Bạn đang xem bài viết Các Công Thức Excel Quản Lý Kho Là Gì? được cập nhật mới nhất trên website Hoisinhvienqnam.edu.vn. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi đã chia sẻ là hữu ích với bạn. Nếu nội dung hay, ý nghĩa bạn hãy chia sẻ với bạn bè của mình và luôn theo dõi, ủng hộ chúng tôi để cập nhật những thông tin mới nhất.
Sử dụng file excel quản lý kho hàng vật tư là một trong những giải pháp được nhiều chủ cửa hàng bán lẻ áp dụng để quản lý toàn diện xuất – nhập kho. Trong bài viết sẽ gửi đến bạn những công thức excel quản lý kho cơ bản dành cho những người mới. Hy vọng sẽ hữu ích trong công tác quản lý và điều hành.
1. Ưu điểm khi sử dụng file excel quản lý kho đơn giảnQuản lý kho bằng excel đơn giản với những ưu điểm:
Hoàn toàn miễn phí.
Linh hoạt: Bạn có thể tự thêm dòng, cột để quản lý theo nhu cầu thực tế của doanh nghiệp
Có thể lưu trữ đám mây trê OneDrive hoặc Google Drive cho phép nhiều người cùng thao tác chỉnh sửa hoặc tự động cập nhật những thay đổi.
Sử dụng tốt các công thức, hàm tính toán giúp bạn có được báo cáo tổng quan về tình hình kinh doanh.
2. Khó khăn khi dùng excel đơn giản để quản lý kho
Không quản lý được đồng bộ nhiều kho nếu cửa hàng nhiều chi nhánh hoặc nhiều đại lý.
Khó khăn tìm kiếm nhanh sản phẩm.
Không thể quản lý với lượng dữ liệu lớn
Không cho phép phân quyền nhân viên thao tác trên file dữ liệu.
Tính bảo mật thông tin không cao.
3. Các hàm cơ bản trong excel 3.1. Hàm đếm COUNTThay vì đếm thủ công số lượng hàng hóa, dữ liệu thì bạn có thể dùng hàm =COUNT. Ví dụ, bạn cần đếm từ ô B1 đến B10, hãy gõ =COUNT(B10:B10).
3.2. Hàm đếm COUNTIF với điều kiện cụ thểĐể đếm các ô dựa trên một điều kiện cụ thể (ví dụ, lớn hơn 9), hãy sử dụng hàm COUNTIF sau đây.
Để đếm các ô dựa trên nhiều điều kiện (ví dụ, green và lớn hơn 9), hãy sử dụng hàm COUNTIFS sau:
Thay vì ngồi đếm tổng thì bạn hãy dùng hàm này để tính toán, tiết kiệm khá nhiều thời gian và công sức. =SUM (number 1, number 2, …)
3.5. Hàm tính tổng SUMIFS với nhiều điều kiệnĐể tính tổng các ô dựa trên nhiều điều kiện (ví dụ, blue và green), hãy sử dụng hàm SUMIFS sau (đối số đầu tiên là phạm vi bảng tính cần tính tổng).
3.6. Hàm AVERAGE: Hàm tính trung bình cộngGiú bạn tính toán nhanh hơn nếu số lượng phần tử trong dãy lớn và dài. Sử dụng cú pháp = AVERAGE(Number1, [Number2], [Number3],…)
3.7. Hàm tính tổng giá tiền sản phẩm SUMPRODUCTĐể tính tổng tiền của các sản phẩm dựa trên số lượng và giá tương ứng của từng sản phẩm trong một hoặc nhiều dãy, bạn hãy dử dụng hàm =SUMPRODUCT
* Hàm year/mont/day
Để điền ngày vào Excel, bạn sử dụng “/” hoặc “-“. Để điền thời gian, sử dụng “:” (dấu hai chấm). Bạn cũng có thể điền ngày và thời gian trong cùng một cột.
Để lấy năm trong ngày tháng năm bạn sử dụng hàm YEAR. Tương tự để lấy tháng dùng hàm MONTH và lấy ngày dùng hàm DATE. Công thức =YEAR(cột chứa năm cần lấy).
* Hàm DATE
Để thêm số năm, tháng và ngày vào ngày tháng nào đó, bạn sẽ phải sử dụng đến hàm DATE. Công thức =DATE(YEAR(ô chứa ngày tháng gốc)+số năm cần thêm,MONTH(ô chứa ngày tháng gốc)+số tháng cần thêm,DAY(ô chứa ngày tháng gốc)+số ngày cần thêm).
