Xu Hướng 12/2023 # Bài 1: Làm Quen Với Powerpoint 2007 # Top 21 Xem Nhiều

Bạn đang xem bài viết Bài 1: Làm Quen Với Powerpoint 2007 được cập nhật mới nhất tháng 12 năm 2023 trên website Hoisinhvienqnam.edu.vn. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi đã chia sẻ là hữu ích với bạn. Nếu nội dung hay, ý nghĩa bạn hãy chia sẻ với bạn bè của mình và luôn theo dõi, ủng hộ chúng tôi để cập nhật những thông tin mới nhất.

PowerPoint 2007 là một phần của bộ Microsoft Office 2007. Cũng giống như Word (chương trình xử lý văn bản), Excel (bảng tính), PowerPoint giúp chúng ta tạo nên các bài thuyết trình / báo cáo sinh động và lôi cuốn.

Do PowerPoint được tích hợp rất chặt chẽ với các thành phần khác của bộ Microsoft Office 2007, nên chúng ta có thể chia sẽ thông tin giữa các thành phần này rất dễ dàng. Ví dụ, chúng ta có thể vẽ biểu đồ trong Excel và có thể chèn biểu đồ này vào slide của PowerPoint hoặc chúng ta có thể chép các đoạn văn bản của Word và đưa vào slide của PowerPoint,…

1. Các điểm mới trong PowerPoint 2007 Các Tab và Ribbon

Các tab không dễ tùy biến dễ như các thang công cụ ở các phiên bản trước, nhưng PowerPoint 2007 có thêm một thanh công cụ gӑi là Quick Access Toolbar (QAT – thanh công cụ truy cập nhanh) giúp người dùng tùy biến các nút lệnh một cách nhanh chóng và dễ dàng. Bạn có thể thêm vào thanh QAT bất kỳ nút lệnh nào bằng cách nhấp phải chuột vào nó và chọn Add to Quick.

Thực đơn Office Các kiểu mẫu cho hình ảnh (Graphics) và văn bản (Text)

Nếu bạn thành thạo Microsoft Word, bạn có lẽ đã từng nghe đến khái niệm style. Mỗi style lưu các thông tin định dạng mà ta có thể áp dụng vào nhiều đoạn văn bản trong Word nhằm đảm bảo tính đồng nhất. Ví dụ như khi áp dụng cùng một style cho các tiêu đề để đảm bảo cho tất cả các tiêu đề được định dạng giống nhau.

PowerPoint 2007 mở rộng khái niệm style bằng cách cho phéo áp dụng style lên các đối tượng hình ảnh như: hình, các đường kẽ, các khối hình giốnh như văn bản.

Nhiều lựa chọn vẽ hình và định dạng hơn

Các đối tượng hình vẽ (trước kia gӑi là AutoShapes, bây giờ gӑi là các hình ảnh Office Art) được cải tiến rất nhiều trong PowerPoint 2007. Bạn không những có thể áp dụng các màu sắc và tô nền cho các đối tượng mà còn có thể đổ bóng, chiếu sáng, trang trí bề mһt, hiệu ứng 3-D, nghiên và xoay hình.

Tất cả các hiệu ứng mới cho các đối tượng hình vẽ này cũng có thể áp dụng vào khung viền của hình ảnh chèn vào slide. Ngoài ra còn có vài công cụ mới làm việc với các hình ảnh giúp chúng ta thay đổi tông màu của hình cũng như thêm vào khung hình.

Nhiều tùy chọn định dạng văn bản

PowerPoint 2007 thêm vào nhiều định dạng văn bản mới. Sự cải tiến trong định dạng văn bản có ý nghƭa nhất có lẽ là công cụ WordArt, công cụ này cho phép áp dụng vào cả các đoạn văn bản thông thường với một ít giới hạn. (Lưu ý tập tin phải được lưu với phần mở rộng của Powerpoint 2007 thì các tính năng này mới hiện hữu).

Màu sắc (Color), kiểu chữ (Font), và các mẫu hiệu ứng (Effect Themes)

Các style không những có thể tự động định dạng các đối tượng đơn lҿ mà còn có thể thay đổi định dạng của toàn bài trình diễn. Mỗi theme có 3 thành phần đó là: màu sắc, kiểu chữ và các hiệu ứng.

SmartArt trong PowerPoint 2007 là một tính năng mạnh, giúp người dùng nhanh chóng chuyển các danh sách thành các sơ đồ sinh động chỉ với vài cú nhấp chuột.

Trong các phiên bản Office trước, Excel là chương trình có khả năng vẽ đồ thị xuất sắc nhất. PowerPoint 2007 bao gồm công cụ vẽ đồ thị mới giống như giống như của Excel 2007. Cũng giống như SmartArt, nó tích hợp bộ máy vẽ hình mới giúp ta có thể định dạng đồ thị trong PowerPoint với nhiều kiểu hiệu ứng có sẵn.

Tùy biến các mẫu slide

Trong các phiên bản trước của Powerpoint, bạn chỉ có thể chọn lựa các mẫu slide mà PowerPoint cung cấp sẵn. Trong PowerPoint 2007, bạn có thể tự tạo các mẫu slide với các nhiều loại placeholders khác nhau giống như các mẫu slide có sẵn. Điều này giúp ta dễ dàng tạo ra các mẫu slide phức tạp và đây là tính năng cải tiến của Slide Master.

2. Tìm hiểu các thành phần trên cửa sổ chương trình MS PowerPoint

Giao diện của PowerPoint nhìn chung cũng giống như các chương trình Windows khác, tuy nhiên nó cũng có một vài điểm đһc trưng. Các thành phần trên cửa sổ PowerPoint như sau:

Thanh tiêu đề (Title bar): Thể hiện tên của chương trình đang chạy là PowerPoint và tên của bài trình diễn hiện hành. Nếu cửa sổ chưa toàn màn hình thì ta có thể dùng chuột kéo Title bar để di chuyển cửa sổ.

Ribbon: Chức năng của Ribbon là sự kết hợp của thanh thực đơn và các thanh công cụ,

được trình bày trong các ngăn (tab) chứa nút và danh sách lệnh.

ƒ Nút Office: mở thực đơn Office từ đó ta có thể truy cập các lệnh mở (open), lưu (save),

in (print), và tạo mới (new) bài trình diễn.

Quick Access Toolbar: chứa các lệnh tắt của các lệnh thông dụng nhất. Bạn có thể thêm/

bớt các lệnh theo nhu cầu sử dụng.

Nút Minimize: Thu nhỏ cửa sổ ứng dụng vào thanh tác vụ (taskbar) của Windows; bạn

nhấp vào nút thu nhỏ của ứng dụng trên taskbar để phóng to lại cửa sổ ứng dụng.

Nút Maximize/Restore: Khi cửa sổ ở chế độ toàn màn hình, khi chọn nút này sẽ thu nhỏ cửa sổ lại, nếu cửa sổ chưa toàn màn hình thì khi chọn nút này sẽ phóng to cửa sổ thành toàn màn hình

Nút Close: Đóng ứng dụng lại. Bạn có thể nhận được thông báo lưu lại các thay đổi của bài trình diễn.

Khu vực soạn thảo bài trình diễn: Hiển thị slide hiện hành.

Thanh trạng thái (Status bar): Báo cáo thông tin về bài trình diễn và cung cấp các nút lệnh thay đổi chế độ hiển thị và phóng to, thu nhỏ vùng soạn thảo.

Normal: Chế độ này trong quá trình soạn

Slide Sorter: Chế độ này giúp xem tổng thể bài trình diễn, bố cục, cũng như trình tự các slide trong bài.

Notes Page: Chế độ này giúp ta thêm các ghi chú vào slide (các ghi chú này sẽ không hiển thị khi trình chiếu)

Slide Show: Đây là chế độ trình chiếu toàn màn hình, các slide sẽ lần lượt xuất hiện theo thứ tự của nó.

Muốn chuyển qua lại giữa các chế độ hiển thị thì bạn vào ngăn View trên thanh Ribbon, sau đó chọn kiểu hiển thị mong muốn hoặc chọn kiểu hiển thị trực tiếp từ thanh trạng thái.

4. Phóng to / thu nhỏ

Bạn có thể phóng to hoặc thu nhỏ vùng soạn thảo trong cửa sổ PowerPoint 2007 bằng cách sử dụng thanh Zoom trên thanh trạng thái hoặc dùng hộp thoại Zoom. Bạn có thể phóng to hoặc thu nhỏ vùng làm việc trong khoảng từ 10% đến 400%. Bạn nên sử dụng tùy chọn Fit Slide to Current Window để có được vùng làm việc tốt nhất.

5. Một số tùy chọn và tính năng hữu dụng Thanh thước ngang và dọc (Ruler)

Các thanh thước ngang và dọc giúp chúng ta trong việc bố trí các thành phần trên slide chính xác hơn. Bạn vào chọn ngăn View trên thanh Ribbon, sau đó chọn Rulers tại nhóm Show/ Hide.

Thanh thước ngang và dọc chỉ có trong kiểu hiển thị Normal và Notes Page và đơn vị tính trên thanh thước tùy thuộc vào thiết lập Regional Settings trong Control Panel của Windows.

Các đường lưới (Gridlines) Đường trợ giúp (Guides)

Đường trợ giúp cũng giống như các đường lưới trên slide nhưng ta có thể kéo và thả chúng đến các vӏ trí mong muốn. Các đường trợ giúp này giúp dễ dàng trong việc canh chỉnh vӏ trí của các đối tượng trên slide và cũng không được in ra giấy.

Bạn có thể tạo thêm các đường trợ giúp bằng cách giữ phím Ctrl trong khi dùng chuột kéo đường trợ giúp ngang/ dӑc đến vӏ trí mới và bỏ chuột. Bạn có thể tạo tối đa 8 đường trợ giúp ngang/ dӑc. Chế độ hiển thị màu sắc (Color/ Greyscale/ Pure Black and White)

Khi soạn thảo bài trình diễn, chúng ta thường soạn thảo trong chế độ màu. Tuy nhiên, bạn nên kiểm tra bài trình diễn trên màn hình ở chế xem đen/ trắng (Black and White) hoặc tông màu xám (Greyscale) khi bạn muốn in ra giấy trên máy in trắng đen.

Sau khi chọn xong kiểu hiển thị màu khi in thì bạn nhấp chuột vào nút Back To Color View để trở lại chế độ đầy đӫ màu bình thường. Các tùy chọn kiểu màu Black and White hoặc Greyscale không làm ảnh hưởng đến các màu sắc đang có trên slide mà chúng chỉ có tác dụng khi in ra giấy trong chế độ Black and White hoặc Greyscale.

Sắp xếp các cửa sổ

Khi bạn mở nhiều cửa sổ cùng một lúc bằng cách nhân bản hoặc do mở nhiều tập tin PowerPoint, bạn có thể dùng chức năng sắp xếp các cửa sổ cho dễ theo dõi. Bạn làm theo các cách sau:

Các lệnh này không có tác dụng đối với các cửa sổ thu nhỏ nằm trên thanh Taskbar của Windows.

Chuyển qua lại giữa các cửa sổ

Nếu bạn muốn cảm ơn, vui lòng sử dụng các icon Facebook phía dưới cùng để chia sẻ cho bạn bè mình. Đó là cách để giới thiệu cũng như giúp chúng tôi phát triển.

