Bạn đang xem bài viết 22 Thủ Thuật Excel Giúp Tăng 200% Năng Suất Công Việc được cập nhật mới nhất trên website Hoisinhvienqnam.edu.vn. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi đã chia sẻ là hữu ích với bạn. Nếu nội dung hay, ý nghĩa bạn hãy chia sẻ với bạn bè của mình và luôn theo dõi, ủng hộ chúng tôi để cập nhật những thông tin mới nhất.
Việc nắm bắt và sử dụng thành thạo thủ thuật excel sẽ giúp cho bạn tiết kiệm thời gian và tăng hiệu suất công việc một cách tối ưu nhất trong thời đại công nghệ 4.0.
1. Thủ thuật excel – Sử dụng công cụ Format Painter
Đây là một công cụ khá hữu ích trong Excel có tác dụng copy lại y hệt định dạng của một ô xác định tới một ô hoặc vùng khác bạn cần sao chép.
2. Thủ thuật excel – Mở nhiều file excel cùng một lúc
Đây cũng là một trong những thủ thuật excel bạn cần quan tâm, bạn có thể mở cùng mọt lúc nhiều file excel khác nhau chỉ đơn giản bằng cách dùng chuột khoanh vùng cả 3 file bạn cần mở rồi nhấn enter. Sau đó thì cả 3 file excel sẽ được xuất hiện. Thật đơn giản đúng không nào?
3. Thủ thuật excel – chuyển các file excel qua lại nhau
Bạn chỉ cần đơn giản dùng tổ hợp phím: ctrl + phím tab và ấn tab liên tục để chuyển sang một file mới khác, sau đó bạn chỉ cần thả tay khỏi phím tab nếu bạn muốn dừng.
4. Thủ thuật excel – Cách kẻ một đường chéo trong ô
5 – Cách chèn nhiều dòng hoặc nhiều cột mới
Bình thường, có thể bạn chỉ quen với việc chèn 1 cột hoặc 1 dòng, nhưng nếu muốn chèn thêm nhiều dòng và nhiều cột khác thì bạn chỉ cần bôi đen số ô (tương ứng với số dòng), chuột phải và ấn insert và nó sẽ xảy ra một vài trường hợp sau:
Tương tự nếu bạn muốn thêm cột vào bảng sheet, rất đơn giản, nhanh chóng
6 – Thủ thuật excel – Chế độ căn chỉnh kích thước ô Auto-fit
Như các bạn đã thấy, khi bạn gõ nội dung quá dài trong một ô, excel sẽ không hiển thị hết nội dung như trên hình
7 – Chuyển dữ liệu từ dòng sang cột
Để thực hiện như bảng trên bạn chỉ cần sử dụng đến tính năng transpose
8 – Thủ thuật ghép nối dữ liệu trong Excel
Để có thể ghép 2 cột lại với nhau trên Excel, chúng ta có thể sử dụng cách đơn giản nhất đó là dùng toán tử & để nối 2 hoặc nhiều chuỗi với nhau. Trong bảng ví dụ này, chúng ta sẽ nối ô A3 với 1 khoảng trắng và ô B3, rồi nhập nội dung hoàn chỉnh vào ô C3.
Chúng ta nhập công thức vào ô C3 như sau =A3&” “&B3.
Sau đó nhấn Enter và kết quả sẽ có 1 ô có nội dung hoàn chỉnh là Họ và Tên được ghép với nhau. Chúng ta copy công thức tới các hàng tiếp theo để được cột Họ & Tên hoàn chỉnh.
Ngoài cách sử dụng toán tử bên trên, người dùng có thể sử dụng hàm nối chuỗi CONCATENATE để ghép 2 cột nội dung trên Excel thành 1 cột duy nhất.
Bạn sẽ nhập công thức vào trong ô C3 là =CONCATENATE(A3,” “,B3) rồi nhấn Enter.
Đây là 2 cách để có thể ghép nội dung trong 2 cột trên Excel thành 1 cột duy nhất, với ví dụ gộp cột Họ và cột Tên thành 1 cột duy nhất trong bài đơn giản, nhanh nhất thông qua thủ thuật excel này.
