuyệt đối nên được sử dụng. Còn với những kết quả cho phép xấp xỉ hoặc tương đương thì giá trị tương đối sẽ hiển thị chính xác hơn.
Tự Học Kế Toán Excel Cơ Bản
Trong bài viết này Kế toán Thiên Ưng sẽ hướng dẫn các bạn tự học kế toán Excel với những kiến thức từ cơ bản nhất về Excel đến những kiến thức nâng cao về chuyên môn kế toán Excel.
Mục đích: Dành cho các bạn đã đăng ký khóa học kế toán trên Excel, khóa học kế toán tổng hợp tại Công ty kế toán Thiên Ưng nhưng phần tin học Excel chưa thực sự thành thạo.
Trước khi đi học các bạn cần học và thực hành trước những kiến thức cơ bản này để quá trình học chuyên sâu về kế toán Excel trên lớp như: học cách hạch toán, học lên sổ sách, lập BCTC… được thuận lợi hơn.
1. Giới thiệu qua về giao diện của Microsoffe Excel 2007
Data chứa các lệnh làm việc với vùng CSDL sắp xếp (Sort), lọc (Filter), tổng hợp dữ liệu (Subtotal).
Nút office: chứa các lệnh làm việc với tệp văn bản New, save, Print, Close
Thanh công thức (Formulas Bar) dùng để nhập, sửa chữa dữ liệu hoặc công thức.
Các thanh công cụ (tools); chứa các lệnh thực hiện nhanh. Hai thanh công cụ thông dụng nhất là Standard vaf formatting.
Thanh cuộn ngang và dọc ( horizontal Scroll Bar và Vertical Scroll Bar) cho phép cuộn màn hình theo chiều ngang và dọc.
– CTRL + A: chọn toàn bộ– CTRL + C: copy– CTRL+ V: dán ký tự vừa copy– CTRL+ X: cắt đoạn lý tự– CTRL+F: tìm kiếm dữ liệu– CTRL+P: in– CTRL+D: copy nội dung những dòng giống nhau– CTRL+H: Dùng để thay thế dữ liệu– CTRL+B: dùng để bôi đậm dữ liệu– CTRL +U: dùng để gạch chân văn bản– CTRL+I: phím tắt dùng để chọn chữ nghiêng – CTRL+Z: quay lại thao tác vừa thực hiện– CTRL+0: Phím tắt dùng để ẩn cột hoặc nhóm cột được chọn– CTRL+9: Phím tắt dùng để ẩn dòng hoặc nhóm dòng được chọn– ALT+ Enter: ngắt dòng– Enter: chuyển xuống ô dưới– ESC: hủy bỏ dữ liệu vừa thao tác trong ô– F4 hoặc CTRL + Y: lặp lại thao tác– ALT+ Enter: thêm dòng trong ô– Backspace: Xóa dòng ký tự từ bên phải– Home về đầu dòng– Tab: chuyển sang ô bên phải– F2: Hiệu chỉnh dữ liệu trong một ô– F3: Dán một tên đã đặt trong công thức– F12: Tùy chọn lưu– CTRL+D: Chép dữ liệu từ ô phía trên xuống ô phía dưới– Shift + Enter: chuyển lên ô phía trên– Shift + Tab: chuyển sang ô bên trái
3.Xử lý các ký hiệu lạ xuất hiện trên bảng tính Excel:
Khi nhập dữ liệu dạng công thức hoặc sao chép dữ liệu được tạo ra từ công thức sang các vùng khác đôi khí thấy xuất hiện các ký hiệu lạ như:
Là do cột không đủ lớn để chứa dữ liệu, nên mơ rộng cột lớn đủ chứa dữ liệu. Một giá trong công thức không hợp lệ do dữ liệu bị xóa hoặc bị dán đè dữ liệu khác lên. Nên kiểm tra lại các địa chỉ trong công thức và sửa chữa cho phù hợp. Tên hàm hoặc biểu thức trong công thức bị sai và excel không hiểu công thức đó. Cần thay đổi lại tên hàm hoặc các phép tính cho đúng. Một trong các giá trị không nằm trong vùng dữ liệu quy định của hàm. Nên kiểm tra lại các địa chỉ trong công thức và sửa chữa cho phù hợp. Một trong các giá trị của công thức không phải là kiểu dữ liệu số, nên kiểm tra lại các địa chỉ trong công thức và sửa chữa cho phù hợp.