3.9. Hàm tra cứu VLOOKUPKhác với hàm if, hàm vlookup hay còn gọi là hàm tham chiếu cột. Nó sẽ lấy thông tin từ bảng phụ với điều kiện dò tìm ở bảng chính để điền vào cột nào đó của bảng chính nếu thỏa mãn điều kiện dò tìm. Cú pháp =VLOOKUP(ô chứa giá trị tìm kiếm, vùng bảng chứa giá trị tìm kiếm và trả về,cột chứa giá trị trả về)
Ví dụ cơ bản hàm vlookup: Hãy điền tên vào cột tên hàng dựa vào ký tự của cột mã hàng lấy tham chiếu từ bảng phụ.
Nếu phương pháp quản lý truyền thống bằng sổ sách, excel mất nhiều thời gian, không tránh khỏi nhầm lẫn. Anh chị chủ shop tham khảo phần mềm quản lý bán hàng tự động tính tồn kho, doanh thu, lợi nhuận chính xác.
Các Bước Thiết Lập File Quản Lý Kho Vật Tư Bằng Excel
File quản lý kho vật tư bằng excel – Việc quản lý kho vật tư không hề đơn giản đối với các thủ kho, bởi số lượng vật tư nhiều, đôi khi rất khó kiểm soát cùng khá nhiều thông tin phức tạp đi kèm như chủng loại, kích thước… Do đó, Kế toán kho yêu cầu sự kết hợp của nhiều nghiệp vụ, từ sắp xếp vật tư, phân loại vật tư, đến kiểm soát lượng vật tự xuất nhập tồn tại kho, để đưa ra hiệu mức tồn kho hiệu quả nhất.
1. Quản lý kho vật tư bằng Excel là giải pháp tối ưu nhất– Bạn có thể làm được rất nhiều báo cáo, chỉ tiêu phục vụ mục đích quản lý của bạn khi dùng Excel. Không giống như các phần mềm dựng sẵn, bạn bị bó buộc bởi các tính năng mà công ty phần mềm/ chuyên gia xây dựng sẵn.
– File Excel là công cụ đắc lực và đơn giản nhất, bất kỳ ai cũng dễ dàng thao tác và làm việc tại Excel.
– Bạn không phải trả bất kỳ chi phí nào khi bạn có thể tự lập được 1 file quản lý kho, bán hàng đơn giản trên excel. Bởi vì Excel là công cụ hỗ trợ hoàn toàn Free.
– Thông qua một vài công thức tính toán đơn giản trong excel để tính tổng doanh số, tổng lợi nhuận, sắp xếp hàng tồn kho dựa trên số lượng sản phẩm bán nhiều nhất.
– Bạn có thể thao tác trực tiếp trên database để sửa lại các giao dịch nhập xuất, thông tin hàng hóa, khách hàng… Hoặc có thể tạo thêm báo cáo theo nhu cầu thực tế tại từng thời điểm.
Có thể share cho nhiều người dùng.
2. Các bước thiết lập file quản lý kho vật tư bằng Excel– Đây là nơi đầu tiên bạn cần phải làm, hay chính là database dùng để lấy dữ liệu sang các sheet nhập xuất và tổng hợp báo cáo, đảm bảo độ chính xác và nhanh chóng.
– Định dạng bảng biểu :
+ Kẻ bảng (đường kẻ) cho các bảng biểu. Phần đường kẻ bao ngoài nên là nét liền, đường kẻ giữa các dòng có thể dùng đường kẻ đứt và màu xám trông sẽ đẹp hơn.
+ Bôi đậm cho dòng tiêu đề
+ Cố định dòng tiêu đề
– Tại sheet Nhập Xuất, bạn sẽ nhập các thông tin sau: Số chứng từ, Ngày tháng, Tài khoản ( nếu có), Diễn giải, Mã vật tư, Tên vật tư, ĐVT, Số lượng bán, Đơn giá, Thành tiền như bảng sau:
– Tại đây, dựa vào phiếu xuất kho và nhập kho, bạn nhập dữ liệu liên tục vào từng cột thông tin tương ứng.
– Khi bạn nhập xuất, bạn sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian khi chỉ việc chọn/ nhập mã hàng. Các thông tin còn lại sẽ do hàm vlookup tìm kiếm tự động theo mã hàng bạn nhập.