9 – Chuyển đổi chữ hoa thành chữ thường
Để chuyển đổi chữ hoa thành chữ thường và người lại ta sử dụng các hàm, các bước sau:
– Hàm Upper(): Chuyển đổi in thường thành in hoa
– Hàm Lower(): chuyển đổi chữ in hoa thành chữ in thường
Upper: viết hoa tất cả
Lower: viết thường tất cả
Proper: viết hoa mỗi chữ đầu
Mỗi khi làm Excel chúng ta thường hay cảm thấy khó chịu khi gõ số điện thoại nhưng bị mất đi số 0 ở đầu để giải quyết vấn đề này bạn chỉ cần thêm dấu ‘ trước số 0 là bạn sẽ không cần mất công tìm tòi trong Format Cell.
11 – Thủ thuật excel – Chức năng Filter
Nếu các bạn muốn sắp xếp dữ liệu một cách nhanh chóng, ko tốn thời gian nhiều nhất thì chức năng Filter trên thanh công cụ Data có thể là trợ thủ đắc lực cho bạn giúp thực hiện một cách dễ dàng nhất.
12 – Sử dụng công cụ Format Painter
13. Nhảy qua nhảy lại giữa các sheet
– Ctrl + Page Up : di chuyển sang sheet bên phải (sheet tiếp theo)
– Ctrl + Page Down: di chuyển sang sheet bên trái (sheet trước đó)
14. Chuyển quãng trong cùng sheet excel
Để quãng trong 1 sheet Excel thì có một tổ hợp phím tắt rất đơn giản. Đó là sử dụng “Ctrl + mũi tên”.
Bạn sẽ phải làm việc với một tập dữ liệu còn dài và nhiều hơn thế này rất nhiều. Tập dữ liệu của bạn dài dằng dặc, kéo chuột mãi mà vẫn chưa đến vị trí cần tới, nhất là các bạn làm việc trong kế toán.
Nguyên lý hoạt động của tổ hợp phím tắt này là di chuyển từ vị bắt đầu tới khi nó gặp được khoảng trống hoặc điểm tận cùng của thủ thuật Excel.
chức năng nhảy quãng trong Excel
+ Tương tự như vậy, Bạn đang ở vị trí A (8MORNING) màu vàng nếu bạn ấn “Ctrl + ↓” bạn sẽ ngay lập tức nhảy tới vị trí B, C và cuối cùng là vị trí D. Chức năng này, còn tỏ ra hiệu quả đến mức kể cả khi bạn đang ở dòng thứ 9999 thì bạn cũng có thể quay về dòng đầu tiên chỉ với tổ hợp phím tắt này.
15. Chọn nhanh dữ liệu trong một vùng chọn
Đây là một chức năng hết sức tuyệt vời khi nó giúp bạn chọn nhanh toàn bộ dữ liệu trong một vùng dữ liệu chỉ với thao tác “Ctrl + Shift + → + ↓”
16. Copy công thức một cách nhanh chóng
17. Thủ thuật excel – Định dạng dữ liệu với các phím tắt nhanh chóng
Nếu lúc trước bạn mất thời gian mò xem công cụ hoặc tìm format cho vùng lựa chọn ở đâu thì bây giờ chỉ với vài phím tắt cơ bản sau đây, bạn sẽ không bao giờ phải bận tâm vì nó nữa
+ Định dạng số thập phân với 2 số đằng sau dấu “,” ta ấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + 1
+ Thêm ký tự $ cho vùng lựa chọn ấn Ctrl + Shift + 4
+ Chuyển dữ liệu sang dạng % ta ấn Ctrl + Shift + 5
+ Hiển thị nhanh bảng định dạng Ctrl + 1
18. Drop – down list trong excel
19. Tính tổng nhanh giá trị các cột các hàng
Sử dụng tổ hợp phím ” Alt + ” bạn sẽ nhanh chóng tính ra được tổng của tất cả các giá trị trong cùng một cột hoặc một hàng