Công dụng dùng để tính tổng trong một vùng dữ liệu hoặc một dãy số nào đó. Cú pháp = SUM (vùng cần cộng).Bài tập thực hành: Cộng tổng bộ phận quản lý và bộ phận bán hàng tại Sheet bảng lương.
Công dụng dùng để cộng tổng có điều kiện, khác với hàm sum là hàm cộng tổng tránh trùng, tránh lặp. Cú pháp = Subtotal(9,vùng cần cộng) Mỗi đối số có một ý nghĩa khác nhau, đối số 9 thay cho hàm sum.Bài tập thực hành: Cộng tổng bộ phận quản lý và bộ phận bán hàng tại Sheet bảng lương.
Công dụng tìm giá trị lớn nhất trong một vùng dữ liệu hoặc một dãy số nào đó. Cú pháp= max(vùng dữ liệu cần tìm giá trị lớn nhất)Bài tập thực hành: Sử dụng hàm max để lấy số dư cuối kỳ cho bảng tổng hợp 131 và 331
Công dụng: hàm tìm kiếm dữ liệu theo điều kiện và trả lại kết quả là giá trị tương ứng được tìm thấy trong bảng phụ. Bảng phụ được tạo theo dạng cột dọc
Cú pháp = VLOOKUP(giá trị tìm kiếm, vùng dữ liệu tìm kiếm, thứ tự cột trả về giá trị tìm kiếm, kiểu tìm kiếm)
→ F4 :3lần → F4:1 lần
Trong đó: – Giá trị tìm kiếm: giá trị để tìm kiếm chỉ là một ô và phải có tên trong vùng dữ liệu tìm kiếm. – Vùng dữ liệu tìm kiếm: phải chứa tên của giá trị tìm kiếm và phải chứa giá trị cần tìm, điểm bắt đầu của vùng được tính từ dãy ô có chứa giá trị để tìm kiếm. – Cột trả về giá trị tìm kiếm: đếm thứ tự cột từ bên trái qua bên phải. – Kiểu tìm kiếm nhận một trong hai giá trị 0,1. Nếu tìm kiếm về 0 thì điều kiện dựa vào tìm kiếm được lấy ở bảng chính phải giống giá trị trong cột đầu tiên. Nếu là 1 hoặc để trống thì giá trị tìm kiếm trên bảng phụ phải được sắp xếp theo thứ tự tăng dần. – Bảng tìm kiếm phải sử dụng địa chỉ tuyệt đối. Cột đầu tiên trong bảng tìm kiếm phải chứa giá trị để tìm kiếm. – F4: 1 lần để có giá trị tuyệt đối (tuyệt đối được hiểu là cố định cột và cố định dòng). Ví dụ: $D$10: được hiểu là cố định cột D và cố định dòng 10 – F4: 2 lần để có giá trị tương đối cột và tuyệt đối dòng (được hiểu là cố định dòng và thay đổi cột). Ví dụ: D$10 thay đổi cố định dòng 10
– F4$: 3 lần để có giá trị tương đối dòng và cố định cột (cố định cột thay đổ dòng).Ví dụ: $D10 cố định cột D và thay đổi dòng 10 Bài tập thực hành: sử dụng hàm vlookup để tìm kiếm tên hàng và đơn vị tại Sheet bảng kê Nhập Xuất Kho.
Công dụng: Hàm tính tổng các giá trị trong một vùng dữ liệu hoặc một dãy số theo một điều kiện nào đó.
=SUMIF( Vùng giá trị tìm kiếm, giá trị tìm kiếm, vùng giá trị cần cộng)
→ F4 :3lần → F4:1 lần
– Vùng giá trị tìm kiếm: là vùng chứa giá trị trị tìm kiếm – Giá trị tìm kiếm: Phải có tên trong vùng giá trị tìm kiếm (Giá trị tìm kiếm chỉ là một ô). – Vùng giá trị cần cộng: là vùng chứa giá trị cần cộng
: Vùng giá trị tìm kiếm và cùng giá trị cần cộng phải tương ứng với nhau, tức là điểm đầu và điểm cuối phải tương ứng với nhau. – F4: 1 lần để có giá trị tuyệt đối ( tuyệt đối được hiểu là cố định cột và cố định dòng) Ví dụ:$E$10: được hiểu là cố định cột E và cố định dòng 10 – F4: 2 lần để có giá trị tương đối cột và tuyệt đối dòng (được hiểu là cố định dòng và thay đổi cột) Ví dụ: E$10 thay đổi cột E cố định dòng 10
– F4$: 3 lần để có giá trị tương đối dòng và cố định cột (cố định cột thay đổ dòng) Ví dụ:$E10 cố định cột E và thay đổi dòng 10Bài tập thực hành: Sử dụng hàm sumif để lấy số lượng nhập, thành tiền nhập và số lượng xuất từ bảng Kê nhập xuất kho sang bảng tổng hợp nhập xuất tồn.