– Có thể bạn cần kết hợp vlookup với if để thiết lập công thức tìm thông tin hàng hóa cho tất cả các dòng trống của bên nhập xuất.
– Sử dụng hàm If mục đích để file nhìn gọn gàng và sạch sẽ hơn. (không phải nhìn đâu cũng thấy lỗi #NA)
– Công thức =IF($G10=””,””,VLOOKUP($G10,’Mã vật tư’!$B:$D,2,0))
– Đây là báo cáo cho phép bạn xem được số tồn đầu, tồn cuối và lượng nhập/ xuất trong kỳ chi tiết từng mã vật tư. Bao gồm các cột : Mã vật tư, tên vật tư, đơn vị, Số Lượng Thành tiền của ( Tồn đầu, nhập trong kỳ, và tồn cuối kỳ.
– Đây là một báo cáo tự động, được lấy dữ liệu từ bảng kê nhập xuất.
– Bạn chỉ cần copy mã vật tư vào cột vật tư ( Lưu ý: Mỗi vật tư chỉ copy 1 lần , không trùng lặp )
– Tại cột số lượng , thành tiền của Nhập trong kỳ và Xuất trong kỳ bạn dùng đến hàm Sumif để lấy tổng dữ liệu từ bảng kê nhập xuất tồn.
– Hàm Sumif : là hàm quan trọng nhất trong quản lý kho vật tư bằng Excel, đó là hàm tính tổng với điều kiện. Sẽ giúp ta tính được tổng số lượng nhập/ xuất của 1 mã hàng từ danh sách rất nhiều lần nhập/ xuất khác nhau.
– Công thức: =SUMIF(‘Nhập xuất’!$G$7:$G$5003,’Nhập xuất tồn’!$A5,’Nhập xuất’!$J$7:$J$5003)
– Tại cột Tồn cuối kỳ : bạn chỉ cần nhớ công thức
Số lượng tồn = Số lượng nhập – Số lượng bán
3. Một số hạn chế khi quản lý kho vật tư bằng Excel– Không có tính bảo mật, độ an toàn cho dữ liệu kém do đây là phần mềm offline, mọi dữ liệu đều được lưu trữ trên một máy tính. Hơn nữa, nếu trong quá trình làm việc, máy tính gặp trục trặc hoặc người dùng sơ ý thì việc mất dữ liệu hoàn toàn có thể xảy ra.
– Các hàm trong excel khá phức tạp, do vậy người dùng phải thực sự hiểu về các hàm này mới có thể sử dụng tốt. Đây là hạn chế khá lớn vì không phải doanh nghiệp nào cũng có đội ngũ nhân viên giỏi đặc biệt là các doanh nghiệp nhỏ.
– Khi quản lý nhập xuất hàng hóa bằng Excel, nhân viên sẽ phải nhập liệu thủ công trên file. Điều này rất dễ dẫn đến sai sót hoặc nhầm lẫn đặc biệt khi số lượng hàng hóa quá lớn.
Nếu doanh nghiệp cần một công cụ hỗ trợ linh hoạt trong thống kê xem xét dữ liệu ngay cả khi lượng hàng hóa quá lớn và đa dạng về mẫu mã thì thật tiếc, excel không làm tốt việc này.
– Cập nhật thông tin không kịp thời. Tuy file Excel quản lý kho đơn giản nhưng nó lại không hỗ trợ việc cập nhật số liệu liên tục với các bộ phận khác. Khi có sự thay đổi về hàng hóa trong kho, nhân viên kho sẽ phải kiểm kho mới có được số lượng chính xác để báo với các bộ phận khác.
– Nếu doanh nghiệp có các thiết bị ngoại vi hỗ trợ công tác quản lý kho vật tư thì excel sẽ không hỗ trợ kết nối với chúng.
Hy vọng, với bài viết này các bạn có thể tự xây dựng cho mình một file Excel trong công việc quản lý kho vật tư hiệu quả đơn giản nhất! Kế Toán Việt Hưng sẵn sàng chia sẻ mọi kiến thức đến các bạn đọc trên trang Ketoanviethung.com.vn!
Sqrt Là Gì. Hàm Căn Bậc 2 Trong Excel: Công Thức Và Cách Sử Dụng
Excel cung cấp các hàm tính toán từ cơ bản đến phức tạp. Hàm sqrt thuộc hàm cơ bản, giúp tính căn bậc 2 của một số dương. Với những bài tính toán đơn giản thì việc sử dụng dụng các hàm như hàm tính tổng SUM trong Excel, hàm thương trong Excel và hàm căn bậc 2 SQRT rất cần thiết.