20. Hiện thị thời ngày, giờ và thời gian
Rất đơn giản thôi, chỉ với tổ hợp phím Ctrl + ; để hiển thị ngày, tháng và Ctrl + Shift + ; để hiển thị giờ là đã có thể hiển thị ngày tháng rồi. Quá đơn giản phải không các bạn
Để ẩn nhanh một hàng ta chỉ cần ấn Ctrl + 9
Và để ẩn nhanh một cột ta chỉ cần ấn Ctrl + 0
Thủ Thuật Làm Việc Với Bảng Trong Microsoft Word
Trong quá trình làm việc với Microsoft Word chắc chắn có lúc bạn phải sử dụng đến công cụ tạo bảng. Việc thao tác với bảng nói chung không phức tạo nhưng bạn sẽ tốn nhiều thời gian để thao tác nếu không sử dụng đến những “bí kíp” sau:
– Chọn một ô: Thao tác nhanh nhất thường được sử dụng là trỏ chuột vào ô rồi bấm chuột chuột 3 lần một các liên hoàn hoặc đưa trỏ chuột đến mép trái của một ô cần chọn, lúc trỏ chuột biến thành mũi tên thì bạn bấm chuột để chọn.
– Chọn một hàng: Đưa chuột đến mép của ô nào đó để xuất hiện mũi tên nghiêng rồi bấm đúp chuột.
– Chọn từ ô bất kỳ đến ô đầu tiên ( cuối cùng ) của hàng: Đưa trỏ chuột vào ô muốn chọn rồi bấm tổ hợp phím Alt + Shift + Home (Alt + Shift + End ).
– Di chuyển nhanh từ ô hiện hành đến ô đầu tiên (cuối cùng) của hàng,cột: Để di chuyển nhanh trỏ chuột từ ô đang làm việc đến ô đầu tiên (cuối cùng) của hàng bạn bấm tổ hợp phím Alt + Home (Alt End ). Trong một cột bạn bấm tổ hợp phím Alt + Page Up nếu muốn di chuyển đến ô đầu tiên và Alt + Page Down để đến ô cuối cùng.
– Thay đổi vị trí của một hàng trong bảng: Thông thường bạn cắt bảng rồi dán vào vị trí mới, để nhanh hơn bạn bấm chuột vào hàng cần di chuyển vị trí rồi bấm tổ hợp phím Shift + Alt + Mũi tên xuống khi di chuyển hàng xuống dưới và Shift + Alt + Mũi tên lên nếu di chuyển lên trên. Cách này cũng làm tách hàng ra thành một bảng riêng biệt nếu hàng đang ở vị trí trên cùng mà bạn di chuyển lên trên (và ngược lại).
– Tách bảng ra theo hàng: Để tách một bảng ra thành hai bảng riêng biệt theo hàng bạn đưa trỏ chuột vào ô bất kỳ vào vị trí hàng mà bạn muốn tách từ đó ra rồi bấm tổ hợp phím Ctrl + Shift + Enter.
10 Tính Năng Trong Word 2013 Giúp Làm Việc Nhanh, Dễ Dàng Hơn
Lúc gõ văn bản, thứ mà chúng ta cần nhất chính là sự tập trung để có thể hoàn thành công việc của mình một cách nhanh nhất có thể. Và thay vì để đủ thứ loại nút làm chúng ta phân tâm, Word 2013 cho phép bạn giấu hết chúng đi để chừa lại một khung gõ văn bản cực kì gọn gàng và sạch sẽ. Bạn chỉ cần nhấn Ctrl + F1 để giấu thanh Ribbon trên cùng màn hình đi là xong.
2. Viết dàn ý tiện hơn với chế độ Outline View
Thay vì viết liền tù tì mọi thứ, bạn nên viết trước những ý chính hoặc các đề mục cho văn bản của mình, sau đó đi vào viết từng phần nhỏ sau. Nếu dùng khéo thì bạn có thể đẩy nhanh tốc độ làm việc lên rất nhiều, kể cả khi biên tập lẫn khi đọc văn bản, nhất là với văn bản hay bài báo cáo dài.