Công dụng: hàm sử dụng để kiểm tra điều kiện và trả lại một trong hai giá trị được chỉ ra trong công thức, Nếu điều kiện kiểm tra đúng thì trả lại giá trị 1, ngược lại thì trả lại giá trị 2.
7.1. Chỉnh sửa dữ liệu đã nhập – Chọn vùng hoặc ô muốn thay đổi kiểu dữ liệu – Chọn Home/chọn nút mở rộng Alignment: chọn vùng hoặc ô muốn thay đổi dữ liệu – Hoặc chọn home/chọn nút format painter
Khi cần xóa vùng dữ liệu cần thưc hiện các thao tác sau:
– Chọn vùng dữ liệu cần xoá – Vào home/chọn nút Clear mở rộng– Clear All: xóa tất cả dữ liệu– Clear formats: xóa định dạng(phông, cỡ, mầu chữ, căn lề)– Clear Contents: Xóa nội dung giữ nguyên định dạng– Clear Comments: Xóa chú thích
Muốn lọc dữ liệu phải bôi đen từ dòng muốn lọc tới hết cùng lọc, sau đó vào Data/chọn filter. Xuất hiện các mũi tên nhỏ màu trắng trên tiêu đề các cột trong vùng dữ liệu. Muốn lọc dữ liệu cột nào nhấn chuột tại mũi tên của cột đó.
– Sort A to Z: sắp xếp dữ liệu tăng dần– Sort Z to A: sắp xếp dữ liệu giảm dần– Sort by color: sắp xếp dữ liệu theo màu sắc– Text Filter: cho phép chọn theo điều kiện cần lọc– Equals: so sánh bằng– Does not Equals: So sánh không bằng– Begin With: bắt đầu với– Does not begin with: không bắt đầu với– End with: kết thúc với– Content: bao gồm– Muốn hủy lọc: vào data/chọn Filter.– Muốn nhả lọc để lọc điều kiện khác vào Select All hoặc Clear Filter From.
a. Chèn hàng, cột: Chọn home/chọn Inser – Chọn Insert Cells: để thêm ô – Chọn Insert Sheet Rows: thêm hàng – Chọn Insert Sheet Cloumns: thêm cột – Chọn Insert Sheet: thêm bảng tính
b. Xóa ô, hàng, cột– Chọn vùng dữ liệu cần xóa – Chọn home/Chọn Delete – Delete Cell: Xóa ô – Delete sheet Rows: xóa dòng – Delete sheet cloumns: xóa cột – Delete sheet: xóa toàn bộ bảng tính
c. Thay đổi độ rộng của cột: đưa con chuột tới đường viền phải của cột hoặc đường viền dưới của hàng cần thay đổi.d. Ẩn hiện hàng, cột, bảng tínhẨn– Chọn Home/format/chọn hide hoặc unhide – Hide cloumns: ẩn cột – Hide Rows: hàng – Hide Sheet: ẩn bảng tínhHiện– Chọn home/chọn format/Chọn hide hoặc unhide – Unhide cloumns: hiện cột – Unhide Rows:hiện hàng – Unhide Sheet: hiệnbảng tính
e. Định dạng ô:Chọn thay đổi phông chữ – Chọn vùng dữ liệu cần thay đổi phông chữ – Chọn home/chọn phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ. Màu chữ trực tiếp trên thanh menu nút lệnh. – Hoặc chọn home chọn font mở hộp thoại Format Cells. – Hộp thoại format Cells, thẻ fonts gồm: – Font: chọn các phông chữ – Font style: chọn kiểu chữ(nghiêng :Italic. Đậm Bold, gạch chân:Under line) – Size: chọn cỡ chữ – Color:màu chữ – OK.Tạo đường viền Chọn home/chọn thẻ Border Hoặc hộp thoại FormatCells, thẻ Border gồm: – Line Style: chọn kiểu đường viền ( nét đơn, đôi, đứt) – Color: chọn màu đường viền – None: xóa các đường viền trong vùng dữ liệu – Outline: tạo đường viền ngoài vùng dữ liệu – Inside: tạo đường viền trong vùng dữ liệu – Border: thêm, bỏ hoặc thay đổi các đường viền trên, dưới, trái, phải, chéo trái, chéo phải bằng các nút tương ứng.