Bài 15. Làm Quen Với Microsoft Word

MS Word 2007Chương trìnhTổng quan MS Word 2007Các thao tác căn bảnCác công cụ phụ trợĐịnh dạng văn bảnĐịnh dạng trang inLập bảng biểuChèn hình ảnh và công thức toán họcCác chức năng nâng cao1. Tổng quan MS Word 20071.1. Giao diện MS Word 20071.2. Tabs trên thanh Ribbon1.3. Chức năng của các Tab1.4. Office Button1.5. Quick Access Toolbar( thanh truy cập nhanh)1.6. Thanh trạng thái (Status Bar)1.7. Khung tác vụ ( Task Pane)1.8. Phím tắt (Keytips)

Đóng khung tác vụ:Mở khung tác vụ:

1.8. Phím tắt (Keytips)Phím tắt dùng để truy cập tới các lệnh, nút lệnh mà không cần dùng chuột.Nhấn phím Alt hoặc F10

Tiếp tục nhấn phím đã hiện để xuất hiện các phím tắt ở mức thấp hơn2. Các thao tác căn bản2.1.Khởi động Word2.1. Kết thúc Word2.3. Tạo văn bản mới2.4. Lưu văn bản2.5. Mở văn bản2.6. Hiển thị văn bản2.7. Thuộc tính của văn bản2.8. Lựa chọn khối văn bản2.9. Sao chép khối văn bản2.10. Di chuyển khối văn bản

2.1. Khởi động WordCách 1: Start- All Programs- Microsoft Office- Microsoft Office Word 2007Cách 2: Kích đúp chuột vào biểu tượng chương trình trên Desktop2.2. Kết thúc WordCách 1: Kích chuột vào nút Close trên thanh tiêu đề Cách 2: Kích chuột vào nút Office Button- chọn Exit Word Cách 3: Kích đúp chuột vào nút Office ButtonCách 4: Dùng tổ hợp phím CTRL+WTrường hợp người dùng có thay đổi nội dung văn bản, khi kết thúc word sẽ xuất hiện hộp thoại Chọn Yes nếu bạn muốn giữ thay đổi Chọn No nếu bạn không muốn giữ thay đổi2.3. Tạo văn bản mớiCách 1: dùng tổ hợp phím CTRL+NCách 2: nhấn chuột vào Office Button- chọn New- nhấn đúp chuột vào Blank Document2.4. Lưu văn bảnVăn bản được tạo từ Word 2007 có thể lưu dưới các định dạng:Cách 1: dùng tổ hợp phím CRTL+SCách 2: nhấn phím Office Button- chọn SaveThiết lập định dạng mặc định khi lưu văn bản Word.Nhấp chuột Office Button-chọn Words OptionsỞ thanh tác vụ bên trái chọn SaveChọn một trong các loại định dang để làm định dạng mặc định khi lưu văn bản Word 20072.4. Lưu văn bảnThiết lập đường dẫn mặc định khi lưu văn bảnNhấp chuột Office Button- chọn Word OptionsỞ thanh tác vụ bên trái chọn Save

Thiết lập đường dẫn

2.4. Lưu văn bảnLưu văn bản dưới định dạng khácNhấp chuột Office Button- để điểm nhấp chuột vào Save As- chọn định dạng muốn lưuXuất hiện một hộp thoại mới Chọn Save nếu muốn lưuChọn Cancel để hủy lựa chọn

2.5. Mở văn bảnCách 1: dùng tổ hợp phím CTRL+OCách 2: Nhấp chuột Button Office- chọn OpenTìm đường dẫn tới văn bản cần mở, nhấp chuột vào văn bản.Chọn Open nếu muốn mở văn bảnChọn Cancel nếu bỗng dưng không muốn mở nữa ^^2.6. Hiển thị văn bảnWord 2007 có 5 chế độ hiển thị văn bản: Print Layout: Hiển thị văn bản giống với khi nó được in raFull Screen Reading: Hiển thị văn bản giúp người đọc tận dụng tối đa diện tích màn hình để đọc văn bảnWeb Layout: chế độ này giúp người đọc biết văn bản sẽ hiển thị như thế nào trên các trình duyệt webOutline: hiện thị các trang văn bản ở dạng phác thảoDraft: hiển thị các trang văn bản với định dạng đơn giảnĐể thay đổi cách hiển thị của một văn bản:Cách 1: Nhấp chuột vào một trong các chế độ hiển thị văn bản ở thanh trạng thái( Status Bar)

Cách 2: Tab View- Groups Document Views2.6. Hiển thị văn bản2.7. Thuộc tính của văn bảnMột văn bản có các thuộc tính như tên tác giả, ngày tạo văn bản, số lần sửa, kích thước văn bản…Ngoài những thuộc tính mặc định có thể thiết lập thuộc tính cho văn bản bằng cách:Nhấp chuột vào Office Button- đặt trỏ chuột ở Prepare- chọn Properties 2.8. Lựa chọn khối văn bảnLựa chọn văn bản từ bàn phímĐặt trỏ chuột ở đầu hoặc cuối đoạn văn bảnSử dụng tổ hợp Phím Shift+ phím ( lên , xuống , phải , trái ) để mở rộng vùng văn bản lựa chọn2.9. Sao chép khối văn bảnLựa chọn khối văn bản cần sao chépDùng tổ hợp phím Ctrl+C hoặc nhấp chuột Home-Clipboard-CopyĐặt trỏ chuột tại nơi muốn chép raDùng tổ hợp phím Ctrl+V hoặc nhấp chuột vào Home- Clipboard-Paste2.10. Di chuyển khối văn bảnLựa chọn khối văn bản muốn di chuyểnDùng tổ hợp phím Ctrl+X hoặc nhấp chuột Home- Clipboard- CutĐặt trỏ chuột tại nơi muốn chuyển tới của văn bảnDùng tổ hợp phím Ctrl+V hoặc nhấp chuột vào Home- Clipboard-PasteCác lựa chọn khi sao chép, di chuyển văn bảnPaste Options xuất hiện ngay sau khi người dùng chọn nút lệnh Paste

Keep Source Formatting: văn bản được sao chép, di chuyển được giữ nguyên định dạngMatch Destination Formatting: văn bản được sao chép, di chuyển có định dạng giống với định dạng vùng văn bản được sao chép, di chuyển tớiKeep Text Only: chỉ sao chép, di chuyển nội dung, không giữ lại định dạng khối văn bản3. Các công cụ phụ trợ3.1. Tìm kiếm và thay thế3.2. Cài đặt các chế độ tự động- AutoCorrect3.3. Định dạng nhanh bằng Style3.4. Tạo nhanh một văn bản theo mẫu3.5. Đổi độ đo trong word3.1.Tìm kiếm và thay thếTìm kiếm văn bản (text)Nhấn chuột Home-Editing-Find

Đánh văn bản muốn tìm vào ô Find whatChọn nút FindNếu muốn đánh dấu những từ vừa tìm được, chọn nút Reading HighlightGiới hạn khoảng tìm kiếm văn bảnSau khi đánh văn bản cần tìm kiếm, chọn nút Find in

Có thể lựa chọn Main Document (Tài liệu chính) hoặc Current Selection (chỉ trong đoạn đang đánh dấu)3.1.Tìm kiếm và thay thếTìm kiếm nâng caoHome-Editing-Find, xuất hiện hộp thoại. Chọn MoreHộp thoại được mở rộng sau khi chọn More, có các phương án tìm kiếm sauSearch All: tìm kiếm cả tài liệu hoặc phần văn bản được lựa chọnSearch Down: bắt đầu tìm từ điểm đang để trỏ chuột, sau đó dịch chuyên dần về phía sau cho tới hết văn bảnSearch Up: bắt đầu tìm từ điểm đang để trỏ chuột, sau đó dịch chuyển dần về phía trước cho tới đầu văn bảnMatch case: tìm kiếm chính xác(có phân biệt chữ hoa và chữ thường) với những nội dung, văn bản người dùng gõ và ô Find whatFind whole words only: Tìm toàn bộ nội dung không tính nếu nội dung nằm trong một từ khácUse wildcards: sử dụng kí tự thay thế ( vd: * đại diện cho cụm kí tự bất kì)Ignore punctuation characters: tìm kiếm bỏ qua dấu câu (vd dấu ;)Ignore white-space characters: tìm kiếm bỏ qua các kí tự trắng3.1.Tìm kiếm và thay thếThay thếNhấn chuột Home-Editing-Replace

Chọn nơi muốn dịch chuyển nhanh tới ( Trang, bảng, ghi chú…)3.1.Tìm kiếm và thay thế3.2. Cài đặt chế độ tự độngMở hộp thoại Auto Correct OptionsNhấn chuột Office Button- Chọn Words OptionsTrên thanh bên trái chọn ProofingSau đó chọn Auto Correct Options, hộp thoại Auto Correct Options được mở3.2. Cài đặt chế độ tự độngĐịnh nghĩa cách gõ tắt một cụm từChọn Tab AutoCorrect từ AutoCorrect OptionsỞ ô Replace gõ cụm từ đầy đủỞ ô With gõ cụm từ thay thế Nhấn nút AddNhấn OK3.2. Cài đặt chế độ tự độngĐổi độ đo trong wordNhấn Office button; Chọn Words Options ;Advanced; Chọn DisplayMục Mearurement unit.Chọn độ đo phù hợp3.3. Định dạng nhanh bằng StyleStyle là bộ các định dạng tạo sẵn, được đặt bằng tên, có thể dùng để định dạng bất kì một đoạn văn bản nào.Word 2007 tạo sẵn một số style chuẩn như Normal, Heading 1, Heading 2, Title…Áp dụng các Styles có sẵn vào đoạn văn bản:Chọn đoạn văn bảnNhấp chuột vào Home-StylesChọn một Style bất kì từ các Style đã định sẵn của Word 20073.3. Định dạng nhanh bằng StyleTạo một Style mới từ một đoạn đã dịnh dạng: từ một đoạn đã có định dạng rồi, muốn tạo một syle có định dạng giống hệt đoạn này để sau có thể áp dụng cho đoạn khác có định dạng vậyChọn đoạn văn bảnChọn Home- StylesNhấn vào mũi tên Chọn Save Selection as aNew Quick Style…3.3. Định dạng nhanh bằng StyleTạo một Style mớiChọn Home- Styles- bấm vào mũi tên

Một hộp thoại mới xuất hiện, chọn Create New StyleXuất hiện một hộp thoại mới:Điền vào Name, Style Type…Chọn OK3.3. Định dạng nhanh bằng StyleXóa hoặc chỉnh sửa một StyleChọn một Style bất kì ở Home-StylesNhấp chuột phải vào Style đóChọn Modify nếu muốn chỉnh sửaChọn remove nếu muốn xóa Style đó3.3. Định dạng nhanh bằng Style3.4. Tạo văn bản nhanh theo TemplateTemplate là một mẫu văn bản đã soạn thảo sẵn bao gồm văn bản, các định dạng kí tự đoạn, định dạng trang, các style.Soạn một tài liệu dựa trên Template có sẵn:Chọn Office Button-NewBên tay trái chọn Installed TemplatesChọn một Template tùy theo nhu cầu Bấm nút Create3.4. Tạo văn bản nhanh theo Template4. Định dạng văn bản4.1. Định dạng ký tự bằng nhóm lệnh Font4.2. Dịnh dạng Paragraph4.3. Tạo khung và nền4.4. Định khoảng cách Tab Stop4.5. Định số cột cho văn bản4.6. Đánh số tự động4.7. Tạo chữ cái lớn đầu dòng4.1. Định dạng ký tự bằng nhóm lệnh FontTrong Word 2007 kí tự có thể định dạng bằng:Nhóm lệnh Font nằm trên Tab Home

Hoặc thông qua hộp thoại Font, xuất hiện khi nhấp chuột vào dấu mũi tên trên Nhóm lệnh FontMini Toolbar khi lựa chọn một khối văn bản4.1. Định dạng ký tự bằng nhóm lệnh FontThay đổi font chữ

Thay đổi cỡ chữ Xóa các định dạng đã dùng cho khối văn bản được lựa chọn Thay đổi kiểu chữ Thay đổi màu chữ Đánh dấu khối văn bản 4.1. Định dạng ký tự bằng nhóm lệnh FontHộp thoại FontFont: chọn phông chữFont Style: chọn kiểu phôngSize: chọn cỡ chữFont Color: chọn màu chữUnderline style: chọn các kiểu gạch chânUnderline color: màu của đường gạch chânEffects: hiệu ứng đặc biệt cho chữPreview: khung mẫu để quan sát lụa chọnDefault: các thông số định dạng sẽ được chọn làm mặc định cho mỗi lần khởi động Word

4.1. Định dạng ký tự bằng nhóm lệnh FontThay đổi kiểu chữ

B: chữ in đậmI: chữ in nghiêngU: chữ gạch chân

abc: chữ gạch giữax2: chỉ số trênx2: chỉ số dưới

Hiệu ứng đặc biệt cho chữStrikethrough: chữ gạch dướiDouble strikethrough: chữ gạch dưới 2 lầnSuperscript: chỉ số trênSubscript: chỉ số dướiShadow: đổ bóng cho chữOutline: làm viền cho chữEmboss: làm chữ nhô lênEngrave: làm chữ nhô xuốngSmalls caps: chuyển tất cả thành chữ in hoa, chữ cái đầu to hơn các chữ còn lạiAll caps: chuyển tất cả thành chữ in hoaHiden: giấu các ký tự đi4.2. Định dạng ParagraphWord 2007 cho phép định dạng Paragraph (đoạn) thông qua nhóm lệnh Paragraph trên Tab Home

Hoặc hộp thoại Paragraph khi nhấn chuột vào mũi tên của nhóm lệnh ParagraphBullet: mỗi đầu đoạn sẽ được chèn một kí tự đặc biệt