3. Dùng Word để ghi nhanh ý tưởng của bạn
4. Chuyển nhanh bảng số liệu thành biểu đồ trong 3 nốt nhạc
Bạn có một bảng số liệu nằm trong file Word, và bạn muốn có cái nhìn trực quan hơn bằng cách thể hiển nó lên biểu đồ? Bình thường bạn sẽ phải copy dữ liệu đó qua Excel rồi mới chèn được biểu đồ, còn nếu không thì bạn phải nhập lại số liệu sau khi chèn một biểu đồ mới vào văn bản Word đang mở. Cả hai cách này đều khá mất thời gian, thay vào đó bạn chỉ cần làm 3 bước sau:
Chọn bảng số liệu
3. Biểu đồ sẽ xuất hiện ngay lập tức, và bạn có thể chỉnh lại loại biểu đồ ( cột, tròn, điểm, đường...) và nhiều thông số khác tùy ý muốn.
Lưu ý rằng biểu đồ do Microsoft Graph Chart tạo ra không đẹp lắm, vì vậy mình chủ yếu xài nó để thể hiện dữ liệu một cách trực quan và khi xem xong thì sẽ xóa chứ không để luôn. Nếu muốn tạo biểu đồ ngon lành và đẹp mắt hơn thì bạn nên dùng tính năng Chart bình thường trong Word.
5. Đừng quên dùng template có sẵn
6. Bạn có thể sao chép tối đa 24 nội dung khác nhau trong Word
Mỗi khi bạn copy hay cut một nội dung nào đó thì máy tính sẽ di chuyển nó vào một khu vực tạm gọi là clipboard. Clipboard của Windows chỉ có 1 vùng chứa dữ liệu, tức là nếu bạn sao chép đoạn văn bản A rồi sao chép thêm B thì A sẽ bị xóa đi và nhường chỗ cho B. Trong khi đó, Word có thể chứa đến 24 nội dung khác nhau. Bằng cách này bạn có thể sao chép từ nhiều chỗ rồi paste xuống từ từ rất tiện lợi, khỏi phải nhảy qua lại giữa nhiều tài liệu với nhau.
Cách sao chép vào Clipboard của Word cũng y như bình thường, đó là bạn có thể dùng menu chuột phải hoặc nhấn Ctrl + C. Kế tiếp nhấn vào mũi tên nhỏ trong mục ” Clipboard” của thẻ Home, một bảng mới sẽ xuất hiện ở cạnh trái màn hình. Trong đây là tất cả những nội dung mà bạn đã sao chép, và cứ mỗi khi bạn nhấn Ctrl + C thì một nội dung mới sẽ hiện ra ( cho đến khi đủ 24 cái thì những nội dung cũ nhất sẽ bị ghi đè dần dần bởi cái mới hơn). Để dán một nội dung nhất định vào văn bản thì bạn chỉ cần nhấp chuột vào là nó sẽ được paste vào tài liệu.
7. Dịch thuật ngay trong Word
Bạn đang đọc một văn bản tiếng Anh và cần dịch một đoạn ngắn qua tiếng Việt? Thay vì phải sao chép rồi lên trang web Google Translater hoặc Bing để chuyển ngữ, bạn có thể làm điều đó ngay trong Word 2013. Bộ máy dịch thuật được sử dụng sẽ là Microsoft Bing, và nội dung dịch xong sẽ được hiển thị ở một bảng mới bên tay phải cửa sổ nên tiết kiệm khá nhiều thời gian cho chúng ta.
Cách sử dụng như sau:
Chọn đoạn văn bản muốn dịch
Chọn Translate Selected Text nếu bạn muốn dịch chỉ một đoạn văn bản nhỏ
Chọn Translate Document nếu bạn muốn dịch cả tài liệu
Nhấn nút “Insert” ở đoạn văn bản đã dịch nếu muốn chèn nó vào tài liệu
Ở bảng mới xuất hiện bên tay phải bạn có thể chọn ngôn ngữ đầu và cuối để dịch, ví dụ từ tiếng Anh sang tiếng Việt hay Việt sang Anh chẳng hạn. Lưu ý là phải có kết nối Internet thì tính năng dịch mới chạy được.