g. Hợp ô tách ô Chọn home/Chọn merge – Merge & Center: hợp các ô được chọ thành một ô duy nhất và định dạng dữ liệu vào giữa ô. – Merge Across: Hợp các ô theo dòng – Unmerge Cells: tách ô đã đượ hợp
h. Đổi hướng chữ, căn lề dữ liệu trong ô Chọn Home/chọn các nút căn lề theo mong muốn trên thẻ Alignment/chọn thẻ Alignment Hộp thoại format Cells, thẻ Alignment gồm: Horizontal: căn lề theo chiều ngang General: giữ nguyên như khi nhập dữ liệu Left: căn lề theo mép trái Center: căn lề giữa Right: căn lề mép phải Fill: căn toàn ô bằng các ký tự trong ô đó Justifly: căn lề đều hai bên mép lề Center across selection: căn lề giữa qua một dãy ô – Vertical: căn lề theo chiều dọc (top;căn lề phía trên, Center căn giữa, Bottom: căn lề xuống phía dưới) – Wrap text; khi tích dấu check dữ liệu nhập vào nếu dài hơn độ rộng ô sẽ tự độn dàn thành nhiều dòng. – Merge Cells:trộn nhiều ô thành một ô duy nhất. – Orientation: chọn hướng xoay dữ liệu trong ô bằng cách dùng chuột kéo nút đỏ tới các góc mong muốn.
I. Chèn các ký tự đặc biệt – Chọn insert/chọn Symbol. Xuất hiện hộp thoại Symbol. – Hộp thoaị Symbol gồm các mục chức năng – Chọn phông chữ trong mục Font, trong mỗi bảng ký tự đặc biệt có nhiều ký tự khác nhau. Chọn ký tự cần dùng – Nếu cần chèn thêm nhiều ký tự khác nhau lần lượt thực hiện các thao tác: chọn ký tự cần sử dụng. Chọn nút insert cho đến khi chèn đủ các ký tự cần. Chọn nút Close đóng hộp thoại Symbol.
a. Chèn thêm bảng tính Nhấn chuột phải tại thanh Sheet Bar trên thẻ ghi tên bảng tính Chọn Insert/chọn Worksheet/chọn Okb. Xóa bảng tính Nhấn chuột phải tại thẻ ghi tên bảng tính cần xóa Chọn lệnh Delete/Chọn OK, bảng tính sẽ bị xóa khỏi tệp dữ liệu
c. Đổi Tên Bảng Tính Nhấn chuột phải vào thẻ ghi tên bảng tính, chọn lênh rename/ghi tên mới cho bảng tính.d. Di chuyển sao chép bảng tính– Nhấn chuột phải tại thẻ ghi tên bảng tính cần sao chép hoạc di chuyển/chọn lệnh Move or Copy – To Book: chọn tệp dữ liệu đích sẽ chứa kết quả sau khi di chuyển hoặc sao chép bảng tính. – Before sheet: chọn vị trí mới cho bảng tính trong tệp hiện thời đang làm việc Create a copy: nếu chọn là sao chép bảng tính, ngược lại là di chuyển bảng tính – Chọn Ok
e. Đổi màu tên bảng tính– Nhấn chuột phải tại thẻ ghi tên bảng tính/chọn Tab color/chọn màu sắc. Tên bảng tính sẽ được đổi màu như mong muốn.