Numbering: mỗi đầu đoạn sẽ được chèn thêm một số thứ tự là số tự nhiên4.2. Định dạng ParagraphMultilevel list: có chức năng tạo các danh sách kép, mỗi đoạn sẽ bắt đầu bởi 1 số hoặc chữ cái4.2. Định dạng ParagraphDecrease Indent: Nhấn vào đây để giảm thụt đầu dòng của đoạn văn từ lề trái của trang bởi một tab stop mặc định (0,5 inch)

Increase Indent: Nhấn vào đây để thụt đầu dòng của đoạn văn từ lề trái của trang bởi một tab stop mặc định (0,5 inch)4.2. Định dạng Paragraph

Align Left:Căn lề trái.Center: Căn giữa. Align Right: Căn phải.Justify: Dãn từ đều cả hai lề trái phải4.2. Định dạng ParagraphLine Spacing: người dùng có thể chọn chức năng này để thay đổi khoảng cách giữa các dòng trong đoạn4.2. Định dạng ParagraphShading: người dùng có thể lựa chọn để đổ màu cho một đoạn văn bản hoặc một khối văn bản được lựa chọn 4.2. Định dạng ParagraphBorder: Dùng để chọn đường viền cho khối văn bản được lựa chọn4.2. Định dạng ParagraphSort: chức năng các đoạn được lựa chọn theo thứ tự tăng dần hoặc giảm dần theo bảng chữ cái hoặc theo số tự nhiên

Show/hide paragraph: Nhấn vào đây để hiển thị/giấu đi những định dạng được tạo ra với các đoạn trong tài liệu4.2. Định dạng ParagraphLùi dòng đầu tiên của đoạn sang trái nhờ công cụ Ruler (thước kẻ)Nếu thanh Ruler chưa có trên khung soạn thảo, có thể vào View/Show-Hide/RulerKích chuột vào một vị trí bất kì của đoạnNhấn chuột vào mũi tên ở phía bên trái của thước đo. Kéo tới vị trí muốn thụt đầu dòng và thả chuột.Mũi tên này được gọi là Hanging Indent Pointer4.2. Định dạng ParagraphĐịnh dạng khoảng cách giữa các đoạn của một tài liệu nhờ hộp thoại ParagraphDựa vào khoảng cách Before, After để định dạng khoảng cách các đoạn.Có thể dựa vào phần Preview để xem sự thay đổi khoảng cách.4.2. Định dạng ParagraphLựa chọn phần văn bản muốn tạo khung và nền

Nhấn vào Page Layout tabTrên nhóm Page BackGround, chọn Page BorderXuất hiện một hộp thoại có tên Borders and ShadingChọn tab đầu tiên BorderChọn loại đường viền, hoặc định dạng riêng lẻ cho từng đường viền trên, dưới, trái, phải.4.3. Tạo khung và nềnChọn kiểu đường viền, màu viền, độ rộng của viền

Chọn tab thứ 3 là Shading, chọn 1 màu bất kìChọn OK4.3. Tạo khung và nền

Tạo khung và nền cho trang tài liệu:Nhấn vào Page Layout tabTrên mục BackGround, chọn Page BorderXuất hiện một hộp thoại có tên Borders and ShadingChọn tab thứ 2 Page BorderChọn loại đường viền, hoặc định dạng riêng lẻ cho từng đường viền trên, dưới, trái, phải.Chọn kiểu đường viền, có thể kích chuột vào phần Art để lưạ chọn các đường viền đặc biệtChọn OK

4.3. Tạo khung và nền4.4. Định khoảng cách Tab StopDùng thanh Ruler để định các Tab Stop:Nháy nút định dạng Tab Stop để hiện biểu tượng của kiểu định dạng mong muốn.Nháy chuột trên thanh Ruler tại vị trí muốn đặt TabDi chuyển 1 dấu Tab Stop trên thanh Ruler: đánh dấu khối toàn bộ bảng, nháy và kéo Tab Stop4.4. Định khoảng cách Tab StopDùng hộp thoại để định các Tab Stop: kích đúp vào bất kì điểm dừng Tab nào trên thanh Ruler để xuất hiện hộp thoại Tab

Trong hộp Tab stop position gõ vào vị trí của Tab Stop tính từ lềTrong mục Alignment chọn một trong 5 dạng Tab StopChọn nút Set để định Tab StopChọn nút Clear để xóa Tab StopChọn nút Clear All để xóa toàn bộ các Tab Stop đã được định4.5. Định số cột cho văn bảnLựa chọn đoạn văn bản cần chia cộtChọn Page Layout- Page Setup- Columns

Các lựa chọn được mặc định sẵn: One (trở lại một cột), Two (hai cột), Three (ba cột), Left ( hai cột lệch sang trái), Right (hai cột lệch sang phải)Tự định số lượng cột và độ rộng của các cột văn bản: Page Layout- Page setup- Columns- More ColumnsXuất hiện hộp thoại Colums: có các lựa chọn sau4.5. Định số cột cho văn bảnNumber of columns: số lượng cột muốn chiaLine between: có đường kẻ giữa các cộtÔ kiểm tra Equal Column width: nếu được đánh dấu thì độ rộng các ô bằng nhau, nếu khống được đánh dấu thì có thể tự chỉnh độ rộng và khoảng cách ở ô Width và SpacingApply to: tạo phạm vi áp dụng cho các cột văn bản. 4.6. Tạo danh sách tự độngTạo danh sách có gạch đầu dòng:Đánh dấu khối văn bản có các đoạn cần đánh thêm dấu tự độngChọn Home-Paragraph-Bullets4.6. Tạo danh sách tự độngTạo danh sách bắt đầu bằng các số, chữ La mã hoặc chữ ở bảng chữ cái:Đánh dấu khối văn bản có các đoạn cần đánh thêm dấu tự độngChọn Home-Paragraph-Numbering- chọn mũi tên chỉ xuống bên cạnh lệnh Nubering

4.6. Tạo danh sách tự độngThay đổi kiểu gạch đầu dòng hoặc kiểu sốChọn danh sách

Chọn Home tab- mũi tên trỏ xuống của lệnh Bullets hoặc Numbering4.6. Tạo danh sách tự độngThay đổi kiểu gạch đầu dòng hoặc kiểu số (tiếp)Chọn Symbol hoặc Picture hoặc Font để thay đổi kiểu gạch đầu dòng hoặc số 4.7. Tạo chữ cái lớn đầu dòngChọn Insert tab- Text- Drop Cap

Để thay đổi có thể chọn Drop Cap OptionsFont: để chọn font cho chữ được viết lớnLines to drop: số dòng tương ứng với độ cao của chữ viết lớnDistance from text:khoảng cách từ chữ viết lớn đến văn bản còn lại của đoạn5. Định dạng trang in5.1. Khái niệm Section5.2. Chọn cỡ giấy và đặt lề5.3. Đặt tiêu đề đầu trang và cuối trang5.4. Tạo chú thích ở cuối trang hoặc cuối văn bản5.5. Đánh số trang5.6. Chế độ xem trước cách bố trí trang in5.7. In văn bản5.1. Khái niệm SectionThông thường 1 tài liệu được chia làm nhiều trang có định dạng giống nhauKhi muốn trong văn bản có một vài vùng có định dạng khác Phải chia văn bản làm nhiều vùng (section), mỗi vùng này có thể có định dạng khác nhauChọn Page Layout- Page Setup-BreaksNext Page: ngắt 1 vùng và tạo một vùng mới bắt đầu từ trang tiếp theoContinuous: ngắt một vùng và tạo một vùng mới trong cùng 1 trangEven Page: ngắt 1 vùng và tạo một vùng mới ở trang đánh số chẵn tiếp theoOdd Page: ngắt 1 vùng và tạo một vùng mới ở trang đánh số lẻ tiếp theo5.2. Chọn cỡ giấy và đặt lềChọn cỡ giấyChọn Page Layout tab- Page Setup- SizeCó thể chọn các cỡ giấy khác nhau như Letter, A4, A5…5.2. Chọn cỡ giấy và đặt lềĐặt lề cho trang in: thay đổi khoảng cách từ mép giấy đến phần văn bản: trên (top), dưới (bottom), trái (left), phải (right)Chọn Page Layout tab- Page Setup-MarginsCó thể lựa chọn một trong những lề mặc định sẵn của Word Hoặc vào Custom Margins để tự định lề cho trang in5.2. Chọn cỡ giấy và đặt lềTự định lề cho trang in: điền các thông số vào các mụcTop: trênBottom: dướiLeft: tráiRight: phảiGutter: khoảng cách chừa lề để đóng tài liệuGutter Position: vị trí chừa để đóng tài liệu (left or top)Apply to: tạo phạm vi áp dụng cho lề văn bản vừa tạo5.2. Chọn cỡ giấy và đặt lềChọn hướng của văn bản:Portraint: chiều dọc tờ giấyLanscape: chiều ngang tờ giấy5.3. Đặt tiêu đề đầu trang và cuối trangChọn Insert tab- Header and Footer- Header để đặt tiêu đề đầu trangChọn Insert tab- Header and Footer- Footer để đặt tiêu đề cuối trangChèn tiêu đề vào những trang khác nhauChèn tiêu đề vào trang văn bảnKích đúp vào cùng tiêu đề đó để chuyển sang chế độ chỉnh sửaXuất hiện Design tab- chọn OptionsDifferent First Page: không đặt tiêu đề trang đầu tiênDifferent Odd and Even Pages: tiêu đề ở trang chẵn và trang lẻ khác nhau5.3. Đặt tiêu đề đầu trang và cuối trang5.4. Tạo chú thích ở cuối trang hoặc cuối văn bảnĐặt trỏ chuột tại nơi muốn chèn chú thíchChọn Reference tab- Footnotes- Insert Footnote

5.5. Đánh số trangChọn Insert tab- Header and Footer- Page Number để đánh số trang cho văn bảnChọn vị trí để đánh số trangTop of Page: đầu trangBottom of Page: cuối trangPage Margins: bên lề của trangCurrent Position: đánh số trang tại điểm đang để trỏ chuột5.5. Đánh số trangThay đổi định dạng số khi đánh số trang cho văn bản.Chọn Insert- Header&Footer- Page Number- Format Page NumberXuất hiện hộp thoại Page Number FormatNumber format: định dạng số Page numbering:Continue from previous section: đánh số liên tục, tiếp theo vùng văn bản trướcStart at: bắt đầu đánh văn bản từ số mấy5.6. Chế độ xem trước cách bố trí trang inChọn Office ButtonĐặt chuột vào mục Print- chọn Print PreviewChức năng của các nút chính:

One Page: mỗi lần trên màn hình chỉ xem được một trangZoom: Phóng to, thu nhỏMargin: đặt lềOrientation: định hướng giấySize: định khổ giấyPrint: in ngay từ chế độ PreviewClose Print Preview: đóng chế độ xem trước5.6. Chế độ xem trước cách bố trí trang in5.7. In văn bảnC1: dùng tổ hợp phím CTRL+PC2: chọn Office Button- để chuột tại mục Print, chọn Print. Xuất hiện một hộp thoạiChọn tên máy inChọn số trang inChọn kiểu inKích OK6. Lập bảng biểu6.1. Tạo một bảng mới6.2. Các thao tác sửa đổi trong bảng6.3. Sắp xếp dữ liệu trong bảng6.1. Tạo một bảng mớiC1Chọn Insert-TableKéo chuột để lựa chọn số cột và số dòng của bảng muốn vẽ6.1. Tạo một bảng mớiC2: Chọn Insert-Table- Insert Table

Điền thông số vào hai dòng Number of columns( số cột) và Number of rows( số dòng)Chọn OK6.1. Tạo một bảng mớiC3:Chọn Insert-Table- Draw Table

Xuất hiện một biểu tượng hình cây bút giúp người dùng vẽ bảng với độ rộng, chiều cao, số lượng các ô tự doKhi kết thúc vẽ bảng thì di chuyển trỏ chuột ra vùng ngoài bảng và nháy đúp chuột

6.2. Các thao tác sửa đổi trong bảngChọn các ô, hàng hoặc cộtChọn 1 ô: di chuyển con trỏ chuột đến mép trái của ô cho tới khi xuất hiện mũi tên thì nhấp chuộtChọn 1 hàng: rê chuột từ ô đầu đến ô cuối dòng , hoặc vào Layout tab nằm dưới Table Tools rồi chọn Select- Select Row