8. Ẩn một đoạn văn bản bất kì
Đúng như tên gọi, tính năng này sẽ ẩn đi một đoạn văn bản mà bạn không muốn người khác xem. Vài tình huống sử dụng có thể xài đến việc ẩn văn bản như:
Tạo một câu đố nho nhỏ
Ẩn thông tin nhạy cảm
Tạo một bản có thông tin đầy đủ của tài liệu, bản còn lại là bản tóm lược chỉ in vài chỗ quan trọng. Thay vì phải copy ra hai file khác nhau, bạn có thể xài tính năng ẩn cho gọn và nhẹ nhàng hơn.
Chèn một vài chữ nào đó rồi ẩn đi để phục vụ cho mục đích bố cục văn bản theo ý muốn riêng của bạn.
Cách ẩn văn bản:
Chọn đoạn văn bạn muốn giấu
Chọn vào ô “Hidden text” để ẩn văn bản
Nhấn OK
Trong trường hợp bạn muốn xem các đoạn văn bản đã bị ẩn, nhấn vào biểu tượng hình chữ P như đánh dấu trong ảnh bên dưới. Đoạn văn bị giấu sẽ hiện ra nhưng nó bị gạch chấm chấm. Nếu bạn muốn cho nó xuất hiện bình thường trở lại thì bỏ chọn ô ” Hidden text” theo hướng dẫn ở trên là xong.
9. Duyệt nhanh qua cấu trúc tài liệu
10. Sử dụng add-in để làm việc hiệu quả hơn
Bộ Microsoft Office 2013 được tích hợp một kho ứng dụng add-in,nó là những phần mềm nhỏ chạy cùng với Word, Excel, Outlook hoặc PowerPoint để giúp chúng ta giải quyết một số vấn đề nào đó mà bình thường phải lên web mới làm được.Ví dụ, bạn có thể tích hợp Bing Dictionary để tra từ nhanh hơn, sử dụng Bing Image để tìm kiếm hình ảnh, xài công cụ chuyển đổi từ file PDF dạng hình ảnh sang văn bản thuần túy,công cụ tính toán đa năng ngay trong Word… Mời các bạn xem bài viết 12 add-in hữu ích và miễn phí trên Office 2013 để biết cách cài đặt cũng như các tính năng chi tiết hơn về những ứng dụng nhỏ thú vị này.
Ngoài ra, trong quá trình sử dụng máy tính bạn thường copy các tập tin hay thư mục ra những ổ khác nhau, sau một thời gian sử dụng sẽ khiến ổ cứng của bạn trở lên lộn xộn bởi những tập tin trùng lặp, chiếm hết dung lượng ổ cứng. Mà việc tìm ra những tập tin trùng lặp trong mớ dữ liệu đó thì quả thực là không hề đơn giản, hơn nữa một số tập tin bạn lại cập nhật thêm dữ liệu.
Ứng Dụng Excel Trong Công Việc Kế Toán Lương
Bài 1: Lập bảng chấm công – cho bộ phận hành chính 3. Yêu cầu 2: Chấm công theo giờ bắt đầu và giờ kết thúc
Thông thường việc chấm công theo giờ bắt đầu và giờ kết thúc được thực hiện thông qua máy chấm công.
Tôi sẽ ví dụ với các bạn kết quả thu được từ một máy chấm công như sau:
Đây là bước rất quan trọng, Việc phân tích bảng dữ liệu nguồn sẽ giúp chúng ta có phương án xử lý phù hợp và chính xác.
Để thực hiện công việc này, chúng ta cần nắm được các nguyên tắc sau:
Mục đích công việc: Tính công làm việc theo thời gian
Mã Nhân viên: Liên tục theo dòng, không được để dòng trống
Ngày trong tháng: Bao gồm xác định ngày trong tháng, thứ trong tuần, phân biệt ngày nghỉ lễ, nghỉ bù
Giờ vào, giờ ra: Các ngày làm việc đều phải có giờ vào, giờ ra. Khi tính công sẽ dựa trên việc đánh giá giờ vào, giờ ra để tính ra các loại công.