g. Ẩn hiện bảng tính Ẩn bảng tính: Nhấn chuột phải tại thẻ ghi tên bảng tính cần ẩn/chọn Hide Hiện bảng tính: Nhấn chuột phải tại thẻ ghi tên bảng tính bất kỳ/chon Unhide/chọn tên bảng tính muốn hiện
– Chọn Page Layout/chọn Print Titles- Nhấn CTRL+F2 mở hộp thoại Print Preview – Print titles: nhập đại chỉ vùng cần in. Sử dụng khi cần in một vùng trong dữ liệu bảng tính – Print titles: Đối với các bảng dữ liệu lớn khi in trên nhiều trang, từ trang thứ hai trở đi dữ liệu được in sẽ không có tiêu đề bảng làm việc quản lý dữ liệu gặp khó khăn. Muôn tiêu đề lặp trên các trang in – Rows to repeat at top: chọn hàng cần lặp trên các trang – Chọn Office Button/ chọn Print/chọn Print Preview – Print: thực hiện lệnh in – Page Setup: thiết lập trang in – Zoom: chức năng phong to bảng dữ liệu ở kích cỡ bình thường hoặc thu nhỏ bange dữ liệu vừa độ rộng cửa sổ. – Next page: chuyển xem trang tiếp theo – Show Margins: điều chỉnh độ rộng lề giấy – Page Break Preview: cho phép đặt dấu ngắt trang, Định trỏ tại vị trí ngắt trang, nhấn chuột tại nút Page Dreak Preview. Dấu ngắt trang được thiết lập – Close Print Preview: đóng chế độ xem và trở về màn hình làm việc thông thường – Help:trợ giúp sử dụng chức năng tương ứng để thay đổi định dạng trang in theo mong muốn. – Chọn nút Close Print Preview hoặc tổ hợp phím CTRL+F2 để đóng chế độ xem trước khi in – Columns to repeat at left: chọn cột cần lặp trên các trang – Print Gridlines: cho phép in các đường lưới trong bảng
– Chọn Page layout, chọn nút Breaks
– Chọn insert page Break nếu muốn đặt dấu ngắt trang – CHọn Remove page Break nếu muốn hủy dấu ngắt trang – Chọn Reset All Page Breaks nếu muốn hủy tất cả các dấu ngắt trang đã đặt
Chọn nút OFFICE BUTTON/Chọn Print để mở hộp thoại PrintKhung Copies: số bản cần in.Sử dụng khi muôn in dữ liệu thành nhiều bản giống nhau.
Khung Printer: name chọn máy in cần sử dụng in Lưu ý: để in giấy A4 cần định dạng giấy như sau Khung Print range: chọn miền dữ liệu cần in All: in tất cả các trang Page from chúng tôi …. Chọn in số trang theo mong muốn. Ghi trang bắt đầu I tại mục from và trang kết thúc toKhung Print what: điều khiển in
Các Hàm Excel Thường Dùng Trong Kế Toán
Excel kế toán là công cụ không thể thiếu trong công việc kế toán tại các doanh nghiệp, các hàm excel sẽ giúp người làm kế toán excel xử lý nhanh các thao tác như tính tổng theo điều kiện, tìm kiếm tra cứu thông tin, đếm các số, tính tổng theo điều kiện lọc…
1. Hàm excel IF
Cú pháp: =IF(Điều kiện; Giá trị 1; Giá trị 2)
Nếu đúng điều kiện thì trả về “Giá trị 1”, nếu sai trả về “Giá trị 2”
Ví dụ: =IF(D6=131;”MUA”;”BÁN”)
2. Hàm excel SUMIF – Hàm tính tổng theo điều kiện
= SUMIF(Dãy ô điều kiện; Điều kiện cần tính; Dãy ô tính tổng)
– Dãy ô điều kiện: Là dãy ô chứa điều kiện cần tính. Trong kế toán thường là Cột TK Nợ, TK Có, Cột chứa các mã hàng hóa, mã TK…
– Điều kiện cần tính: Chính là việc bạn đi tính tổng cho “cái gì”. Ví như bạn tính tổng phát sinh cho TK 111, hay tính tổng nhập cho một mã hàng nào đó. Như vậy 111 hay mã hàng hóa chính là điều kiện tính.
Ví dụ: =SUMIF($M$11:$M$186;L190;$P$11:$P$186)
3. Hàm excel COUNTIF là Hàm đếm có điều kiện
= COUNTIF(Vùng điều kiện; điều kiện đếm)
Hàm này thường sử dụng khi lập bảng chấm công, bạn muốn đếm số công của một nhân viên trong tháng thì hàm này giúp bạn rất hữu ích.