Chọn 1 cột: di chuyển con trỏ lên mép trên của bảng đến khi mũi tên màu đen thì nháy chuột hoặc dùng Select- Select Column6.2. Các thao tác sửa đổi trong bảngChọn nhiều ô trong bảng theo một vùng chữ nhật: đưa con trỏ nhập vào ô đầu tiên, sau đó di chuyển chuột đến ô cuối, giữ nút Shift đồng thời nháy chuộtChọn nhiều ô trong bảng nằm rời rạc: chọn một ô , giữ phím Ctrl và lặp lại thao tác chọn một ô nhiều lần.Chọn toàn bộ bảng: đưa con trỏ vào trong bảng, dùng lệnh Select- Select Table(Layout tab)6.2. Các thao tác sửa đổi trong bảngChèn thêm các ô, hàng, cột vào bảng:Chèn một hàng duy nhất vào cuối bảng: đặt điểm chèn vào ô cuối cùng của bấm phím Tab hoặc EnterChèn nhiều hàng vào cuối bảng: cho điểm chèn vào dưới hàng cuối cung của bảng, chọn Layout tab-Rows & Columns- Insert Above, nháy chuột cho tới khi chèn được thêm số hàng mong muốnChèn thêm N hàng trắng vào giữa bảng: lựa chọn N hàng có sẵn, chọn Layout tab- Rows & Columns- Insert Above hoặc Insert Below6.2. Các thao tác sửa đổi trong bảngChèn thêm một cột: đặt trỏ chuột tại một ô, chọn Layout tab- Rows & Columns- Insert Left hoặc Insert RightChèn thêm các ô: muốn chèn bao nhiêu ô thì chọn bấy nhiêu ô, chọn Layout tab- Rows & Columns- mũi tên trỏ xuống ở Rows & Columns, hộp hội thoại Insert Cells xuất hiện. Chọn một trong các chức năng sau:Shift Cells Right: chèn các ô mới, đẩy các ô đã chọn sang phảiShift Cells Down: chèn các ô mới, đẩy các ô đã chọn xuống dướiInsert Entire Row: chèn toàn bộ các hàng ứng với các ô đã chọnInsert Entire Column: chèn toàn bộ các cột6.2. Các thao tác sửa đổi trong bảngXóa các ô, hàng, hay cột của bảng: chọn các ô, hàng hay cột cần xóa. Chọn Layout tab- Rows & Columns- Delete.Chọn Delete Cells sẽ xuất hiện hộp thoại Delete CellsShift cells left: xóa các ô đã chọn, chuyển các ô còn lại sang tráiShift cells up: xóa nội dung các ô đã chọn và chuyển nội dung các ô còn lại lên phía trênDelete entire row: xóa tât cả các dòng chứa các ô đã chọn và chuyển các dòng con lại lên trênDelete entire column: xóa tất cả các cột chứa các ô đã chọn và chuyển các cột còn lại sang tráiDelete Columns: xóa cộtDelete Rows: xóa dòngDelete Table: xóa cả bảng6.2. Các thao tác sửa đổi trong bảngGộp nhiều ô thành một: Chọn các ô cần gộpNhấn chuột phải, chọn Merge CellsHoặc Layout tab- Merge- Merge Cells6.2. Các thao tác sửa đổi trong bảngTách một ô thành nhiều ô nhỏ: Chọn ô cần táchNhấn chuột phải, chọn Split Cells, hộp thoại Split Cells sẽ xuất hiện.Number of columns: số cột được hình thànhNumber of rows: số dòng được hình thànhÔ kiểm tra Merge cells before split: trong trường hợp chọn nhiều ô Word sẽ gộp thành một ô trước khi chia nhỏHoặc Layout tab- Merge- Split Cells6.2. Các thao tác sửa đổi trong bảngDi chuyển, sao chép các ô, hàng, cột trong bảngChọn các ô, hàng, cột cần di chuyển hoặc sao chép.Đưa trỏ chuột đến phần được chọn, giữ nút bên trái, rồi thực hiện một trong các động tác:Rê chuột tới vị trí mới rồi thả nút trái chuột: di chuyển phần được chọnGiữ phím Ctrl đồng thời rê chuột tới vị trí mới rồi thả nút trái: sao chép phần được chọnNgoài ra có thể di chuyển, sao chép dữ liệu của các ô, hàng, cột trong bảng bằng các nút Cut, Copy, Paste hoặc các phím tắt Ctrl+X, Ctrl+C, Ctrl+V6.2. Các thao tác sửa đổi trong bảngThay đổi chiều rộng của cột:C1: dùng chuột: di chuyển con trỏ chuột tới biên phải của cột, khi trỏ chuột có dạng mũi tên hai chiều thì rê chuột để thay đổi chiều rộngC2: dùng menu: Chọn Layout tab- Table- Table properties, xuất hiện hộp thoại, chọn Column tab.Lựa chọn chiều rộng cột trong hộp cạnh mục Preferred width.Nháy và nút Previous Column và Next Column để xem và thay đổi độ rộng của các cột khác6.2. Các thao tác sửa đổi trong bảngThay đổi độ cao của hàng:C1: dùng chuột: di chuyển con trỏ chuột tới cạnh dưới của hàng để con trỏ thành muĩ tên hai đầu và kéo cạnh xuống phía dướiC2: dùng menu:Chọn Layout tab- Table- Table properties, xuất hiện hộp thoại, chọn Row tab.Lựa chọn độ cao hàng trong hộp cạnh mục Specify height.Nháy và nút Previous Row và Next Row để xem và thay đổi độ cao của các hàng khác6.2. Các thao tác sửa đổi trong bảngThay đổi hướng viết của văn bản trong các ô:Lựa chọn các ôChọn Layout tab- Alignment- Text Direction6.2. Các thao tác sửa đổi trong bảngDóng văn bản trong ô: dóng văn bản cho các ô đã chọn trong bảng theo chiều ngang( trái, phải, giữa) và theo chiều dọc ( trên, dưới, giữa)Nháy chuột vào một trong các ô đã chọn.Chọn Layout tab- Alignment: có 9 lựa chọn để dóng các văn bản trong ô6.2. Các thao tác sửa đổi trong bảngChọn Heading cho bảng:Lựa chọn hàng sẽ làm Heading cho bảng, thường là hàng đầuChọn Layout tab- Data- Repeat Header Rows6.2. Các thao tác sửa đổi trong bảngDi chuyển và thay đổi kích thước bảngĐưa trỏ chuột vào bên trong một bảng, góc trên bên trái, góc dưới bên phải xuất hiện hai nútNháy nút góc trên bên trái và kéo: di chuyển toàn bộ bảng đi nơi khác ( không làm thay đổi kích thước bảng)Nháy nút bên dưới và kéo sẽ làm thay đổi kích thước bảng6.2. Các thao tác sửa đổi trong bảngChỉnh sửa đường viền của bảng:Chọn Design tab nằm dưới Table Tools

Có thể chọn một loại viền có sẵn trong Table StylesHoặc dùng chức năng Shading để đổ màu, Borders để chỉnh lại đường viền cho bảng

6.3. Sắp xếp dữ liệu trong bảngCó thể sắp xếp các hàng trong bảng theo một cột nào đó ( tối đa xếp theo 3 cột cùng thứ tự ưu tiên).Dữ liệu trong cột phải có cùng kiểu gồm một trong 3 kiểu: Text( văn bản), Number( kiểu số), Date ( ngày tháng)Các bước sắp xếp:Chọn các hàng cần sắp xếpChọn Layout tab- Data- Sort xuất hiện hộp thoại SortSort by, Then by: từ khóa sắp xếpType: kiểu dữ liệu sắp xếpAscending: sắp xếp tăngDescending: sắp xếp giảm7. Chèn hình ảnh và công thức toán7.1. Chèn các kí tự đặc biệt7.2. Soạn thảo công thức toán học7.3. AutoShape7.4. Text box7.5. Chèn tệp ảnh vào văn bản đang soạn7.6. Tạo chữ nghệ thuật 7.1. Chèn các kí tự đặc biệtĐưa trỏ chuột tới nơi cần chèn kí tự đặc biệtChọn Insert tab- Symbols- Symbol Chọn kí tự cần dùngTrường hợp không thấy kí tự đang tìm kiếm hiển thị, chọn More Symbols, xuất hiện hộp thoại SymbolLựa chọn Trong Font để tìm kí tự cần dùng7.2. Soạn thảo công thức toán học

Chọn Insert tab- Symbols-EquationsNhấn nút mũi tên chỉ xuống bên cạnhEquationChọn Insert New EquationChọn Design tab nằm dưới Equation ToolsChọn các loại mẫu( căn, mũ, tích phân…) để soạn thảo công thức7.2. Soạn thảo công thức toán học7.3. AutoShape (hình tự động)Chọn Insert tab- Illustrations- Shapes

Nhấp chuột để chọn một hình bất kìĐưa chuột đến vùng muốn đặt hìnhKéo và thả chuộtĐổ màu nền và màu viền cho một AutoShapeChọn Format tools nằm dưới Drawing Tools

Chọn Shape Fill để đổ màu nền cho hìnhChọn Shape Outline để tô màu viền cho hình7.3. AutoShape (hình tự động)Thay đổi kích thước một hìnhChọn hình muốn thay đổi kích thướcĐưa trỏ chuột vào một trong những chấm màu quanh hình, khi đó trỏ chuột chuyển thành mũi tên hai đầu Thực hiện kéo chuột tới kích thước vừa ýHoặc chọn Format tab- Size sau đó tự điền thông số chiều dài, chiều rộng của hình7.3. AutoShape (hình tự động)Sắp xếp thứ tự các hình trên một trangC1: Nháy chuột phải vào hình nằm trên Chọn Order- Send to Back

7.3. AutoShape (hình tự động)Sắp xếp thứ tự các hình trên một trangC2: Nháy chuột phải vào hình nằm dưới Chọn Order- Bring to Front

7.3. AutoShape (hình tự động)Nhóm các Auto Shape thành một nhómDùng chuột chọn Shape đầu tiênGiữ phím Ctrl, đồng thời di chuyển trỏ chuột tới hình tiếp theo muốn gom nhóm. Khi trỏ chuột xuất hiện thêm một dấu cộng nhỏ bên cạnh thì nháy chuột.Thả phím Ctrl, chọn Format tab- Arrange- GroupingHoặc nhấp chuột phải, chọn Grouping- Group7.3. AutoShape (hình tự động)7.4. Text boxText box là một AutoShape có chứa nội dungCác thao tác để tạo một text boxNhấp chuột phải vào một AutoShapeChọn Add textĐể thay đổi định dạng Text box Sử dụng mini toolbar khi bôi đen nội dung bên trong Textbox Thay đổi hướng chữ trong text box:Chọn Format tab- Text- Text Direction7.5. Chèn tệp ảnh vào văn bản đang soạnChọn Insert tab- Illustrations- Picture hoặc Clip Art để chèn tệp ảnh vào văn bản

Chỉ đường dẫn tới tệp ảnh hoặc ảnh từ Clip Art, dùng chuột để lựa chọn tệp ảnh muốn chèn

7.5. Chèn tệp ảnh vào văn bản đang soạnKhi chèn một tệp ảnh vào văn bản sẽ xuất hiện Format tab nằm dưới Picture Tools

Làm Quen Với Bảng Tính Excel 2007

Bài này giúp các bạn làm quen với các thành phần trong bản tính Excel, các khái niệm cơ bản cũng như các thành phần trên thanh Ribbon, cách canh lề,…

1.1. Excel là gì?

Microsoft Excel là một phần mềm hay là một chương trình ứng dụng, mà khi chạy chương trình ứng dụng này sẽ tạo ra một bảng tính và bảng tính này giúp ta dễ dàng hơn trong việc thực hiện:

Tính toán đại số, phân tích dữ liệu

Lập bảng biểu báo cáo, tổ chức danh sách

Truy cập các nguồn dữ liệu khác nhau

Vẽ đồ thị và các sơ đồ

Tự động hóa các công việc bằng các macro

Và nhiều ứng dụng khác để giúp chúng ta có thể phân tích nhiều loại hình bài toán khác nhau.

Excel là chương trình cơ bản trong chương trình đào tạo tin học văn phòng.

Worksheet: Còn gọi tắt là sheet, là nơi lưu trữ và làm việc với dữ liệu, nó còn được gọi là bảng tính. Một worksheet chứa nhiều ô (cell), các ô được tổ chức thành các cột và các dòng. Worksheet được chứa trong workbook. Một Worksheet chứa được 16,384 cột và 1,048,576 dòng (phiên bản cũ chỉ chứa được 256 cột và 65,536 dòng).