Cú pháp
SQRT(number)
Cú pháp hàm SQRT có các đối số sau đây:
Number: Là số bắt buộc. Số mà bạn muốn tìm căn bậc hai của nó.
Chú thích
Nếu number là số âm, hàm SQRT trả về giá trị lỗi #NUM! .
Ví dụ minh họa
Chúng ta đi vào ví dụ cụ thể. Tính Căn bậc hai của các số sau.
Hàm Và Công Cụ Excel Dùng Trong Quản Lý Cấp Phát Đồ Dùng Văn Phòng
1. Quản lý nhập dữ liệu với công cụ Data Validation
Việc lập các danh sách đồ dùng, văn phòng phẩm, danh sách nhà cung cấp, danh sách bộ phận sử dụng nhằm mục đích:
Quản lý theo hệ thống, tránh trùng lặp, sai sót.
Tránh sai sót trong quá trình nhập dữ liệu, ghi sổ
Lập báo cáo theo đúng các đối tượng
Như vậy một trong những yêu cầu quan trọng là phải hạn chế, tránh sai sót trong quá trình nhập dữ liệu, ghi sổ. Để làm được điều đó thì chúng ta áp dụng công cụ Data Validation để quản lý việc nhập dữ liệu vào các sổ.
Ứng dụng thứ 1: Tạo danh sách chọn cho nhà cung cấp, mã hàng trong Bảng kê nhập đồ dùng, văn phòng phẩm
Ứng dụng thứ 2: Thiết lập điều kiện chỉ nhập dữ liệu dạng ngày tháng trong cột Ngày (cột C)
Khi nhập sai dữ liệu không phải là dạng ngày thì lập tức có thông báo lỗi nhập dữ liệu
2. Sử dụng hàm Vlookup để tiết kiệm thời gian nhập dữ liệuHàm Vlookup là hàm tham chiếu khá phổ biến trong Excel. Khi chúng ta chọn 1 mã hàng theo danh sách chọn tạo bởi Data Validation, chúng ta cũng muốn ghi nhận tên mặt hàng đó, đơn vị tính. Nhưng thông tin này được tham chiếu dựa vào mã hàng được chọn.
Do đó để tiết kiệm thời gian nhập dữ liệu thì cột Tên hàng và Đơn vị tính sẽ sử dụng hàm Vlookup để lấy nội dung, chúng ta không cần nhập trực tiếp vào cột này
Trong công thức ở trên có kết hợp thêm hàm IF, hàm ISBLANK để kiểm tra dữ liệu ở ô F3: nếu là ô trống thì sẽ trả ngay về kết quả là rỗng để tránh bị lỗi không có đối tượng tìm kiếm trong hàm Vlookup.
3. Sử dụng Format Cells một cách hợp lýViệc trình bày trên Excel khá quan trọng. Trình bày một cách khoa học, cẩn thận sẽ giúp bạn quản lý tốt dữ liệu. Có 2 điểm cần lưu ý khi trình bày dữ liệu:
Định dạng kẻ khung, tô màu, căn lề: Phân biệt rõ phần tiêu đề của bảng tính với các vùng dữ liệu trong bảng. Những loại dữ liệu nào thì căn lề trái, dữ liệu nào căn lề phải, căn giữa cần được thống nhất ngay từ đầu để tránh dữ liệu trình bày lộn xộn, dễ nhầm lẫn.
Định dạng đúng loại dữ liệu. Dữ liệu trong mỗi cột là dạng dữ liệu gì: Text, Số hay ngày tháng. Phải thống nhất về dạng dữ liệu, định dạng chuẩn cho loại dữ liệu đó từ trước, thống nhất trong cả cột đó.
Do vậy cần phải sử dụng tốt công cụ Format Cells của Excel để quản lý dữ liệu cho tốt.
Ví dụ:
Cập nhật thông tin chi tiết về Các Công Thức Excel Quản Lý Kho Là Gì? trên website Hoisinhvienqnam.edu.vn. Hy vọng nội dung bài viết sẽ đáp ứng được nhu cầu của bạn, chúng tôi sẽ thường xuyên cập nhật mới nội dung để bạn nhận được thông tin nhanh chóng và chính xác nhất. Chúc bạn một ngày tốt lành!