Ví dụ, ký hiệu chấm công 1 ngày là dấu cộng (+), bạn cần tính xem từ ngày 1 – 31 nhân viên A làm bao nhiêu ngày bạn dùng công thức :
4. Hàm excel LEFT là hàm Lọc ký tự bên trái của chuỗi
= LEFT(Chuỗi;N)
– Chuỗi: là dãy ký tự trong ô
– N: là số ký tự cần lấy về tính từ bên trái của ô
Ví dụ: =LEFT(L183;3) – thường dùng để lọc TK cấp 1 trong chuỗi TK chi tiết.
5. Hàm excel SUBTOTAL
Hàm này rất nhiều công dụng với nhiều số chức năng khác nhau, tuy nhiên trong kế toán thường chỉ dùng đến số chức năng là số 9, số 9 tương ứng với hàm SUM (tính tổng)
=SUBTOTAL(9;I10:I700)
6. Hàm excel VLOOKUP
Hàm dò tìm theo cột có điều kiện (Bạn phải xác định được mình dùng “cái gì – Giá trị dò tìm” để đi tìm “cái gì – Giá trị cần tìm”.
= VLOOKUP(Giá trị dò tìm; Vùng dữ liệu tìm kiếm; Cột trả về giá trị tìm kiếm;N)
– Giá trị dò tìm: Giá trị dò tìm phải có Tên trong vùng dữ liệu tìm kiếm
– Vùng dữ liệu tìm kiếm: “Vùng dữ liệu tìm kiếm” phải chứa tên của “Giá trị dò tìm” và phải chứa “Giá trị cần tìm”. Điểm bắt đầu của vùng được tính từ dãy ô có chứa “giá trị dò tìm”.
– Cột trả về giá trị tìm kiếm: Là số thứ tự cột, tính từ bên trái sang của vùng dữ liệu tìm kiếm.
– Tham số “N”: N=0: dò tìm tuyệt đối (thường sử dụng)
N=1: dò tìm tương đối
Ví dụ: =VLOOKUP(L150;’BANG LUONG’!$C$8:$X$32;8;0)
Trên là danh sách các hàm excel thường dùng trong kế toán ngoài ra còn một số hàm hay dùng như hàm and, or và các hàm tính toán, muốn giỏi kế toán trước hết phải giỏi excel
VÍ DỤ VỀ CÁCH SỰ DỤNG CÁC HÀM EXCEL THƯỜNG DÙNG CẢ NHÀ XEM TẠI:
Ngoài ra nếu bạn nào chuyên làm kế toán excel chắc chắn không thể bỏ qua bài này: Hướng dẫn cách ghi sổ nhật ký chung trên excel
Nếu bạn quan tâm đến việc mở công ty hãy xem gói dịch vụ thành lập công ty tại long biên && thành lập doanh nghiệp tại thường tín &&& thành lập công ty tại gia lâm
Các bài viết mới
Các tin cũ hơn
Các Hàm Cơ Bản Trong Excel
Bảng tính Excel cung cấp cho các bạn rất nhiều hàm được phân chia theo từng nhóm hàm khác nhau, với mục đích chung là xử lý dữ liệu về từng mảng khác nhau. Nếu các bạn mới làm quen với các hàm trong Excel thì các bạn cần phải nắm chắc các hàm cơ bản trong Excel. Sau khi đã biết về các hàm cơ bản trong Excel thì các bạn có thể tiếp tục học các hàm khác phức tạp hơn.
Trong bài viết này chúng tôi sẽ giới thiệu đến các bạn 17 hàm cơ bản trong Excel, cú pháp, cách sử dụng và ví dụ cụ thể của từng hàm để các bạn có thể hiểu rõ hơn về các hàm cơ bản trong Excel.
Hàm INT
Trong đó: number là số thực, hoặc một phép toán nhân chia mà các bạn muốn làm tròn xuống số nguyên, tham số bắt buộc.
Hàm SUM
Trong đó number1, number2 là các đối số, đối số có thể là số là tham chiếu đến một ô hoặc vùng dữ liệu.
Hàm SUMIF
Trong đó range là phạm vi ô mà các bạn muốn thực hiện điều kiện, các ô trong phạm vi phải là số hoặc tên, mảng hay tham chiếu chứa số, criteria là điều kiện ở dạng số, biểu thức, tham chiếu ô, văn bản, sum_range là các ô thực tế để tính tổng nếu các bạn muốn cộng các ô không phải là các ô trong đối số range, nếu sum_range bị bỏ qua thì Excel sẽ cộng các ô trong đối số range phù hợp điều kiện criteria.