Chart sheet: Cũng là một sheet trong workbook, nhưng nó chỉ chứa một đồ thị. Một chart sheet rất hữu ích khi bạn muốn xem riêng lẻ từng đồ thị.

Sheet tabs: Tên của các sheet sẽ thể hiện trên các ngăn (tab) đặt tại góc trái dưới của cửa sổ workbook. Để di chuyển từ sheet này sang sheet khác ta chỉ việc nhấp chuột vào tên sheet cần đến trong thanh sheet tab

dùng định dạng tập tin mặc định là XLSX dựa trên chuẩn XML (e Xtensible Markup L anguage) thay cho định dạng chuẩn trước đây là XLS. Chuẩn này giúp cho các tài liệu an toàn hơn, dung lượng tài liệu nhỏ hơn và tích hợp sâu với các hệ thống thông tin và các nguồn dữ liệu bên ngoài. Nhờ vậy, các tài liệu được quản lý, phân tích và chia sẻ dễ dàng, hiệu quả hơn bao giờ hết.

1.2. Thanh Ribbon là gì?

Thanh Ribbon: Excel 2007 thay đổi giao diện người dùng từ việc sử dụng các thanh thực đơn truyền thống thành các cụm lệnh dễ dàng truy cập được trình bày ngay trên màn hình gọi là thanh Ribbon. Có các nhóm Ribbon chính: Home, Insert, Page Layout, Formulas, Data, Reviews, View, Developer, Add-Ins.

Home: Là nơi chứa các nút lệnh được sử dụng thường xuyên trong quá trình làm việc như: cắt, dán, sao chép, định dạng tài liệu, các kiểu mẫu có sẵn, chèn hay xóa dòng hoặc cột, sắp xếp, tìm kiếm, lọc dữ liệu,…

Insert: Chèn các loại đối tượng vào bảng tính như: bảng biểu, vẽ sơ đồ, đồ thị, ký hiệu, …

Page Layout: Chứa các nút lệnh về việc hiển thị bảng tính và thiết lập in ấn.

Formulas: Chèn công thức, đặt tên vùng (range), công cụ kiểm tra theo dõi công thức, điều khiển việc tính toán của Excel.

Data: Các nút lệnh thao đối với dữ liệu trong và ngoài Excel, các danh sách, phân tích dữ liệu,…

Review: Các nút lệnh kiễm lỗi chính tả, hỗ trợ dịch từ, thêm chú thích vào các ô, các thiết lập bảo vệ bảng tính.

View: Thiết lập các chế độ hiển thị của bảng tính như: phóng to, thu nhỏ, chia màn hình, …

Add-Ins: Ngăn này chỉ xuất hiện khi Excel mở một tập tin có sử dụng các tiện ích bổ sung, các hàm bổ sung,…

Sử dụng thực đơn ngữ cảnh (shortcut menu)

Khi muốn thực hiện một thao tác nào đó trên đối tượng (ô, vùng, bảng biểu, đồ thị, hình vẽ…) trong bảng tính, bạn hãy nhấp phải chuột lên đối tượng đó. Lập tức một thanh thực đơn hiện ra chứa các lệnh thông dụng có thể hiệu chỉnh hay áp dụng cho đối tượng mà bạn chọn.

2. Mở Excel, đóng Excel, phóng to, thu nhỏ cửa sổ

Thao tác:

B1. Từ màn hình (cửa sổ) chính của Windows nhấp chuột nút Start ở góc dưới bên trái

B2. Di chuyển chuột lên trên đến chữ All Programs, rồi di chuyển chuột sang phải chọn Microsoft Office, sau đó di chuyển chuột đến chữ Microsoft Office Excel 2007 thì dừng lại.

B3. Nhấp chuột vào biểu tượng Microsoft Office Excel 2007 để khởi động Excel.

Các thao tác trên hầu như là hết sức cơ bản và quen thuộc với các bạn đã từng tiếp cận máy tính cũng như các bạn đã học tin học cơ bản.

2.2. Phóng to, thu nhỏ và thoát khỏi Excel

Sử dụng nhóm nút ở góc phải trên của màn hình excel

3. Thanh Sheet tab 4. Thao tác với workbook 4.1. Tạo mới workbook 4.2 Mở workbook có sẵn trên đĩa 4.3 Lưu workbook

Một điều cần lưu ý khi làm việc trên máy tính là các bạn phải nhớ thực hiện lệnh lưu lại công việc đã thực hiện thường xuyên. Việc ra lệnh lưu trữ không tốn nhiều thời gian nhưng nếu máy bị hỏng hay cúp điện đột ngột có thể mất tong cả giờ làm việc của bạn. Nhằm an toàn cho dữ liệu, bạn nên bật tính năng Auto Recover, Excel sẽ tự động thực hiện lệnh lưu theo thời gian qui định (mặc định là 10 phút lưu một lần).

Cách 2. Nhấp chuột lên nút trên thanh lệnh truy cập nhanh (Quick Access Tollbar).

Nếu tập tin đã được lưu trước đó rồi thì Excel sẽ lưu tiếp các phần cập nhật, còn nếu là tập tin được ra lệnh lưu lần đầu thì hộp thoại Save As hiện ra. Trong hộp thoại Save As, bạn hãy chọn nơi lưu trữ tập tin (tại Look In) và đặt tên cho tập tin tại hộp File name, chọn kiểu tập tin tại Save as type và sau đó nhấn nút Save để lưu trữ.

5. Thao tác với worksheet 5.1. Chèn thêm worksheet mới vào workbook

Cách 1. Nhấn vào nút trên thanh sheet tab

Cách 4. Nhấp phải chuột lên thanh sheet tab và chọn Insert…, hộp thoại Insert hiện ra, chọn Worksheet và nhấn nút OK. Sheet mới sẽ chèn vào trước sheet hiện hành

5.2 Đổi tên worksheet

Nhấp phải chuột lên tên sheet cần đổi tên ở thanh sheet tab, chọn Rename, gõ tên mới vào, xong nhấn phím Enter.

5.3. Xóa worksheet

Muốn xóa work sheet, bạn làm theo các cách sau:

Cách 2. Nhấp phải chuột lên tên sheet muốn xóa sau đó chọn Delete, xác nhận xóa OK.

5.4. Sắp xếp thứ tự các worksheet

Có nhiều cách thực hiện sắp xếp worksheet như:

Cách 1. Nhấp trái chuột lên tên sheet cần sắp xếp và giữ chuột kéo đến vị trí mới và thả chuột.

Cách 2. Khi có quá nhiều sheet thì dùng cách này, nhấp phải chuột lên tên sheet cần sắp xếp, chọn Move or Copy…. hộp thoại Move or Copy hiện ra. Hãy nhấp chọn lên tên sheet trong danh sách mà bạn muốn di chuyển sheet đến trước nó, sau đó nhấn OK.

5.5 Sao chép worksheet

Để chép một hay nhiều sheet sang một workbook khác, bạn hãy mỡ workbook đó lên sau đó thực hiện lệnh Move or Copy… và nhớ chọn tên workbook đích tại To book (nếu chọn workbook đích (new book) thì sẽ sao chép các sheet đến một workbook mới).

5.6 Ẩn/ Hiện worksheet 6. Thao tác với ô và vùng 6.1. Nhận dạng ô và vùng (cells, range)

Ví dụ: Hình bên dưới ô hiện hành có địa chỉ là B11 vì nó có tiêu đề cột là B và số dòng là 11, vùng được bao bởi nét chấm đứt có địa chỉ là H2:H12 vì ô đầu tiên của vùng có địa chỉ là H2 và ô cuối của vùng là H12.

6.2 Chọn vùng

Nếu dùng chuột, trước tiên bạn dùng chuột di chuyển ô hiện hành đến góc trên bên trái của vùng cần chọn, sau đó giữ trái chuột kéo xuống dưới qua phải đến vị trí ô cuối cùng của vùng và thả chuột.

6.3. Sao chép và di chuyển vùng

Sao chép (copy) giúp ta nhân bản một vùng nào đó đến một nơi nào đó trong bảng tính và dữ liệu gốc còn nguyên, còn di chuyển vùng thì cũng như sao chép nhưng dữ liệu gốc sẽ được di dời đến vị trí mới. Để sao chép hay di chuyển trước tiên bạn phải chọn vùng cần sao chép hay di chuyển, sau đó có thể dùng nút lệnh, phím tắt hay dùng chuột để thực hiện:

6.4 Thêm chú thích cho ô

Thêm chú thích vào các ô giúp cho việc hiệu chỉnh và hiểu thông tin mà ô đang chứa được rõ ràng hơn. Để thêm chú thích và ô, bạn chỉ cần.

Để đọc chú thích chỉ cần rê chuột lên ô có chú thích

Xóa chú thích vào chọn ô cần xóa chú thích, nhấp phải chuột và chọn Delete Comment.

6.5 Chèn, xóa ô, dòng và cột

Chúng ta có thể chèn thêm các ô vào bên trái hoặc bên trên của ô hiện hành trong worksheet và dịch chuyển các ô đang chọn qua phải hoặc xuống dưới. Tương tự, ta có thể chèn thêm các dòng bên trên, chèn thêm các cột vào bên trái và có thể xóa đi các ô, các dòng và cột.

Chèn ô trống

B1. Chọn các ô mà bạn muốn chèn các ô trống vào đó (muốn chọn các ô không liên tục thì giữ Ctrl trong khi chọn các ô).

B3. Chọn lựa chọn phù hợp trong hộp thoại Insert.

Chèn dòng

B1. Chọn một hoặc nhiều dòng liên tục hoặc cách khoảng mà bạn muốn chèn số dòng tương ứng phía trên các dòng này.

…Nội dung chỉ dành cho thành viên…

Chèn cột

B1. Chọn một hoặc nhiều cột liên tục hoặc cách khoảng mà bạn muốn chèn số cột tương ứng phía bên trái các cột này.

Xóa các ô, dòng và cột

B1. Chọn các ô, các dòng hoặc các cột cần xóa B2. Chọnchọn kiểu xóa phù hợp (xem hình)

6.9. Nối (Merge) và bỏ nối các ô (Split)

Nối nhiều ô thành một ô

Khi nối nhiều ô thành một ô, nếu tất cả các ô đều có dữ liệu thì bạn cần chuyển hết dữ liệu lên ô ở góc trên cùng bên trái của nhóm ô cần merge vì chỉ có dữ liệu của ô này được giữ lại, dữ liệu của các ô khác sẽ bị xóa.

B1. Chọn các ô cần nối lại.

Chuyển một ô đã nối về lại nhiều ô

Sau khi chuyển ô đã nối về lại nhiều ô thì nội dung sẽ hiện tại ô ở góc trên cùng bên trái.

B1. Chọn ô đang bị nối.

Khi cần các định dạng phức tạp hơn mà trên thanh Ribbon không có nút lệnh thì bạn truy cập vào hộp thoại Format Cells: Chọn

8. In ấn trong Excel 2007 8.1. Các chế độ hiển thị trang trong Excel

Excel 2007 hỗ trợ mạnh hơn trong việc in ấn, với nhiều chế độ xem trực quan giúp bạn có thể thấy được kết quả in ngay trên màn hình.

Normal View: Đây là chế độ bạn sử dụng thường xuyên trong quá trình nhập liệu, tính toán,… trên bảng tính và là chế độ mặc định của Excel.

Page Layout View: Là chế độ xem trước khi in, trong chế độ này bạn vẫn có thể tính toán và nhập liệu.

8.2 Thiết lập thông số cho trang in

Chọn chiều trang in (Orientation) Khổ giấy (Size) Canh lề giấy (Margins) Chọn vùng in (Set Print Area) Ngắt trang (Page Break)

B4. Nhấn OK hoàn tất.

Điều chỉnh tỉ lệ phóng to/ thu nhỏ trang in In đường lưới của các ô Thêm thông tin vào đầu trang và chân trang (Header và Footer)

Header chứa các thông tin xuất hiện ở đầu mỗi trang và Footer chứa các thông tin xuất hiện ở cuối mỗi trang. Các phiên bản trước ta dùng ngăn Hearder/ Footer trong hộp thoại Page Setup để thêm Header và Footer nhưng phiên bản này làm bằng một cách khác dễ dàng và trực quan hơn, đặc biệt có thể chèn hình vào.

Lưu ý bạn phải nhấp chuột vào vùng Header hoặc Footer thì nhóm lệnh Design mới hiện ra.

Các lựa chọn khác của Header và Footer:

Different First Page: Nếu chọn thì bạn có thể thiết lập thông tin khác vào header/footer của …Nội dung chỉ dành cho thành viên… trong tài liệu.