Ta có thể thấy, để tính toán được, cần phải điều chỉnh lại cấu trúc bảng dữ liệu sao cho đúng các tiêu chí.
Việc tính toán trên nhiều điều kiện, nên hàm sẽ sử dụng để tính toán là SUMIFS, COUNTIFS và hàm IF
Bước 2: Cấu trúc lại bảng dữ liệu
Để rút gọn bài viết, mình sẽ không nêu từng thao tác, mà sẽ đưa hình mẫu và gợi ý các cách làm để các bạn có thể tự làm được:
Phần Tháng và Năm (dòng 2, 3): Đặt bên ngoài để tiện việc thay đổi
Ngày trong tháng (dòng 4): Dùng hàm Date, bắt đầu với ngày 26 tháng trước đó (vì bảng nguyên liệu kết xuất tính từ ngày 26 nên ta sẽ giữ nguyên yêu cầu này. Tính công từ ngày 26 tháng trước đến ngày 25 tháng sau). Riêng 2 ngày cuối có thể sang tháng tiếp theo (trường hợp tháng có 28-29 ngày) nên có thể xử lý để bỏ trống nếu sang tháng sau, tức là ngày 27 tháng này trở đi là đã bước sang tháng sau của bảng tính công.
Phần Mã NV (cột A, B, C): Mỗi mã 1 dòng, để tập hợp theo mã NV chính xác hơn.
Thứ trong tuần (dòng 5): Dùng hàm Choose kết hợp với hàm Weekday để xác định. Kết hợp tính năng Conditional Formatting để tô màu phân biệt ngày CN với ngày thường.
Giờ vào, giờ ra (dòng 6): có thể quy ước số 1 là giờ vào, số 2 là giờ ra.
Lưu ý: 1 ngày có 2 giờ, nên 2 cột sẽ tính cho 1 ngày. Vì vậy khi xử lý ngày ở dòng 4 cần chú ý nội dung này.
Bước 3: Lọc và lấy dữ liệu
Tất cả những nội dung trên, mình đã hướng dẫn chi tiết trong bài: Tạo bảng chấm công trên excel. Vui lòng xem lại bài này để được hướng dẫn chi tiết.
Tạo thêm 1 vùng, trong đó mỗi ngày chỉ tương ứng 1 cột. Cách xử lý ngày, thứ giống với phần trước.
Giờ công làm việc trong ngày = Giờ ra – Giờ vào
Giờ ra = (Tổng số phút quy ước tại thời điểm chấm công ra = Số giờ * 60 + Số phút)/60
Giờ vào = (Tổng số phút quy ước tại thời điểm chấm công vào = Số giờ * 60 + Số phút)/60
BN7 =ROUND(((HOUR(SUMIFS($D7:$BM7,$D$4:$BM$4,BN$4,$D$6:$BM$6,2))*60+MINUTE(SUMIFS($D7:$BM7,$D$4:$BM$4,BN$4,$D$6:$BM$6,2)))-(HOUR(SUMIFS($D7:$BM7,$D$4:$BM$4,BN$4,$D$6:$BM$6,1))*60+MINUTE(SUMIFS($D7:$BM7,$D$4:$BM$4,BN$4,$D$6:$BM$6,1))))/60,2)
Bạn có thể filldown, fillright công thức từ BN7 cho các ô khác.
* Lưu ý:
Cập nhật thông tin chi tiết về 22 Thủ Thuật Excel Giúp Tăng 200% Năng Suất Công Việc trên website Hoisinhvienqnam.edu.vn. Hy vọng nội dung bài viết sẽ đáp ứng được nhu cầu của bạn, chúng tôi sẽ thường xuyên cập nhật mới nội dung để bạn nhận được thông tin nhanh chóng và chính xác nhất. Chúc bạn một ngày tốt lành!