Hàm COUNT
Trong đó value1 là đối số bắt buộc, là tham chiếu ô hoặc phạm vị mà bạn muốn đếm số, value2 là đối số tùy chọn tối đa 255 đối số, tham chiếu ô hoặc phạm vi bổ sung mà bạn muốn đếm số.
Hàm COUNTIF
Trong đó: range là phạm vi cần đếm số lượng ô chứa số, phạm vi có thể chứa số, mảng, phạm vi có tên hoặc tham chiếu có chứa số, criteria là điều kiện để đếm số, các hai đối số đều bắt buộc.
Hàm AVERAGE
Trong đó: number1 là đối số bắt buộc, có thể là số thứ nhất, tham chiếu ô hoặc phạm vi mà các bạn muốn tính giá trị trung bình, number 2 là các số, tham chiếu ô hoặc phạm vi bổ sung mà các bạn muốn tính trung bình, tối đa 255.
Hàm MIN, MAX
=MAX(number1;[number2];…)
Trong đó number1, number2 là các đối số đầu vào và các bạn muốn tìm số nhỏ nhất, hoặc số lớn nhất, tối đa 255 số. Các đối số có thể là số, tên, mảng hoặc tham chiếu có chứa số.
Hàm ROUND
Trong đó number là số mà bạn muốn làm tròn, num_digits là số chữ số mà bạn muốn làm tròn. Cả hai đối số đều bắt buộc.
Hàm IF
Trong đó logical_test là đối số bắt buộc biểu thức so sánh logic (hay còn gọi là điều kiện), value_if_true(bắt buộc) giá trị trả về điều kiện logical_test đúng, value_if_false (tùy chọn) giá trị trả về nếu điều kiện logical_test sai.
Hàm TRIM
Trong đó text là đối số duy nhất và bắt buộc, đây chính là văn bản mà bạn muốn loại bỏ khoảng trống.
Hàm LEN
Trong đó text là chuỗi văn bản cần đến số ký tự, khoảng trắng cũng sẽ được đếm là ký tự, text có thể là văn bản hoặc là tham chiếu đến ô chứa văn bản.
Hàm LEFT
Hàm LEFT trả về một hoặc nhiều ký tự đầu tiên trong một chuỗi, dựa vào số ký tự mà bạn chỉ định.
Cú pháp: =LEFT(text;[num_chars])
Trong đó text là đối số bắt buộc, là chuỗi văn bản có chứa ký tự mà bạn muốn lấy. Num_chars là đối số tùy chọn (có thể có hoặc không), đây là số ký tự mà bạn muốn lấy bắt đầu từ ký tự đầu tiên trong text. Nếu num_chars được bỏ qua thì mặc định sẽ là 1.
Hàm RIGHT
Trong đó text là chuỗi văn bản chứa ký tự cần lấy, num_chars là số lượng ký tự cần lấy từ phải sang. Tương tự như hàm LEFT.
;
Hàm CONCATENATE
Trong đó text1 là đối số bắt buộc, đây là văn bản đầu tiên cần ghép nối nó có thể là giá trị văn bản, số hoặc tham chiếu ô. Còn text2 là đối số tùy chọn, đây cũng là văn bản cần bổ sung ghép nối, tối đa 255 mục.
Hàm NOW
Hàm NOW trả về ngày và thời gian hiện tại trong Excel, hàm NOW không cập nhật ngày liên tục.
Cú pháp: =NOW() hàm NOW không có đối số nào.
Ví dụ:
Hàm TODAY
Hàm TODAY trả về ngày hiện tại, các bạn có thể sử dụng để tính toán các khoảng thời gian.
Cú pháp: =TODAY()
Ví dụ:
Hàm DAY
Trong đó serial_number là đối số bắt buộc, ngày tháng của ngày cần trả về.
Hàm MONTH và hàm YEAR tương tự hàm DAY.
Cập nhật thông tin chi tiết về Các Hàm Excel Cơ Bản Trong Kế Toán trên website Hoisinhvienqnam.edu.vn. Hy vọng nội dung bài viết sẽ đáp ứng được nhu cầu của bạn, chúng tôi sẽ thường xuyên cập nhật mới nội dung để bạn nhận được thông tin nhanh chóng và chính xác nhất. Chúc bạn một ngày tốt lành!