Different Odd & Even Pages: Nếu chọn, thì bạn có thể đặt header/ footer …Nội dung chỉ dành cho thành viên… cho các trang chẵn và các trang lẻ.

Scale With Document: Nếu chọn, kích thước chữ của header/ footer sẽ tăng giảm theo tài liệu khi tài liệu sử dụng chức năng in có điều chỉnh tỉ lệ phóng to/ thu nhỏ.

Align With Page Margins: Nếu chọn, lề trái và lề phải của header/ footer canh đều với lề trái và lề phải của tài liệu

8.3. Thiết lập thông số hộp thoại Print

Active sheet(s): Chỉ in sheet hiện hành hay các sheet đang chọn.

Entire workbook: In toàn bộ workbook

Table: Chỉ có tác dụng khi ô hiện hành đang trong một bảng, nếu chọn thì chỉ in bảng này.

Ignore print areas: Khi chọn, Excel sẽ bỏ qua tất cả các thiết lập vùng in đã thực hiện.

8.4. Các lưu ý khác trong khi in

Ngăn không cho in một số vùng

Trong một số trường hợp, dữ liệu có các thông tin nhạy cảm mà bạn không muốn in ra. Khi đó bạn làm theo các cách sau:

…Nội dung chỉ dành cho thành viên…

Ngăn không cho in các đối tượng

Một số đối tượng trên bảng tính như đồ thị, hình vẽ, SmartArt mà bạn không muốn in thì làm như sau:

B1. Nhấp phải chuột lên đối tượng và chọn Size and Properties.

B2. Chọn ngăn Properties trong hộp thoại

B3. Bỏ lựa chọn tại Print Object.

Nếu bạn muốn cảm ơn, vui lòng sử dụng các icon Facebook phía dưới cùng để chia sẻ cho bạn bè mình. Đó là cách để giới thiệu cũng như giúp chúng tôi phát triển.

Làm Quen Với Ms Word 2007, Học Word

Bài này là Bài thứ 2, Làm quen với MS Word 2007 trong Chuyên đề học Word nhanh

Bạn sẽ gõ văn bản ở đâu? Muốn thụt đầu dòng thì phải làm sao? Thay đổi canh lề như thế nào? Làm sao để lưu tài liệu? Hãy làm quen với một số điểm cơ bản của MS Word.

Nếu đây là lần đầu bạn dùng Word và còn nhiều bỡ ngỡ, hãy bắt đầu nào.

1. Tạo văn bản đầu tiên a. Làm quen với cửa sổ soạn thảo

Khi bạn mở Word 2007 sẽ có một tài liệu trống xuất hiện, nó trông như một tờ giấy và chiếm một khoảng lớn màn hình.

Bạn muốn bắt đầu làm việc nhưng không biết bằng cách nào

Bạn sẽ gõ văn bản ở đâu? Nếu muốn thụt đầu dòng thì phải làm sao? Thay đổi canh lề như thế nào? Làm sao để lưu tài liệu?

Hãy khởi đầu bằng cách làm quen với một số điểm căn bản của Word.

b. Bắt đầu nhập liệu

Thanh Ribbon có 3 thành phần căn bản, sẽ rất có ích nếu bạn biết mỗi phần được gọi là gì và cách sử dụng chúng:

Mọi thứ trên một Tab đều được lựa chọn cẩn thận dựa trên các hoạt động của người dùng. Ví dụ Tab Home chứa những lệnh có tầng suất sử dụng nhiều nhất chẳng hạn như các lệnh trong nhóm Font để định dạng văn bản như: Font, Font Size, Bold, Italic, v.v…

c. Những kí hiệu hỗ trợ

1 Ký hiệu phân đoạn, mỗi ký hiệu tương ứng với một lần nhấn phím ENTER.

2 Ký hiệu TAB, mỗi ký hiệu tương ứng với một lần nhấn phím TAB.

3 Ký hiệu SPACEBAR, mỗi ký hiệu tương ứng với một lần nhấn phím SPACEBAR.

Hãy tưởng tượng bạn đã gõ một văn bản như hình bên trên. Hai đoạn văn bản có vẻ cách nhau hơi xa. Đoạn thứ hai lại dường như thụt đầu dòng hơi nhiều so với đoạn đầu.

Bạn có thể dễ dàng kiểm tra nhìn vào những ký hiệu định dạng (formatting marks) mà Word tự động chèn vào khi bạn gõ văn bản. Các ký hiệu này luôn có mặt trong văn bản, tuy nhiên nó được ẩn đi cho đến khi bạn cần thì chúng mới hiển thị.

Để hiển thị những ký hiệu định dạng hãy sử dụng thanh Ribbon phía trên màn hình MS Word 2007. Chọn thẻ Home, và tìm kiếm nút lệnh trong phần Paragraph, nhấn vào đó để hiển thị hoặc ẩn các ký hiệu định dạng.

Khi bạn nhìn thấy những ký hiệu định dạng này lần đầu tiên bạn có thể sẽ tự hỏi nó là gì và lo ngại nó có được in ra khi bạn in văn bản của mình hay không. Câu trả lời là

Vậy ký hiệu định dạng là gì? Tác dụng của chúng? Hãy xem xét một ví dụ như sau:

…Nội dung chỉ dành cho thành viên…

Mỗi lần nhấn phím TAB sẽ làm xuất hiện một ký hiệu mũi tên . Trong hình, có một mũi tên ở đoạn đầu và hai mũi tên ở đạn thứ hai, như vậy phím TAB đã được nhấn hai lần ở đầu đoạn thứ hai.

Ký hiệu dấu chấm cho biết bạn đã nhấn phím SPACEBAR bao nhiêu lần giữa mỗi từ, hoặc khi bạn vô ý nhấn nhầm phím SPACEBAR giữa các ký từ trong một từ. Một chấm đại diện một khoảng trống, hai chấm là hai khoảng trống. Thông thường, chỉ cần có một khoảng trống ở giữa các từ. Cần lưu ý ký hiệu dấu chấm này khác với dấu chấm câu trong văn bản, dấu chấm câu nằm phía dưới chân các ký tự còn ký hiệu dấu chấm nằm ở giữa các ký tự.[/restrict]

d. Những dấu gạch chân trong văn bản

Khi bạn gõ văn bản, thỉnh thoảng có thể Word sẽ tự động chèn các dấu gạch chân gấp khúc màu đỏ, xanh lá hoặc xanh dương phía dưới một số từ.

Một lưu ý đối với dấu gạch dưới màu xanh lá và xanh dương: trong đa số trường hợp, Word thường chính xác trong việc chỉ ra các lỗi ngữ pháp thông dụng. Tuy nhiên, bạn nên cân nhắc khi sử dụng chức năng này. Nếu bạn chắc chắn rằng mình đúng và Word đã sai, hãy bỏ qua những gợi ý chỉnh sửa này.[/restrict]

e. Thay đổi canh lề trang văn bản

Canh lề (Margins) là các khoảng trống xung quanh viền của trang văn bảng. Phía Trên, Dưới, Phải và Trái của trang có một khoảng canh lề bằng 1 inch (tương đương 2.54cm), đây là khoảng canh lề thông dụng nhất mà bạn có thể sử dụng trong đa số trường hợp.

Nếu bạn muốn thay đổi canh lề thì bạn có thể thực hiện dễ dàng vào bất cứ lúc nào. Chẳng hạn như khi bạn muốn viết nột lá thư, trình bày một công thức hoặc làm một bài thơ thì bạn có thể sẽ cần những khoảng canh lề khác.

Khoảng canh lề đầu tiên trong danh sách là Normal, khoảng canh lề hiện tại. Để chọn canh lề nhỏ hơn hãy chọn Narrow. Nếu bạn muốn khoảng trống bên trái và bên phải rộng hơn thì hãy chọn Wide. Khi bạn đã chọn xong khoảng canh lề mà mình mong muốn, toàn bộ tài liệu sẽ tự động thay đổi theo canh lề mà bạn vừa chọn.

f. Lưu tài liệu

1 Để lưu tài liệu hãy nhấn nút Microsoft Office

Bạn đã nhập liệu và hiệu chỉnh hoàn thiện câu từ và các đoạn văn bản, hoặc có những số liệu quan trọng mà bạn không muốn đánh mất nếu lỡ con mèo nhà bạn vô tình dẫm lên bàn phím hay một sự cố điện nào đó làm tắt máy tính đột ngột.

Để giữ thành quả công việc của mình được an toàn, bạn phải lưu tài liệu lại. Không bao giờ là quá sớm để làm điều đó.

Nhấn vào nút Microsoft Office ở phía trên cùng bên trái, sau đó nhấn Save. Một hộp thoại (Dialog Box) sẽ xuất hiện. Hộp thoại là một cửa sổ nhỏ để trợ giúp bạn thực hiện một việc nào đó. Bạn sẽ sử dụng hộp thoại này để cho Word biết bạn muốn lưu tài liệu này ở thư mục nào trên máy tính và đặt tên tài liệu là gì.

Sau khi đã lưu lần đầu và trở lại công việc, bạn có thể tiếp tục lưu tài liệu này suốt quá trình làm việc, bất cứ khi nào thấy cần thiết. Mỗi lần muốn lưu hãy nhấn nút Save trên thanh công cụ truy cập nhanh (Quick Access Toolbar) ở góc trên bên trái hoặc sử dụng tổ hợp phím tắt Ctrl+ S (nhấn phím Ctrl và S cùng lúc).

Sau khi kết thúc công việc và lưu lại tài liệu, thoát khỏi Word bằng cách nhấn vào nút Microsft Office sau đó nhấn Close.

2. Chỉnh sửa văn bản và tài liệu a. Hiệu chỉnh tài liệu

Để hiệu chỉnh tài liệu một cách nhanh chống và hiệu quả bạn cần biết các di chuyển điểm chèn nội dung (Insertion Point),vị trí mà những gì bạn gõ vào sẽ xuất hiện. Bạn có thể dùng bàn phím hoặc chuột để di chuyển đến vị trí tài liệu cần hiệu chỉnh.

Khi đã đã di chuyển đến đúng vị trí mà bạn muốn chỉnh sữa, bạn có thể gõ thêm nội dung mới vào hay chọn đoạn văn bản mà bạn muốn sửa hoặc xóa. Bạn có thể chọn một ký tự, một từ, một câu, một đoạn văn bản hoặc toàn bộ tài liệu. Ngoài ra, bạn cũng có thể dời vị trí của chúng từ nơi này đến nơi khác trong tài liệu.

b. Di chuyển vòng quanh tài liệu

1 Điểm chèn nội dung (Insertion Point), thể hiện bằng một gạch dọc nhấp nháy.

Điểm chèn nội dung hiện đang nằm ở cuối đoạn thứ hai sau từ “assistance.” Để gõ văn bản vào nơi bạn muốn bạn phải di chuyển điểm chèn nội dung tới vị trí số 2. Bạn có thể thực hiện theo hai cách:

HOẶC

Nhấn nút mũi tên hướng lên (UP ARROW) để di chuyển điểm chèn nội dung lên trên, mỗi lần nhấn điểm chèn sẽ di chuyển lên một dòng. Sau đó dùng phím mũi tên trái (LEFT ARROW) để di chuyển điểm chèn sang bên trái, mỗi lần một ký tự, đến vị trí mà bạn mong muốn.

c. Chọn và xóa nội dung

Trong hình bên trên, từ “really” hiện đang được chọn.

Sau khi đã thêm một câu mới ở phần b, bạn đọc lại toàn bộ và cảm thấy câu thứ hai sẽ hay hơn nếu bỏ từ “really”.

Để xóa trước hết bạn phải chọn từ cần xóa bằng một trong các cách sau:

HOẶC

Dùng bàn phím: sử dụng các phím mũi tên để di chuyển điểm chèn nôi dung đến bên phải (hoặc trái) từ “really”,nhấn và giữ phím SHIFT sau đó dùng phím mũi tên trái (hoặc phải) để chọn.

d. Di chuyển văn bản

1 Chọn nội dung mà bạn muốn di chuyển

2 Nhấn phím Cut trên thanh Ribbon.

3 Di chuyển điểm chèn nội dung (Insertion Point) đến vị trí mới nơi bạn muốn chèn đoạn văn bản.

4 Nhấn nút Paste trên thanh Ribbon.

Tiếp tục xem xét đoạn văn bản đầu tiên. Bạn thấy rằng câu mà bạn thêm vào ở phần b nên đặt ở cuối đoạn. Bạn không cần phải xóa câu ở vị trí cũ rồi gõ lại ở vị trí mới. Thay vào đó, hãy di chuyển nó bằng cách thực hiện các lệnh Cut (cắt) và Paste (dán): Cắt để xóa câu ở vị trí cũ và dán để di chuyển nó đến ví trí mới mà bạn mong muốn.

Đầu tiên hãy chọn toàn bộ câu mà bạn muốn di chuyển như ở hình trên. Chọn thẻ Home trên thanh Ribbon, nhấn vào phím Cut trong phần Clipboard. Hoặc bạn có thể dùng phím tắt Ctrl + X (tưởng tượng chữ X giống như hình cây kéo). Sau đó di chuyển điểm chèn nội dung tới cuối đoạn.

Cuối cùng, nhấn vào phím Paste trên thanh Ribbon. Hoặc bạn có thể dùng phím tắt Ctrl + V. Câu bạn muốn di chuyển đã được dời tới nơi bạn mong muốn.

e. Hủy bỏ các hành động vừa thực hiện

1 Nút Hủy Lệnh (Undo) trên thanh công cụ truy cập nhanh (Quick Access Toolbar).

2 Các lệnh có để hủy: Cut và Paste.

Bạn đã di chuyển một câu đến vị trí mới trong phần d nhưng khi xem lại bạn cảm thấy không hài lòng. Thật may mắn là bạn không cần phải thực hiện lại chuỗi hành động Cut và Paste để chuyển câu trở về vị trí ban đầu. Thay vì vậy, hãy dùng chức năng Hủy Lệnh (Undo).

Bạn cũng có thể sử dụng phím tắt Ctrl + Z để thực hiện việc hủy lệnh, các lệnh sẽ được hủy theo thứ tự lệnh cuối cùng sẽ được hủy trước.

f. Sử dụng thanh trượt (Scrollbar) để xem tài liệu

1. Thanh trượt (Scrollbar).

2. Kéo con trượt (Scrollbox) lên xuống để xem tài liệu.

3. Nhấn vào phím mũi tên để di chuyển lên hoặc xuống.

Có thể bạn có một tài liệu dài và muốn đọc hết mà không phải nhấn các phím mũi tên liên tục để di chuyển điểm chèn nôi dung lên hoặc xuống. Bạn có thể kéo tài liệu đến điểm cần xem một cách dễ dàng bằng cách dùng thanh trượt.

Để cuộn nhanh văn bản bằng bàn phím hãy nhấn vào phím PAGE UP để cuộn lên và PAGE DOWN để cuộn xuống dưới.

3. Làm cho văn bản trông đẹp mắt a. Định dạng chữ và áp dụng các kiểu trang trí

Trong hình là một phần của một bản thông cáo báo chí, nhưng tất cả mọi thứ đều trông giống nhau. Không tiêu đề, không hướng dẫn, không có điểm nhấn quan trọng để gây sự chú ý cho người đọc.

Đừng quá lo lắng, bạn có thể nhanh chóng làm cho văn bản trên trở nên bắt mắt hơn bằng các công cụ như: In đậm (bold), In nghiêng (Italic), Gạch chân (underline); tạo các danh sách (list); sử dụng các kiểu trang trí v.v…Những công cụ đó sẽ giúp bạn định dạng văn bản.

b. Tạo các điểm nhấn

Bảng thông cáo báo chí cho biết lợi nhuận ròng trên mỗi cổ phiếu của Contoso Pharmaceuticals. Bạn có thể gây sự chú ý của người đọc bằng cách sử dụng các đinh dạng như in đậm (bold), in nghiêng (Italic), gạch chân (underline). Bạn có thể thực hiện điều này bằng cách sử dụng các nút trên thanh Ribbon hoặc dùng phím tắt.

Nếu bạn thấy chữ in đậm nhìn không vừa mắt, ngay sau khi thực hiện lệnh in đậm hãy nhấn phím Undo trên thanh công cụ truy cập nhanh ở phía trên cùng của cửa sổ Word. Hoặc bạn có thể chọn văn bản vừa in đậm rồi nhấn nút Bold (hoặc phím tắt Ctrl + B) một lần nữa.

Bạn cũng có thể thay đổi màu sắc để đoạn văn bản trông nội bật hơn nữa bằng cách sau:

c. Thêm nhanh một kiểu trang trí (Style)

Để thêm một kiểu trang trí hãy chọn đoạn văn bản mà bạn muốn, sau đó trong phần Styles ở thẻ Home bạn có thể di chuyển con trỏ chuột ngang qua từng kiểu trang trí để xem đoạn văn bản thay đổi tương ứng như thế nào.

d. Tạo danh sách

Bảng thông cáo báo chí chỉ ra các điểm thành công trong Quý vừa qua, các điểm này sẽ nổi bật hơn nếu trình bày ở dạng danh sách. Bạn có thể sử dụng danh sách dạng chữ số (Numbering) hoặc dạng ký hiệu (Bullet) để gây sự chú ý bằng cách sau:

e. Thêm hoặc bớt khoảng trống

Bạn có thể dễ dàng thay đổi khoảng cách giữa các dòng trong toàn bộ tài liệu hoặc trong một đoạn văn bản được chọn.

Để thay đổi khoảng cách dòng trong toàn bộ tài liệu đầu tiên bạn phải chọn tất cả tài liệu bằng cách nhấn phím tắt Ctrl + A. Để thay đổi khoảng cách dòng trong một đoạn văn bản, bạn chỉ cần di chuyển điểm chèn nội dung đến đoạn văn bản đó, không cần phải chọ cả đoạn. Sau đó, tại thẻ Home, phần Paragraph, nhấn vào nút Line Spacing . Có một ký hiệu cho biết khoảng cách dòng hiện tại. Hãy chọn một khoảng cách mới mà bạn mong muốn.

f. Sử dụng kiểu định dạng cho toàn bộ tài liệu

Bảng thông cáo báo chí của chúng ta hiện trông khá ổn, nó có tiêu đề, các điểm nhấn được in đậm, có nhiều màu khác nhau, một danh sách bắt mắt.

Mỗi khi thay đổi một Style Set, các Style tương ứng sẽ thay đổi mà không bị chồng chéo. Ví dụ Style cho Tiêu đề (Heading) mới sẽ thay thế cho Style tiêu đề cũ chứ không phải cho Style Tựa (Title) cũ.

Nếu bạn muốn cảm ơn, vui lòng sử dụng các icon Facebook phía dưới cùng để chia sẻ cho bạn bè mình. Đó là cách để giới thiệu cũng như giúp chúng tôi phát triển.

Làm Quen Với Việc Sử Dụng Smartart Trong Powerpoint

Xây dựng một bài thuyết trình là một việc thực hành có giới hạn thời gian. Tôi thường khẩn trương gọt giũa các slide trước khi gửi để xem lại hoặc cập nhật nội dung tại thời điểm cuối cùng.

Lần gần đây nhất, tôi có thời gian để vẽ minh họa là trong một trình chiếu. Chính là SmartArt trên Powerpoint sẽ được hướng dẫn sau đây.

Bạn có thể tự hỏi: Chính xác SmartArt là gì trong Powerpoint?

Hãy nghĩ SmartArt như một công cụ đồ họa giúp tiết kiệm thời gian, được xây dựng trên PowerPoint-cho phép bạn lựa chọn trong số các mẫu bố trí và cài sẵn với các kiểu khác nhau giúp bạn hình dung các ý tưởng của bạn. SmartArt kèm sẵn các biểu đồ, sơ đồ, sơ đồ quá trình, và nhiều thứ khác.

Ví dụ trực quan đồ họa SmartArt.

Cách sử dụng SmartArt trong PowerPoint (Video hướng dẫn nhanh)

Tiếp tục đọc hướng dẫn từng bước trong bài viết về cách sử dụng SmartArt trong PowerPoint và một số ý tưởng về cách để tận dụng thông tin trực quan nhanh chóng trong bài thuyết trình của bạn.

Cách tạo đồ họa SmartArt trong PowerPoint

Để thêm sử dụng SmartArt, vào trình đơn Insert trên PowerPoint. Tìm các tùy chọn menu SmartArt và nhấp vào nó để khởi động trình đơn SmartArt.

Trình đơn tiếp theo bật lên cho phép bạn chọn loại SmartArt để thêm bài thuyết trình trên PowerPoint. PowerPoint có một loạt các kiểu đồ họa SmartArt để làm việc.

Chọn một trong những kiểu SmartArt chèn nó vào bài thuyết trình của bạn trên PowerPoint.

Bạn sẽ thấy rằng PowerPoint có một loạt các thể loại cho SmartArt. Phía bên trái, bạn có thể lựa chọn các kiểu như “List”, “Process”, “Cycle”. Chọn một trong các loại này dựa trên nội dung bạn làm việc (sẽ giải thích về điều này sau.)

Các hình nhỏ ở trung tâm của cửa sổ SmartArt khác nhau. Bấm vào để xem trước ở bên phải cửa sổ. Có mô tả hữu ích giải thích SmartArt nào có thể sử dụng để thuyết trình.

Một khi bạn đã chọn một loại SmartArt, bấm OK để chèn nó vào thuyết trình của bạn.

Cách thêm nội dung ý nghĩa vào trong SmartArt

Bạn đã thêm SmartArt vào bài thuyết trình của bạn. Bây giờ phải làm gì? Bây giờ là lúc thêm một số nội dung và làm cho nó có ý nghĩa tới đối tượng của bạn.

Gõ văn bản của bạn vào những chấm đầu dòng trong cửa sổ nội dung SmartArt.

Menu này được sử dụng để đưa vào SmartArt. Bạn có thể gõ trên từng chấm đầu dòng để thêm văn bản vào SmartArt. Khi bạn thêm văn bản, SmartArt sẽ tự động cập nhật các văn bản bạn nhập.

Một cách khác để sửa đổi SmartArt của bạn là chỉ cần nhấp đúp chuột vào một đối tượng riêng lẻ và nhập vào.

Bạn đã sẵn sàng để tuỳ chỉnh các đối tượng SmartArt? Chúng ta hãy tiếp tục di chuyển.

Cách sửa đổi các yếu tố SmartArt

Trong ví dụ trên, đối tượng SmartArt mặc định có ba chấm đầu dòng. Tuy nhiên, nếu chúng ta muốn có bốn hoặc năm, hoặc nhiều hơn vào nó thì sao?

Để thêm một đối tượng SmartArt, bạn có thể làm điều đó một trong hai cách; đầu tiên là tìm tùy chọn Add Shape, ở phía bên trái của thẻ Design. Nhấp vào Add Shape, hoặc bấm vào mũi tên thả xuống và chọn thêm một đối tượng mới After or Before.

Thêm một hình vào SmartArt.

Ngoài ra, nếu bạn đang làm việc trong trình đơn context (“Type your text here” bên trái), bạn có thể nhấn quay lại trên bàn phím của bạn để thêm gạch đầu dòng mới vào danh sách, và một đối tượng mới sẽ được đặt vào bài thuyết trình của bạn.

Nếu có quá nhiều đối tượng trên slide của bạn, chỉ cần bấm vào và nhấn delete trên bàn phím. PowerPoint sẽ loại bỏ nó khỏi bài thuyết trình.

Chỉnh sửa SmartArt trên PowerPoint theo thứ tự giảm dần.

Cách thay đổi Layout để bố trí trên SmartArt

Làm gì nếu bạn bắt đầu làm việc trên SmartArt và nhận thấy bạn đã chọn cách bố trí sai? Bạn có thể dễ dàng thay đổi cách bố trí và duy trì nội dung của bạn.

Với một đối tượng SmartArt được lựa chọn, tìm tùy chọn Layouts của tab Design. Đơn giản chỉ cần nhấp vào một layout mới, và PowerPoint sẽ chuyển đổi nội dung sang lựa chọn mới.

Thay đổi layout trên SmartArt nhanh chóng.

Trong ảnh chụp màn hình ở trên, tôi sẽ làm việc với SmartArt được sử dụng trong suốt hướng dẫn này. Điều duy nhất là thay đổi cách bố trí tôi đã áp dụng cho nó.

Cách chọn kiểu trên SmartArt

Bạn không thích phong cách mặc định cho đối tượng SmartArt của bạn? Không vấn đề gì. Hãy chắc chắn rằng bạn đã chọn SmartArt và nhấp vào tab Design.

Có một tùy chọn SmartArt Styles của trình đơn mà bạn có thể chọn kiểu SmartArt cài sẵn. Nhấp vào mũi tên thả xuống để xem tất cả các kiểu SmartArt có sẵn cho bạn chọn.

Kiểu tùy chọn của SmartArt.

Kiểu không gian ba chiều được áp dụng trên SmartArt.

Mặc dù layout của SmartArt gốc được bảo quản nhưng bạn có thể thay đổi kiểu đồ họa với một cú nhấp chuột duy nhất.

Cuối cùng, bạn cũng có thể thay đổi màu sắc được sử dụng trong một bài thuyết trình với SmartArt. Nhấp vào Change Colors trong trình đơn thả xuống và chọn một bảng màu mới cho đối tượng SmartArt của bạn.

Nếu bạn muốn tạo kiểu cá nhân, nhấp vào tab Format. Bạn có thể thay đổi màu đường viền và outline của các đối tượng riêng lẻ trong biểu đồ SmartArt của bạn.

8 loại SmartArt quan trọng (và khi nào nên sử dụng chúng)

Như bạn có thể thấy trên cửa sổ SmartArt, PowerPoint có các tùy chọn để đưa dữ liệu vào SmartArt. Với rất nhiều tùy chọn, bạn có thể tự hỏi loại SmartArt chính xác nào để sử dụng.

Có một vài loại SmartArt. Làm thế nào để bạn biết sử dụng loại nào trong trình chiếu của bạn?

Tùy thuộc vào loại dữ liệu mà bạn sẽ trình bày, một số loại biểu đồ làm việc tốt hơn so với những loại khác. Hãy nhớ, không có không có quy tắc về cách sử dụng SmartArt – chỉ là gợi ý.

Chúng ta hãy nhìn vào các loại SmartArt quan trọng và tình huống phù hợp để đặt chúng vào cách sử dụng tốt nhất:

1. List

Nếu bạn có một danh sách đơn giản chứa dữ liệu trong PowerPoint, kiểu danh sách SmartArt thì dễ dàng làm cho dữ liệu hấp dẫn trực quan hơn.

Đây là một vài loại danh sách SmartArt.

Danh sách khá linh hoạt. Có một loạt các kiểu SmartArt khác nhau trong PowerPoint, sắp xếp từ đơn giản “Basic Blocks”-khối cơ bản tới “Vertical Lists”- danh sách theo chiều dọc được hiển thị theo một trình tự giảm dần. Nếu bạn không chắc chắn sử dụng kiểu nào, hãy bắt đầu với một kiểu danh sách và làm lại từ đó.

2. Process

Sơ đồ quá trình là một trong những sở thích tôi sử dụng trên SmartArt. Khi tôi làm việc với các nhóm làm việc tới tài liệu về quá trình làm việc, SmartArt là một sơ đồ trực quan tuyệt vời để nắm được những tiến trình.

SmartArt là sơ đồ quá trình hoàn hảo, bao gồm các kiểu thiết lập sẵn hiển thị ở trên.

Các kiểu SmartArt Process có thể giúp bạn ghi lại điều gì nên thực hiện và làm theo từng bước. Nếu bạn tạo ra một sản phẩm chẳng hạn, sử dụng Process để hiển thị sản phẩm như thế nào thông qua từng bước của quá trình sản xuất.

3. Cycle

Vòng tròn thì tương tự như sơ đồ tiến trình, nhưng ý tưởng chúng liền lạc với nhau. Sử dụng biểu đồ loại vòng tròn khi bạn sắp xếp một tiến trình được liên tục.

Cycles giống với những đối tượng SmartArt Process nhưng ý tưởng của quá trình là liên tục.

Cycles là quá trình liên tục. Nếu bạn vận hành một công ty mà quy trình công việc tương tự nhau mỗi tháng, hãy sử dụng Cycles để nắm những quy trình này.

4. Hierarchy

Hierarchy được thiết kế để hiển thị được giảm dần theo sắp xếp hoặc quy trình. Hierarchy được sử dụng cho các loại biểu đồ để xây dựng một biểu đồ tổ chức cho một công ty hay nhóm cá nhân.

Sử dụng Hierarchy để hiển thị những thứ nào giảm dần hoặc phần lớn hơn vào cái tổng thể.

Cách sử dụng của hierarchy là để hiển thị các phần riêng lẻ của một tổng thể lớn hơn. Hãy tưởng tượng, sử dụng hierarchy để hiển thị các nguyên liệu bên trong của một sản phẩm hoàn tất.

5. Relationship

Sử dụng Relationship SmartArt hiển thị các phần riêng lẻ có mối liên hệ với phần khác.

6. Matrix

Matrix charts thì tương tự như relationship charts, nhưng nó có nhiều hơn một đối tượng và chia thành các phần bằng nhau lên cái tổng thể.

Sử dụng Matrix SmartArt để chứng minh mối quan hệ và cách mà những phần khớp với cái tổng thể.

7. Pyramid

Pyramids là loại giống như loại cây lai, ghép giữa process charts và hierarchy. Mỗi pyramid là duy nhất và hiển thị những phần của pyramid khớp với nhau.

Pyramics có đặc tính của các tùy chọn SmartArt khác, nhưng trong một thiết kế hình tam giác độc đáo.

8. Picture

Hình ảnh SmartArt là một loại linh hoạt bao gồm một số tùy chọn hình ảnh thuyết trình.

Sử dụng các SmartArt trong PowerPoint

SmartArt là một trong những phím tắt tuyệt vời cho bài thuyết trình được tìm kiếm trong Microsoft PowerPoint. Ngừng vẽ các minh họa tùy chỉnh của riêng bạn và tìm kiếm cơ hội để sử dụng SmartArt để có cái nhìn trực quan và thay thế. Nó rất tiết kiệm thời gian và vô cùng hiệu quả bởi chất lượng đồ họa cao.

Nguồn thuyết trình PowerPoint tham khảo

Hãy kiểm tra Hướng dẫn cơ bản để sử dụng những mẫu PowerPoint tốt nhất hoặc tìm đến những mẫu PPT bán chạy nhất trên GraphicRiver. Ngoài ra, nếu bạn cần nhiều mẫu trực quan hơn trên PowerPoint, hãy kiểm tra:

Hướng Dẫn Toàn Tập Word 2023 (Phần 1): Làm Quen Với Giao Diện Ribbon

Phần 1: Giới thiệu 1. Làm quen với Word 2023

Word 2023 cũng tương tự như Word 2013 và Word 2010. Nếu đã sử dụng một trong hai phiên bản Word đó, khi sử dụng Word 2023 bạn sẽ cảm thấy nó khá giống nhau. Tuy nhiên nếu là người dùng mới sử dụng Word hoặc nếu có nhiều kinh nghiệm sử dụng các phiên bản Word cũ, bạn sẽ mất một khoảng thời gian để làm quen với giao diện Word 2023.

2. Giao diện Word 2023

Lần đầu tiên mở Word, cửa sổ Start Screen sẽ xuất hiện và hiển thị trên màn hình. Tại đây bạn sẽ có thể tạo một văn bản mới, chọn một template và truy cập các tài liệu mới chỉnh sửa gần đây. Từ màn hình Start Screen, điều hướng và chọn Blank document để truy cập giao diện Word.

Phần 2: Làm việc với môi trường Word

Giống như các phiên bản khác, Word 2023 tiếp tục sử dụng các tính năng như Ribbon và Quick Access Toolbar – nơi bạn sẽ tìm thấy các lệnh để thực hiện các nhiệm vụ, thao tác đơn giản trên Word, cũng như Backstage View.

I. Ribbon

Word sử dụng hệ thống Ribbon theo tab chứ không còn sử dụng menu truyền thống như trước nữa. Ribbon chứa nhiều tab, và bạn có thể tìm thấy các tab này ở gần phía trên cửa sổ giao diện Word.

– Show Tabs and Commands: Tùy chọn này để tối đa hóa Ribbon. Tất cả các tab và lệnh vẫn sẽ được nhìn thấy. Tuy nhiên theo mặc định tùy chọn này sẽ bị ẩn trong lần đầu tiên bạn mở Word.

2. Sử dụng tính năng Tell me

Nếu đang gặp khó khăn trong việc tìm kiếm các lệnh mà bạn muốn sử dụng, tính năng Tell me có thể giúp bạn làm điều này. Tính năng này hoạt động tương tự như thanh tìm kiếm (Search bar) thông thường: Nhập tùy chọn mà bạn muốn tìm kiếm, và trên màn hình sẽ hiển thị danh sách các tùy chọn. Bạn có thể sử dụng lệnh trực tiếp từ menu mà không cần tìm trên thanh Ribbon.

II. Quick Access Toolbar

Nằm ngay trên thanh Ribbon, Quick Access Toolbar cũng cho phép bạn truy cập các lệnh phổ biến mà không cần phải chọn tab. Theo mặc định, Quick Access Toolbar hiển thị các lệnh như Save, Undo và Redo, nhưng bạn có thể thêm các lệnh khác vào nếu muốn.

2. Chọn lệnh mà bạn muốn thêm vào menu.

3. Và lệnh sẽ được thêm vào Quick Access Toolbar.

III. Ruler

Ruler nằm ngay ở góc trên cùng phía bên trái trên tài liệu của bạn. Tính năng này giúp cho việc điều chỉnh độ chính xác của tài liệu dễ dàng hơn. Nếu muốn, bạn có thể ẩn Ruler để không gian màn hình thoáng hơn.

2. Đánh tích chọn hộp kế bên Ruler để hiện hoặc ẩn Ruler.

IV. Backstage View V. Phóng to và thu nhỏ trang soạn thảo Word 2023

Word có sẵn một số tùy chọn xem tài liệu mà bạn có thể sử dụng để thay đổi kiểu hiển thị tài liệu. Bạn có thể lựa chọn xem tài liệu ở chế độ Read Mode, Print Layout, hoặc Web Layout.

Các tùy chọn xem khá hữu ích trong một số trường hợp, đặc biệt là trong trường hợp nếu muốn in tài liệu của mình. Ngoài ra bạn cũng có thể phóng to hoặc thu nhỏ tài liệu để có thể đọc tài liệu dễ dàng hơn.

1. Chuyển đổi chế độ xem tài liệu

Việc chuyển đổi các chế độ xem tài liệu khác nhau khá là đơn giản. Chỉ cần điều hướng và chọn lệnh xem tài liệu ở góc dưới cùng bên phải cửa sổ Word là xong.

– Read Mode: Tùy chọn này để mở xem tài liệu ở chế độ toàn màn hình. Trong một số trường hợp sử dụng tùy chọn này sẽ khá là hữu ích, đặc biệt nếu bạn đang đọc một số lượng tài liệu lớn hoặc đơn giản chỉ là xem trước tài liệu của bạn để soát lỗi chính tả.

– Print Layout: Đây là tùy chọn xem mặc định trên Word. Tùy chọn này sẽ hiển thị tài liệu như những gì bạn nhìn thấy trên trang tài liệu mà bạn in.

– Web Layout: Tùy chọn này để hiển thị tài liệu dưới dang webpage (trang web), và tùy chọn này hữu ích trong trường hợp nếu đang sử dụng Word để đăng các nội dung trực tuyến.

Số hiển thị nằm kế bên thanh trượt sẽ hiển thị theo phần trăm, và số đó gọi là mức độ zoom.

VI. Một số tùy chọn khác

1. Mở Word 2023, và tạo một tài liệu trống.

2. Thay đổi các tùy chọn hiển thị Ribbon (Ribbon Display Options) thành Show Tabs (hiển thị các tab).

3. Sử dụng Quick Access Toolbar tùy biến, thêm New, Quick Print, và Spelling & Grammar.

4. Trên thanh Tell me, nhập Shape vào rồi nhấn Enter.

5. Chọn một hình bất kỳ từ menu, sau đó kích đúp chuột vào vị trí bất kỳ trên tài liệu của bạn.

6. Hiển thị Ruler nếu Ruler chưa hiển thị.

7. Zoom tài liệu lên 120%.

8. Thay đổi chế độ xem tài liệu là Web Layout.

10. Thay đổi tùy chọn hiển thị Ribbon quay trở lại Show Tabs and Commands (hiển thị tab và lệnh), sau đó thay đổi Document View (chế độ xem tài liệu) là Print Layout.

Cập nhật thông tin chi tiết về Bài 1: Làm Quen Với Powerpoint 2007 trên website Hoisinhvienqnam.edu.vn. Hy vọng nội dung bài viết sẽ đáp ứng được nhu cầu của bạn, chúng tôi sẽ thường xuyên cập nhật mới nội dung để bạn nhận được thông tin nhanh chóng và chính xác nhất. Chúc bạn một ngày tốt lành!